Comunicare. Vivere. Fare. Conoscere. Un Portale Microsoft SharePoint che coinvolge tutti!

Data di pubblicazione: 2012

NecessitàTop

Giochi Preziosi voleva coinvolgere i propri dipendenti e farli sentire ancora più parte integrante dell’azienda. E’nata quindi l’esigenza di introdurre quindi un portale che facesse da collante tra l’azienda e i dipendenti e anche tra i dipendenti stessi, fornendo loro uno spazio dove poter trovare tutte le informazioni utili, le attività a loro rivolte e i processi che li coinvolgono strutturati, semplificati e agevolmente fruibili. Il portale doveva essere quindi intuitivo e di facile navigazione, organizzato in modo da rispondere alle esigenze di ciascun dipendente e “rompere” la strutturazione aziendale senza cioè trasporre in esso le divisioni tra i vari dipartimenti. Lo scopo della intranet aziendale deve essere il benessere dei dipendenti e avvicinare, almeno virtualmente, chi si occupa di attività analoghe. Questa unica entità contenitore diventa poi stimolo a informatizzare e strutturare processi prima gestiti in modo confuso su vari supporti cartacei e ad attivarne di nuovi per agevolare i dipendenti nelle diverse attività che li vedono coinvolti. Il portale deveva infine avere una forte connotazione grafica aziendale che contribuisca ad aumentare ancora di più il senso di appartenenza all’azienda.

SoluzioneTop

L’implementazione ha permesso l’ottimizzazione e il miglioramento di una serie di processi:
- Rimborso Spese - Compilazione ed invio del modulo direttamente da browser (InfoPath Form Services); Avvio automatico del workflow;mail di avviso al Responsabile; assegnazione di un task per l’approvazione o Monitoring del flusso da parte del richiedente o Feedback al momento dell’approvazione;
- Richiesta Autovettura - Compilazione ed invio del modulo direttamente da browser (InfoPath Form Services); Avvio automatico del workflow; mail di avviso al Responsabile; assegnazione di un task per l’approvazione; mail ai SGE per valutazione richiesta; Monitoring del flusso da parte del richiedente o Feedback da parte dei SGE
- Richiesta Commissione Esterna - Compilazione ed invio del modulo direttamente da browser (InfoPath Form Services); Avvio automatico del workflow; mail e task a Responsabile e Responsabile CdC per approvazione; mail e assegnazione task ai fattorini; Monitoring del flusso da parte del richiedente; Feedback al richiedente
- Richiesta Trasporto Ospiti (Taxi) - Compilazione ed invio del modulo direttamente da browser (InfoPath Form Services); Avvio automatico del workflow; mail e assegnazione task ai fattorini; completamento task da parte dei fattorini oppure riassegnazione task a reception che, in modo indipendente, prenota un taxi; Monitoring del flusso da parte del richiedente; Feedback al richiedente
- Prenotazione Sale Riunioni - Realizzazione delle piantine tramite Visio 2010; Definizione delle sale riunioni all’interno di Liste SharePoint; Pubblicazione su SharePoint 2010 direttamente in Visio 2010; Visualizzazione delle prenotazioni esistenti direttamente dalla planimetria consultata via browser (Visio Services); Ricerca di una sala riunioni libera con i requisiti richiesti; Prenotazione di una sala riunioni e dei servizi accessori disponibili; Modifica delle piantine in autonomia grazie alla semplicità d’uso di Visio 2010; Progettazione Piantina; Disegno della planimetria; Associazione dei nomi delle sale presenti nelle liste SharePoint, con i rispettivi locali definiti sulla planimetria; Pubblicazione della piantina direttamente in SharePoint; Consultazione Piantina (disponibilità sale riunioni); Navigazione della planimetria direttamente da browser per verificare le eventuali prenotazioni esistenti (Visio Services); Prenotazione Sala Riunioni; Selezione della sala riunioni direttamente dalla planimetria disponibile sul portale; Inserimento dei dati della prenotazione; Selezione di eventuali servizi accessori; Controllo di eventuali sovrapposizioni con prenotazioni esistenti
- Timesheet & Costsheet -Tracciamento e consuntivazione mensile delle ore lavorate, festive, di ferie, di malattia, etc.; Inserimento mensile della Nota Spese;Inserimento di eventuali spese prepagate in nota spese (es. a carico dell’amministrazione);Workflow di approvazione di Timesheet e Costsheet (invio e-mail); Schedulazione timing per richiedere l’approvazione ed approvare; Reportistica a disposizione del dipendente, del manager (approvatore) e del CFO

I beneficiTop

La grande attenzione alla comunicazione sia esterna ma soprattutto al proprio interno ha prodotto una fase di lancio curata e accattivante in modo da incuriosire le persone spiegando al contempo l’utilità del nuovo portale: è stata attivata quindi un’intensa campagna di mailing periodiche con teaser delle aree di interesse del portale e un grande evento di Lancio con video dimostrativo e Go Live contestuale. Le aree che compongono il sito sono COMUNICARE, VIVERE, FARE e CONOSCERE: tali parole chiave puntano su aspetti quotidiani e comuni in modo che il dipendente si identifichi il più possibile col portale e senta l’azienda più vicina alle sue necessità.
Nell'area COMUNICARE si trovano le notizie che la stampa nazionale e di settore dedicano a Giochi Preziosi, c’è la possibilità di leggere tutte le comunicazioni aziendali, organizzative e di servizio. Si possono consultare le procedure aziendali che regolano i processi operativi, per la comunicazione dentro e fuori l’azienda c’è a disposizione la modulistica istituzionale utilizzabile per la redazione di documenti e la preparazione di presentazioni.
L’area VIVERE ha l’obiettivo di comunicare le iniziative e le opportunità che l’azienda offre per contribuire a diffondere un buon clima aziendale tra colleghi anche al di fuori del quotidiano contesto operativo. La sezione Welcome Kit darà il benvenuto al nuovo collega che avrà subito a disposizione le principali informazioni utili per cominciare a vivere in azienda. Non mancheranno aggiornamenti sulle iniziative di aggregazione, gli eventi di settore e le convenzioni. Inoltre si potranno consultare tutte le opportunità di crescita in Giochi Preziosi, sia dal punto di vista formativo che da quello professionale.
L’area FARE è dedicata alle informazioni e agli strumenti che permettono di migliorare il proprio lavoro. E’ più semplice e veloce organizzare trasferte, prenotare sale riunioni, richiedere un badge provvisorio o un intervento all’Help Desk dei sistemi informativi, spedire colli o richiedere una commissione. Inoltre si possono visualizzare le iniziative di formazione e scaricare il materiale dei corsi erogati ed accedere direttamente alla sezione di e-learning che è un vero e proprio portale dedicato alla formazione. Alla voce Recruiting c'è la possibilità di consultare le selezioni aperte per poter contribuire, attraverso il passaparola tra amici, ad inserire in azienda validi colleghi. Sono inoltre disponibili tutti i moduli e procedure per l’amministrazione del personale e la profilazione di utenze per l’Active Directory.
Nell'area CONOSCERE si trovano informazioni logistiche sulle sedi del Gruppo con la relativa mappa associata, l'organigramma aziendale, tutti i recapiti dei colleghi nella rubrica e il calendario con gli appuntamenti relativi alla vita in Giochi Preziosi (fiere, canvass, chiusure, etc.). Il gruppo ha così ottenuto: Maggior senso di appartenenza dei dipendenti; Strutturazione e semplificazione processi; Tracciamento delle attività e relativi costi con il fine di ottimizzare i processi in termini di tempi e costi;Diminuzione dell’impatto sull’IT; Riduzione dei tempi di apprendimento;Semplicità d’uso grazie ad un ambiente intuitivo ed uniformità di esperienza; Monitoraggio dei processi; Indipendenza da terze parti; Scalabilità, soluzioni “aperte”;Predisposizione per futuri sviluppi


Il cliente

"Le dimensioni e la complessità che la nostra organizzazione ha raggiunto, ha suggerito al Management di porsi come partner e sponsor dell’introduzione della intranet aziendale per organizzare e centralizzare in un unico punto di accesso le informazioni e i servizi comuni realizzando la piattaforma GPlive attraverso la quale ogni funzione aziendale o azienda del gruppo potrà veicolare la propria comunicazione e snellire processi e attività che regolano i servizi di loro competenza. "

Marco Ometto, Direttore Human Resources e Sistemi Informativi

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Commercio e Distribuzione
  • Scenari:
    • Communication and Portals
  • Esigenze di Business:
    • Soluzioni Intranet e portali
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia