La Sanità che cambia: nuove soluzioni al servizio dell’eccellenza

Data di pubblicazione: 2005

Le esigenzeTop

Una nuova piattaforma per semplificare e uniformare i processi
Organizzare meglio le informazioni, misurare l’efficienza della gestione e l’efficacia degli interventi, e soprattutto garantire un alto livello di qualità dei servizi erogati ai cittadini. Questo richiede la riforma del Servizio Sanitario Nazionale, e questi sono gli obiettivi che l’Azienda Ospedaliera San Carlo di Potenza, fiore all’occhiello della Sanità lucana, ha deciso di realizzare. Tra le altre, esigenzaza principale era il passaggio dalla contabilità finanziaria alla contabilità economico-patrimoniale e analitica. Un’operazione non da poco, se si tiene conto della mole di dati prodotti ogni giorno dal San Carlo (prenotazioni, degenze, gestione degli approvvigionamenti e dei magazzini di reparto, economato, farmacia).
L’ aggiornamento dei Sistemi Informativi è stato da subito percepito come fattore abilitante al cambiamento.
Capofila della trasformazione è stato infatti il team dell’area IT, composto da un responsabile e due collaboratori, che operano direttamente all’interno dell’ospedale. “Fino a qualche anno fa nessuno sapeva che cosa significasse avere una gestione di tipo budgetario”, spiega Franco Labroca, responsabile dell’area IT del San Carlo. “Ecco perché il passaggio è stato estremamente complesso: si trattava di cambiare processi, organizzazione, modo di pensare”.
La piattaforma server non rispondeva più alle mutate esigenze dell’Azienda Ospedaliera, che richiedeva soprattutto il rilascio delle informazioni in tempi più rapidi. La vecchia applicazione, inoltre, non rendeva possibile la gestione del magazzino di reparto, una delle necessità aziendali più sentite. La decisione di aggiornare il sistema legacy è stata una scelta quasi obbligata, e il San Carlo si è orientato verso i prodotti e le tecnologie Microsoft, nello specifico Microsoft Windows 2000 Server, Microsoft SQL Server 2000 e l’architettura Microsoft .NET.
“L’obiettivo è stato quello di far convergere tutti i sistemi su un’unica piattaforma - racconta Labroca, - per rispondere alle nuove esigenze dell’azienda, che chiedeva una maggiore interoperabilità e scalabilità, e per semplificare i processi e uniformare il sistema a quello della Regione Basilicata, con cui abbiamo sempre condiviso applicazioni e progetti”.
Dopo una fase di convivenza, durata qualche mese, la vecchia piattaforma SCO Unix è andata in soffitta, lasciando definitivamente il posto, nel marzo 2004, alla nuova piattaforma.

La soluzioneTop

Il progetto Cont€nti: come cambia la gestione della contabilità e l’amministrazione delle risorse al San Carlo
Cont€nti è il nuovo sistema informativo integrato di gestione dell’area amministrativo/contabile del San Carlo, la cui entrata a regime è stata resa possibile, all’inizio del 2005, da Microsoft Windows Server 2000, Microsoft SQL Server 2000 e Microsoft .NET. Obiettivo del progetto è rendere disponibile agli utenti un sistema informativo integrato con lo scopo di migliorare la tempestività e la qualità dei processi decisionali, attraverso la condivisione delle informazioni e per supportare lo svolgimento delle attività di programmazione, gestione e controllo. La struttura modulare di Cont€nti permette di attivare in modo flessibile e graduale i diversi moduli, in funzione delle reali esigenze e priorità definite dall'utente. Spiega Daniele Scapicchio, consulente di Intema, partner Microsoft che si occupa del progetto: “Si va dalla definizione di un budget, tipico di un’attività economico-patrimoniale e analitica, alla richiesta degli approvvigionamenti, alla gestione dei magazzini, tutto in un unico ambiente. In questo modo la direzione e le strutture preposte possono avere in tempo reale la visibilità delle risorse e il monitoraggio analitico della spesa farmaceutica sostenuta in relazione alla quantità e qualità delle prestazioni erogate”.
L’incremento dei flussi ha portato a un aumento non indifferente dell’utenza client, passata da circa 25 con la vecchia soluzione ai 40 di oggi. Aggiunge Labroca: “Poiché prevediamo di dare almeno un client a ogni reparto, stimiamo di raggiungere in breve tempo la cifra di 90 utenti”. Si deve tenere in considerazione, poi, che l’applicazione del modello Cont€nti è trasversale a tutta la struttura ospedaliera: eccetto l’area del personale, sono coinvolti a vario titolo tutti gli uffici amministrativi, in cui operano circa 70 persone, numero destinato ad aumentare (almeno di altre 50 unità) man mano che viene implementata la gestione dei magazzini di reparto.

I beneficiTop

Aumenta l’efficienza, diminuiscono i costi
La nuova soluzione Microsoft ha contribuito a migliorare in modo decisivo l’efficienza e l’efficacia dei processi interni attraverso la condivisione di informazioni. Secondo Labroca “c’è stato un aumento del 100% delle prestazioni fornite dal personale attraverso il nuovo sistema. In poche parole, se prima lavoravano soltanto 30 persone, adesso sono almeno il doppio le persone che si avvalgono del sistema”. Si tratta, dunque, a detta di Labroca, di una “soluzione efficiente, che ha incrementato la velocità complessiva del sistema ISO Risorse. Il passaggio alla nuova piattaforma Microsoft ha impresso, inoltre, una svolta fondamentale nella semplificazione amministrativa: il trasferimento delle pratiche da un ufficio all’altro, che prima avveniva quasi totalmente in forma cartacea, oggi viene effettuato in modo completamente informatizzato. Racconta Labroca: “Prima risultava molto complicato effettuare una previsione gestionale, perché dovevamo inframmezzare a processi informatizzati altri processi completamente manuali”. Naturalmente molte attività continuano a essere gestite manualmente, ma oggi sono supportate da processi automatizzati e da un’adeguata reportistica. Con la nuova piattaforma Microsoft, dunque, è stato possibile supportare i processi di spesa attraverso l’attività di continua previsione, la rilevazione consuntiva e l’analisi degli scostamenti per il raggiungimento di condizioni di gestione più soddisfacenti. “Grazie alla velocità e all’affidabilità del nuovo sistema,- specifica Labroca - “riusciamo a elaborare e condividere sempre più dati, permettendoci di effettuare previsioni più precise ottenendo notevoli risparmi in termini di tempo e risorse. In altre parole: aumento di efficienza e abbassamento dei costi”.

Dal laboratorio di analisi alla gestione dei magazzini di reparto
Attualmente le linee di attività di Cont€nti confluiscono in un unico database coerente e condiviso, la cui applicazione è tenuta costantemente “sotto stress” soprattutto dal ciclo di prenotazioni del laboratorio di analisi, attivo 24 ore su 24. Prima dei sistemi Microsoft, il San Carlo si serviva solo di Oracle. Oggi i due sistemi convivono. “Anche qui la scelta di far convivere le piattaforme Microsoft e Oracle è stata quasi automatica - dice Labroca - sempre nell’ottica di uniformare e migliorare la condivisione dei processi e i tempi di rilascio”.
A incoraggiare il re-platforming in direzione Microsoft, inoltre, è stata anche l’esigenza di ridurre la dispersione dei dati e la complessità delle operazioni amministrative. “Prima non c’era un'unica base dati condivisa - continua Labroca - e le informazioni erano distribuite a macchia di leopardo. L’area contabilità e quella approvvigionamenti si limitavamo a occuparsi delle bolle di trasporto, del magazzino, delle fatture. La capacità gestionale era demandata a processi lunghi e complessi”.
L’implementazione del nuovo sistema di database, insieme con la migrazione verso la piattaforma Microsoft Windows 2000 Server, ha spalancato le porte a nuove opportunità di gestione. Dal maggio scorso, infatti, è entrata in produzione la gestione dei magazzini di reparto. “Si tratta di una fase fondamentale per il San Carlo - spiega Scapicchio - in quanto le singole unità operative possono finalmente gestire l’intero processo di approvvigionamento di prodotti farmaceutici e dell’economato, monitorando le giacenze in tempo reale, razionalizzando i consumi e riducendo il capitale investito in scorte”.

Il Centro Unico di Prenotazione (CUP)
La migrazione verso la nuova piattaforma ha rappresentato, per il personale degli uffici amministrativi del San Carlo, un vero e proprio passaggio culturale e organizzativo, un modo diverso di pensare la gestione delle risorse. “È un processo che va monitorato e seguito giorno dopo giorno - racconta Labroca - perché la buona riuscita del progetto cammina di pari passo con la consapevolezza di fornire al cittadino un servizio migliore”.
I risultati hanno soddisfatto tutti, sia i responsabili della struttura sia gli utenti finali dei servizi erogati, e la soluzione scelta dall’area Sistemi Informativi del San Carlo conferma l’azienda ospedaliera potentina quale centro di eccellenza su tutto il territorio regionale. Al San Carlo, infatti, è attivo il Centro Unico di Prenotazione territoriale (CUP), un sistema completamente informatizzato condiviso da tutte le strutture sanitarie della Basilicata che consente la gestione e il monitoraggio in tempo reale di qualsiasi tipo di prestazione sanitaria, dalle prenotazioni ai pagamenti dei corrispettivi. Così come la maggior parte dei servizi erogati dal San Carlo (gestione dei ricoveri ospedalieri, pronto soccorso, refertazione e così via), anche il CUP viene gestito mediante sistemi operativi e database Microsoft.
“In una realtà come quella del San Carlo - spiega Scapicchio - l’utilizzo dei prodotti Microsoft permette di integrare il sistema sanitario con quello contabile-amministrativo. Questo ci consente di valutare, tra l’altro, la spesa farmaceutica per degenza”. E questa funzione rappresenta uno degli obiettivi principali di tutti.


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