Con Microsoft SharePoint il desktop diventa collaborativo

Data di pubblicazione: 2007

Le esigenzeTop

Quando la mole dei dati gestiti diventa critica
Scavolini, che oggi è la prima marca di cucine del nostro Paese con un’offerta che supera le 15mila proposte, rappresenta un modello produttivo tra i più evoluti dell'industria italiana. Tra i vari piani di ottimizzazione, i nel 2005 il Gruppo marchigiano include un nuovo sistema di document management. La gestione documentale doveva offrire supporto a grandi moli di documenti, con tirature anche da 20.000 copie al mese e di singoli documenti di dimensioni rilevanti, mediante un file share: tutte le informazioni che provenivano dagli Erp, dagli strumenti di produttività personale così come i fax e qualsiasi altro tipo di documentazione cartacea venivano memorizzati su un file system e questo comportava problematiche di gestione, di ricerca e di conservazione delle informazioni non indifferenti. “Coesistevano diversi flussi informativi, strutturati e destrutturati, che, oltre a una ridondanza dei dati, impedivano una vera e propria gerarchizzazione, rendendo critica la loro gestione”, racconta Edoardo Gentili, Responsabile Gestione Sistemi Informativi di Scavolini. “Volevamo una piattaforma aperta, centralizzata, che ci garantisse la massima integrazione con tutti i sistemi aziendali e che fosse scalabile nel tempo”.

La soluzioneTop

Microsoft SharePoint come chiave tecnologica del document management
Il management identifica in SharePoint la piattaforma collaborativa di gestione documentale, ideale per migliorare la qualità e la circolarità delle informazioni, semplificando i criteri di gestione a beneficio di una migliore produttività individuale. La nuova architettura permette a Scavolini di efficientare il flusso informativo, mettendo a sistema tutta la quantità e la varietà dei dati destrutturati aziendali. Settimanalmente il Gruppo genera qualcosa come 10.000 documenti; il ciclo attivo, da solo ne produce 7-8.000, con un libro giornale che conta diverse decine di migliaia di pagine. “Tutta la nostra infrastruttura è Microsoft, da Active Directory a Sql Server per arrivare a Office”, ribadisce Gentili. “Abbiamo scelto Microsoft SharePoint Server perché, oltre ad assicurarci il miglior rapporto prezzo/prestazioni, offriva un’assoluta integrazione mentre SharePoint ci garantisce l’apertura, rendendoci liberi di intraprendere qualsiasi opzione di sviluppo interna o di terze parti”. it Consult, Microsoft Gold Certified Partner, in soli tre messi porta il sistema a regime, integrando un sistema di archiviazione e di conservazione sostitutiva dei documenti, incentrato su un modulo verticale proprietario: josh Archive!, nativamente integrato con Microsoft SharePoint Portal Server.

I beneficiTop

Gestione semplificata ed estrema visibilità dei documenti
La digitalizzazione evoluta del nuovo sistema di document management ha semplificato notevolmente a Scavolini la gestione delle informazioni, assicurando una maggiore trasparenza e solidità dei dati, fornendo a tutti i player aziendali, interni ed esterni, una piattaforma collaborativa efficente. “Le informazioni oggi sono concentrate in un unico sistema, molto intuitivo, che ha semplificato agli utenti la reperibilità dei dati”, ribadisce Gentili. “Microsoft Office SharePoint Server ci ha permesso di integrare applicazioni esterne, cosa che prima avremmo potuto fare molto difficilmente: gli stessi documenti o le stesse fatture generate sul portale potranno essere riviste sul sistema gestionale con un aumento dell’efficienza del personale. Mentre la notifica delle pubblicazioni ha reso infinitamente più facile gestire gli aggiornamenti, la possibilità di capitalizzare le informazioni ci ha permesso di eliminare la ridondanza dei dati. Il passo fondamentale che ha consacrato l’infrastruttura basata su SharePoint all’interno dell’azienda è stato quello dell’archiviazione documentale automatica dei documenti contabili e della loro conservazione sostitutiva a norma di legge, che ha permesso di ridurre i costi di gestione”.


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