Posta elettronica: con Exchange l’ANAS sceglie la strada del futuro

Data di pubblicazione: 2006

Le esigenzeTop

Affidabilità e integrazione, esigenze irrinunciabili
La posta elettronica ha un’importanza strategica per l’ANAS, la S.p.A. del Tesoro che gestisce le strade e le autostrade di proprietà dello Stato provvedendo anche alla loro manutenzione ordinaria e straordinaria. Per la particolare attività che svolge, ANAS è capillarmente presente con le sue strutture su tutto il territorio nazionale e ha quindi necessità di un sistema di messaggistica e di collaboration avanzato ed efficiente per l’interscambio veloce e sicuro di informazioni tra la Sede centrale di Roma, i 19 Compartimenti, i 16 Uffici Distaccati, i 4 Uffici Speciali e, per quanto riguarda l’esterno, con tutti i soggetti con cui si interfaccia nello svolgimento delle proprie funzioni. Nonostante il significativo trasferimento di tratte alle Regioni e agli enti locali avvenuto nel '99, ANAS è tutt’oggi responsabile di 20.182 chilometri di rete viaria, gestisce direttamente 1.261 Km di autostrade, esercita attività di vigilanza e di monitoraggio sugli oltre 6 mila chilometri dell'intera rete autostradale in concessione, costruisce nuove strade, vigila sulla realizzazione dei lavori, adotta i provvedimenti necessari alla sicurezza del traffico.
Da alcuni anni ANAS utilizzava Lotus Notes, la soluzione di posta elettronica di IBM, ma non era soddisfatta poiché riscontrava problemi di stabilità carenze a livello di integrazione. “Pur avendo adottato molti accorgimenti, il sistema non riusciva a sostenere il carico di lavoro a cui era sottoposto generando disservizi e perdite di dati. Questi inconvenienti rallentavano l’auspicata diffusione dell’uso della e-mail da parte del personale e avevano progressivamente distolto il personale dall’uso delle e-mail. Gli utenti avevano avuto modo di manifestare numerose volte la loro insoddisfazione anche per le scarne funzionalità disponibili, l’estrema lentezza delle applicazioni di gestione della posta e il front end meno intuitivo di quello abitualmente in uso sui PC personali”, ricorda Carlo Ottati, Responsabile Ufficio TLC, Sicurezza e Posta di ANAS. Lo spinta decisiva per il cambiamento è arrivata con l’introduzione dei sistemi di protocollo e gestione documentale e con la necessità di integrare queste soluzioni con la posta elettronica. Possibilità che Microsoft Exchange Server 2003 assicura con facilità nettamente superiore rispetto a Lotus Notes e alle altre soluzioni concorrenti disponibili sul mercato.

La soluzioneTop

Migrare senza problemi in 48 ore
Pur analizzando una serie di prodotti alternativi offerti dai principali fornitori IT, la scelta di passare a Microsoft Exchange Server appare subito la migliore, “volevamo adottare un sistema di alto livello, affidabile, sicuro, che ci garantisse finalmente un servizio efficiente e stabile di posta elettronica e che fosse facilmente integrabile con le altre applicazioni in uso. Microsoft Exchange Server offriva tutto questo, assicurandoci in più la certezza di avere il supporto di un leader di mercato quale è Microsoft che continua a far evolvere nel tempo i propri prodotti con le migliori tecnologie” afferma Ottati, ricordando che l’unica preoccupazione al momento di dare il via al progetto era legata alla migrazione e non alla soluzione adottata. “Visto il successo commerciale abbiamo sempre dato per scontato il buon funzionamento di Microsoft Exchange Server, ma volevamo avere certezze che il passaggio alla nuova tecnologia non avrebbe provocato intralci o rallentamenti alla quotidiana attività lavorativa dei nostri colleghi e che tutto il pregresso di e-mail e di contatti fosse, ovviamente, mantenuto”. Per questa ragione, prosegue Ottati, abbiamo predisposto un progetto pilota con il supporto di Ecobyte, Microsoft Gold Certified Partner, che ha seguito l’intero progetto affiancando la nostra struttura IT. L’operazione si è rivelata utilissima e ha permesso di far emergere già in fase di studio impreviste personalizzazioni dell’architettura di Lotus Notes che, grazie all’ausilio di strumenti ad hoc di partner Microsoft, non hanno poi influito negativamente sull’andamento della migrazione. “Il puntiglioso lavoro di analisi e test che abbiamo svolto con il Pilot e l’impiego di un appropriato tool di migrazione selezionato insieme a Ecobyte, ci ha consentito di terminare l’intera operazione in sole 48 ore senza incontrare nessun problema. Gli utenti si sono accorti del cambiamento solo riaccendendo i computer il lunedì mattina, quando hanno semplicemente dovuto inserire la loro utenza di dominio e password per accedere al nuovo sistema di posta”.

I beneficiTop

La rinascita della posta elettronica
Una volta adottato Microsoft Exchange, la posta elettronica è diventata in breve tempo uno dei mezzi principali di comunicazione per la propria attività. “Dopo la migrazione si è verificato un vero e proprio boom del traffico di e-mail. Il personale ha ripreso a farne uso in modo massiccio tanto che riceviamo continue richieste per il rilascio di nuove caselle di posta e contiamo di assicurarne quanto prima una a tutti i nostri 6.500 dipendenti”, afferma Ottati ricordando però che parte del personale di ANAS non ne ha un’immediata necessità perché svolge un’attività operativa su strada o nei cantieri. Al momento si è passati da 2mila caselle di posta a una disponibilità di 3mila che, se la domanda continuerà a crescere con lo stesso entusiasmo, sarà presto esaurita e indurrà l’ANAS ad anticipare i tempi programmati per effettuare un ulteriore rilascio. “Uno dei fattori che ha determinato questo successo tra gli utenti”, spiega ancora Ottati, “è anche la facilità d’uso del prodotto Microsoft”. Il progetto ha mirato a coprire il servizio di posta con Microsoft Outlook Web Access (OWA) ma successivamente l’ANAS ha deciso di sfruttare appieno l’integrazione tra Microsoft Exchange Server 2003 e Microsoft Office Outlook 2003, avviando l’installazione dell’applicazione software Office per la comunicazione e la gestione di informazioni personali sull’intero parco macchine aziendale. Inoltre ha introdotto anche due soluzioni Microsoft che consentono di ricevere e inviare dal proprio computer fax e messaggi SMS, completando così la gamma di mezzi integrati con la posta elettronica a disposizione degli utenti.

Comunicazione integrata anche in mobilità
Oltre a rendere più facile ed efficiente la comunicazione all’interno dell’azienda, Microsoft Exchange permette al personale ANAS di accedere anche da remoto e in mobilità ai propri messaggi e-mail con funzionalità avanzate di protezione e riservatezza. “Abbiamo iniziato la distribuzione di un primo lotto di terminali Pocket PC ai dipendenti che lavorano presso i cantieri o che svolgono la loro attività sulla rete stradale di cui ANAS ha la responsabilità”, prosegue Ottati. “Per noi è ovviamente molto importante comunicare e aggiornare costantemente il personale che opera lontano dalle sedi. La possibilità di accedere da un dispositivo mobile al sistema di posta e, tramite questo, consultare il calendario, l’agenda, i contatti aziendali o leggere un fax contribuisce sicuramente ad aumentare la loro produttività ed efficienza”.

Una gestione più efficiente dei sistemi IT
Ritorni concreti dell’investimento si sono avuti anche a livello gestionale. Con il sistema di posta integrato nell’Active Directory aziendale, l’attività di provisioning delle caselle risulta ora nettamente semplificata, la gestione e la profilazione degli utenti è più semplice e lineare e impegna un numero di persone inferiore a prima. Di conseguenza è aumentata l’efficienza della struttura IT di ANAS che può utilizzare gli specialisti di cui dispone per compiti a più elevato valore aggiunto. L’utilizzo contemporaneo di altre soluzioni Microsoft, quale ad esempio il Systems Management Server (SMS) per la distribuzione del software e degli aggiornamenti, ha ulteriormente facilitato il personale dell’Ufficio Sistemi Informativi e ridotto i costi totali di gestione.
Con la migrazione a Microsoft Exchange Server 2003, ANAS ha implementato un’architettura a quattro livelli: client, front-end, back-end e, infine, la SAN con cui si accede ai dati delle utenze.
Rientra nel progetto anche un’attività di formazione rivolta al personale dell’Ufficio Sistemi Informativi ANAS che si occupa del sistema di posta. Agli utenti, vista la familiarità con il front end del sistema di posta Microsoft, è stato distribuito via intranet un documento esplicativo di facile consultazione per incentivare l’utilizzo delle funzionalità innovative che offre Exchange.

L’infrastruttura su cui costruire il futuro
Disporre di un’infrastruttura solida, affidabile e scalabile di messaggistica apre scenari nuovi per lo sviluppo di servizi di collaboration basati sulla posta elettronica. “L’infrastruttura tecnologica che utilizzavamo in passato poneva forti limiti alla nostra progettualità” assicura Ottati. “Con Microsoft Exchange Server la situazione è cambiata e sono già allo studio tutta una serie di soluzioni innovative che supportino al meglio il personale sia quando è in ufficio sia in situazioni di mobilità favorendo la comunicazione all’interno dell’azienda”.


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