Nuove soluzioni mobili al servizio dell’informazione medico-scientifica

Data di pubblicazione: 2006

Le esigenzeTop

Informatizzare l’informatore medico scientifico: addio alla carta e alle comunicazioni lente
L’ostacolo principale da superare, per il Gruppo farmaceutico MSD Italia, composto da Merck Sharp & Dohme S.p.A., Neopharmed S.p.A. e Istituto Gentili S.p.A, una delle realtà più importanti del settore a livello internazionale, era l’utilizzo di un sistema di reporting, che si affidava ancora ad operazioni di tipo manuale e cartaceo. “Un modo di lavorare che portava a rallentamenti, rischi di errori nelle comunicazioni, e non permetteva i necessari, rapidi aggiornamenti di informazioni richiesti dall’operatività sul campo”, specifica Massimiliano Subiaco, Responsabile Customer Services dei Sistemi Informativi di MSD.
Il numeroso gruppo di Informatori Medico Scientifici (oltre 1400) distribuiti su tutto il territorio nazionale, era chiamato a riportare le proprie attività in sede attraverso un rapporto cartaceo inviato per posta ordinaria, senza alcun supporto informatico. “Si possono ben immaginare i ritardi che questo tipo di processo generava, oltre al grande lavoro manuale che ne seguiva per gestire e immagazzinare tutti i dati”, spiega Ugo Biondi, Responsabile del progetto di informatizzazione.
Un modo di lavorare che rischiava di rallentare non solo le normali attività amministrative, ma anche certe scelte decisionali che toccavano più da vicino il business. Il grande numero degli informatori scientifici e la portata generale dell’intervento hanno richiesto un accurato studio di assessment, durato circa un anno e mezzo, al termine del quale il management di MSD ha deciso di dare vita al progetto di informatizzazione dell’intera forza vendita, vale a dire 1430 informatori medico-scientifici, e di 150 Area Manager.

La soluzioneTop

Il progetto Pocket GeneSys: un nuovo palmare, una nuova infrastruttura, un nuovo modo di comunicare
Nasce così “Pocket GeneSys” (dal nome del software gestionale sviluppato in casa da MSD), un sistema a supporto dell’informazione farmaceutica che si serve nello specifico della soluzione Microsoft composta dal sistema operativo Microsoft Windows Mobile, dall’infrastruttura database Microsoft SQL Server e da Microsoft Exchange Server 2003 per la gestione delle informazioni. La scelta è ricaduta su questa soluzione soprattutto pensando alle caratteristiche di integrazione e di interoperabilità che Microsoft garantiva. “Pensiamo, per esempio, al fatto che già due anni e mezzo fa MSD ha migrato verso Microsoft Windows XP, e che i nostri standard aziendali sono al cento per cento Microsoft oriented”, dice Subiaco. “A questo si deve aggiungere la convenienza nei costi e l’estrema flessibilità di Microsoft SQL Server, oltre che l’affidabilità in termini di sicurezza di Microsoft Exchange Server e della piattaforma Pocket Office”, sottolinea Biondi.
Per non parlare dell’interfaccia user-friendly di Microsoft Windows Mobile in dotazione su tutti i PDA. “Siamo passati in breve tempo dalla carta alla tecnologia avanzata, perciò è stato molto importante avere a disposizione un menu di gestione semplice e usabile”, evidenzia Subiaco.
L’ampiezza del progetto è testimoniata anche dai tempi di realizzazione. Spiega Subiaco: “Pocket GeneSys è entrato in produzione nel settembre 2004, mentre il rilascio del package è iniziato nel gennaio 2005 ed è terminato a luglio. Abbiamo consegnato il kit ad una media di circa 160-180 persone al mese”.
A oggi, tutti i 1430 informatori scientifici hanno ricevuto un package comprendente un PDA modello WP2 di QQAAXX, dotato di tecnologia BlueTooth e di connettività GPRS tramite un telefono cellulare Nokia 6230 fornito da Telecom Italia Mobile ed una mini-stampante HP BlueTooth. Gli strumenti principali a disposizione degli informatori scientifici sono, oltre all’applicativo Pocket GeneSys, la posta elettronica e una Intranet aziendale dedicata.
Fondamentale per la riuscita del progetto la collaborazione con DS Group, partner Microsoft, che nel ruolo di System Integrator ha indirizzato ottimamente soluzioni di sicurezza, comunicazioni e semplicità d’uso delle varie device.

Una soluzione agile, veloce e immediata al servizio dell’informazione medica
Pocket GeneSys utilizza un’architettura client/server dove un database centralizzato raccoglie e distribuisce le informazioni da PDA, permettendo l’aggiornamento dei dati in tempo reale mediante sincronizzazione. In questo modo, tutti gli informatori medico-scientifici di MSD, attraverso un sistema semplice e veloce, possono inviare, condividere e integrare informazioni più dettagliate circa lo schedario dei medici, visualizzare lo status delle visite effettuate, pianificare le attività giornaliere, ricevere comunicazioni di tipo tecnico riguardanti eventuali aggiornamenti di sistema. “Grazie al sistema operativo Windows Mobile e alle piattaforme Microsoft SQL Server e Microsoft Exchange Server 2003, oggi gli informatori del farmaco possono attivare e ricevere in tempo reale tutta una serie di comunicazioni via e-mail su Outlook, cosa che in precedenza avveniva soltanto attraverso la posta cartacea”, rimarca Massimiliano Subiaco.
I dati inviati in sede, poi, alimentano un database SQL Server che permette di analizzarli, in modo da incidere in maniera rapida e significativa sulle scelte di business dell’intera azienda. Il PDA si è dimostrato un utile strumento per la gestione del lavoro quotidiano anche per altri motivi, che Subiaco spiega: “Oltre a tutti i vantaggi specifici di un Pocket PC, vale a dire la semplicità di utilizzo, la portabilità, l’immediatezza nell’accesso alle varie funzionalità, abbiamo scelto questa dotazione anche perché, nella fase di studio preliminare, siamo riusciti a dimostrare che questo tipo di infrastruttura costava tre volte di meno rispetto, per esempio, a una soluzione laptop”.
Last but non least, la sicurezza legata alla connettività. “Un aspetto fondamentale per le nostre comunicazioni, gestito ottimamente grazie a Microsoft Exchange Server 2003 attraverso i vari livelli di sincronizzazione dei dati”.

I beneficiTop

Work-life balance, aggiornamento, assistenza continua: con Pocket GeneSys cambia la qualità del lavoro
Grazie alla nuova soluzione, gli informatori medico-scientifici hanno scoperto un modo diverso di lavorare: il “work-life balance”. Racconta Biondi: “Si tratta di un vantaggio difficilmente quantificabile in termini economici, ma che ha prodotto un notevole miglioramento della qualità del lavoro dei nostri informatori, che oggi possono registrare, con pochi semplici gesti sul proprio PDA, le visite quotidiane, e portare a termine numerose attività di reporting nel corso della giornata, senza aspettare di tornare a casa la sera per farlo”. La soluzione composta da Microsoft SQL Server, Microsoft Exchange Server 2003 e Microsoft Windows Mobile ha permesso inoltre di creare un circuito virtuoso di feedback e aggiornamenti tra gli informatori e la sede centrale. “Oggi l’informatore scientifico può essere continuamente aggiornato su tutte le informazioni riguardanti i prodotti, gli studi clinici, le nuove release di pacchetti applicativi, tutte inviate in automatico, attraverso il sistema di posta elettronica con Microsoft Exchange Server 2003”, spiega Subiaco, che fa notare come questi processi richiedessero, prima della nuova soluzione, “ in termini di tempo diversi giorni , contro le poche ore di oggi”.
A seguire costantemente l’informatore, poi, ci pensa il dipartimento Customer Services, che gestisce un sistema di Help Desk attivo 12 ore (8:00 – 20:00), pronto a fornire ogni tipo di assistenza.
Tutto questo testimonia l’attenzione di MSD verso Pocket GeneSys. “Si tratta di un progetto che ha coinvolto in modo assolutamente trasversale tutta l’azienda, dai Sistemi Informativi all’area Legale, dall’Amministrazione Servizi Vendite al Management di ciascuna Business Unit”.

L’innovazione a portata di mano: Microsoft e MSD insieme verso nuove soluzioni
Pocket GeneSys ha rappresentato un passaggio culturale non indifferente per l’intera forza lavoro. Per questo motivo il dipartimento Customer Services ha allestito un imponente programma di formazione, comunicazione e marketing interno, che ha coinvolto in totale più di 1500 persone in sei mesi, fino a luglio 2005. “Tutta la formazione è stata creata in casa ad hoc, con materiali realizzati appositamente per i nostri informatori e per l’Area Manager”, specifica Subiaco.
L’attenzione verso le Persone è testimoniata da tutte le iniziative che MSD sta mettendo in campo per il futuro, volte a migliorare le comunicazioni tra gli utenti servendosi delle nuove soluzioni Microsoft. “Per il prossimo aggiornamento del device, previsto per il 2006, stiamo valutando il nuovo Microsoft Windows Mobile 5.0, che abbiamo intenzione di sfruttare per le sue caratteristiche di robustezza e affidabilità”.
Nei prossimi mesi, inoltre, partiranno ulteriori progetti per automatizzare e informatizzare alcuni processi interni rimasti su carta. Nel frattempo, i risultati provenienti dal campo sono incoraggianti. “Osserviamo un’elevata percentuale di informatori che spinge sempre più verso l’evoluzione e il rilascio di tecnologie ancora più avanzate, e questo testimonia come il cambiamento culturale apportato dalla nuova soluzione abbia portato i suoi frutti”, rimarca Subiaco.
Un cambiamento che viene incoraggiato con vigore da tutto il Gruppo. Dopo la distribuzione dei PDA agli informatori, infatti, il Customer Services sta scendendo sul campo per dare ulteriore supporto alla forza vendita. È il progetto “GeneSys on Tour”, partito nel gennaio 2006 e volto a migliorare e standardizzare le conoscenze sulla nuova soluzione, mediante una sorta di “giro d’Italia” formativo che toccherà tutto il territorio in cui operano gli informatori medico-scientifici. Un ulteriore passo verso l’innovazione, con la tecnologia Microsoft.


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