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Comune di Terranova da Sibari

Dal protocollo informatico alla gestione integrata delle pratiche amministrative nei piccoli Comuni

L’esperienza del Comune di Terranova da Sibari, piccola realtà amministrativa di soli 20 dipendenti, rappresenta un unicum nel panorama italiano: dopo l’introduzione della piattaforma Microsoft per la collaborazione e gestione documentale, grazie a uno sviluppo ad hoc, oggi punta sul raccordo tra protocollo informatico e gestione integrata dei processi. I benefici? Tempi di lavoro e di risposta ai Cittadini più rapidi e un notevole risparmio anche di carta.

Pubblicato: 20/05/2009

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Terranova da Sibari è un Comune della Provincia di Cosenza di circa 5.200 abitanti. Come tutte le piccole realtà amministrative locali ha l’esigenza di fornire servizi ai Cittadini e alle Imprese in maniera efficiente e con rapidità, dovendo contare tuttavia su un numero molto limitato di addetti e risorse. Attualmente il personale impiegato nell’Ente è di 20 unità che amministrano un significativo numero di pratiche. L’Ufficio Protocollo registra, a esclusione delle comunicazioni di tipo commerciale, complessivamente circa 10.000 documenti all’anno. Il monitoraggio dei flussi legati alla comunicazione interna e alla protocollazione, oltre che alla lavorazione delle pratiche, ha convinto l’Amministrazione ad avviare un progetto attraverso il quale ottimizzare l’operatività dei procedimenti all’interno dell’Ente e ridurre i tempi di esecuzione. “Negli ultimi anni – racconta Gianfranco De Cola, Responsabile dell’Ufficio Amministrativo e Finanziario del Comune – si è reso necessario aggiornare le dinamiche legate alla gestione delle pratiche, dall’ingresso dei documenti in Comune, alla loro protocollazione fino alla condivisione delle informazioni e alla lavorazione collaborativa tra personale dell’Ente. Economicità, efficienza ed efficacia: questi tre obiettivi ci hanno spinto all’introduzione di nuove tecnologie per la collaborazione e il lavoro delle pratiche. Per una realtà piccola come la nostra si può dire che si è trattato di una scelta quasi pionieristica”.

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Grazie al supporto del Microsoft partner IT Consult, il Comune ha implementato la piattaforma Microsoft Office SharePoint Server 2007, che ha introdotto significative novità. In primo luogo ha aggiornato le funzionalità generali di collaborazione e comunicazione, ma ha aperto anche l’amministrazione verso lo sviluppo di una nuova modalità di lavorazione dei processi secondo le logiche previste dal modello della Microsoft Citizen Service Platform.
In particolare, grazie a funzionalità di raccordo tra la piattaforma Intranet e i servizi dell’Ufficio Protocollo, disponibili nelle soluzioni della suite josh di IT Consult, l’Ente può avvalersi ora di un sistema di workflow management che comprende la gestione del Protocollo Informatico a norma CNIPA.
In una prima fase del progetto il personale del Comune ha preso confidenza con le dinamiche di protocollazione informatica e con la lavorazione delle pratiche attraverso l’uso condiviso del portale Intranet. In una seconda, ancora in corso, l’Amministrazione si è concentrata sulla nuova ingegnerizzazione dei processi. Questo modello, basato sulla formalizzazione ed esecuzione dei processi, identifica percorsi di lavorazione per pratiche che possono essere trattate da differenti Uffici trasversalmente all’intera organizzazione e crea un raccordo informatico tra l’apertura della pratica, la sua lavorazione e la chiusura.

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“Oggi il periodo medio di lavorazione di una pratica è di 90 giorni: con questa soluzione puntiamo a ridurre drasticamente questo lasso di tempo del 50% in virtù di una maggior sincronizzazione tra le attività delle persone e alla disponibilità dell’ambiente collaborativo documentale”, precisa De Cola.
Sulla base della tecnologia offerta dalla Microsoft Citizen Service Platform è possibile oggi riprogettare i percorsi di lavorazione delle pratiche, puntando a una loro integrazione e automatizzazione. “Per un Comune così piccolo – conclude Gianfranco De Cola – si tratta di una soluzione d’avanguardia che è stata progettata per ridurre i tempi dell’Amministrazione abbassando il carico di lavoro assegnato a ciascun operatore. Questo si traduce in un risparmio sia per il nostro Ente sia per i Cittadini che ottengono risposte, autorizzazioni e documenti in tempi più rapidi. In una situazione caratterizzata dalla carenza di risorse interne è un traguardo importante.”
I flussi informativi e l’efficienza della Intranet sono migliorati: il raccordo tra protocollazione informatica e gestione delle pratiche velocizza la lavorazione e tiene sempre sotto controllo lo stato di avanzamento. La soluzione adottata dal Comune, seguendo le logiche di integrazione dalla Microsoft Citizen Service Platform, consente di affrontare i processi trasversali in maniera guidata, unificati da percorsi che legano le singole fasi di lavorazione anche se svolte in uffici differenti.

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