Vendita e Gestione di Servizi su Pista con Pianificazione e Ottimizzazione delle Risorse

Data di pubblicazione: 2010

Le esigenzeTop

ASC gestisce infrastrutture complesse e risorse umane con specializzazioni diverse per l’erogazione dei propri servizi.
Le infrastrutture, in particolare le piste, sono a loro volta divise in aree dedicate ad attività specifiche (rettilineo alta velocità, circuito handling, area fuoristrada, piazzale attrezzato).
Alle infrastrutture di base si aggiungono quelle di supporto quali simulatore, officine, sale riunioni, sale ristorante e strutture logistiche.
Nell’erogazione dei servizi, dal punto di vista delle risorse umane, sono coinvolti professionisti in organico ad ASC e professionisti ingaggiati on-demand: piloti, hostess, assistenti di pista, con l’aggiunta di personale sanitario e antincendio per garantire i livelli di sicurezza adeguati.
Uno dei punti di forza di ASC è la personalizzazione della struttura: oltre alle attività periodiche (es. corsi di guida) vengono svolti eventi ad-hoc per aziende. Gli eventi sono sia di tipo “tecnico” - test/collaudo di auto/moto- sia di tipo “formativo” - team-building; prove/presentazioni prodotto.
Un utilizzo programmato e coerente delle risorse diviene quindi fondamentale per permettere performance aziendali ottimali nella vendita e nell’erogazione di questa tipologia di servizi.
ASC evidenziava forti necessità di gestire con maggiore efficacia ed efficienza sia le fasi di vendita e di gestione operativa nel contesto specifico sia quelle di erogazione degli eventi su pista.
In particolare, durante la fase di vendita, l’operazione di verifica della disponibilità di personale e infrastrutture necessarie all’erogazione della prestazione nelle date richieste poteva essere altamente time-consuming.
La verifica necessitava infatti l’interfaccia con diverse risorse ed enti - operations, istruttori, piste, sicurezza, logistica- comportando concrete possibilità d’errore dovuti alla manualità e limitata integrazione degli attori coinvolti con conseguente rischio di sotto-utilizzo delle infrastrutture e, dunque, mancato fatturato.

La soluzioneTop

Nell’ambito della Soluzione realizzata per ASC, oltre alle tematiche CRM tradizionali - gestione del contatto, campagne di vendita, ciclo di vita dell’offerta, definizione dei prodotti, listini, customer satisfaction -, si è affiancata la gestione automatizzata e ottimizzata della pianificazione degli eventi a calendario.
Un evento ASC è un prodotto complesso che implica il coinvolgimento coerente e coordinato di infrastrutture (piste, aree tecniche, box), mezzi (auto, moto), risorse umane interne (coordinatori, meccanici) ed esterne (istruttori, personale medico).
Il prodotto/evento è stato gestito sia come oggetto di vendita (costi/prezzi/marginalità) che come oggetto “tecnico operativo” per consentire di gestirne anche la fase della sua Delivery sulla stessa Soluzione.
Cluster Reply ha modellato tutte le risorse in gioco e introdotto il concetto di “Modello di Evento” in modo da generalizzare qualsiasi servizio erogabile in termini di risorse richieste (tipologia e quantità) e attività da erogare (sequenze, vincoli di precedenza) con la possibilità di gestire:
eventi multi-giornata
fasce orarie nelle quali le attività sono realizzabili
possibilità di alternare attività

E’ stato inoltre progettato e ingegnerizzato un Motore di Schedulazione che, a partire dal Modello di Evento, dal calendario e dalla disponibilità delle risorse, è in grado di ricercare in maniera efficiente le possibili date di erogazione dell’Evento.
Grazie al motore di schedulazione realizzato da Cluster Reply, il personale ASC è ora in grado di conoscere con precisione date e orari di possibile realizzazione dell’evento già in fase di proposta. Pianificato l’evento il sistema genera un calendario degli impegni per tutte le risorse coinvolte.
Questo sistema permette ad ASC di avere piena consapevolezza e visibilità sull’occupazione delle proprie risorse e di impiegarle massimizzandone l’utilizzo riducendo i costi e aumentando potenzialmente il fatturato.
La Soluzione integra inoltre un sistema di notifica via mail e SMS basato su eventi (es: alert agli istruttori due giorni prima dell’evento e in caso di variazioni) e la possibilità, da parte dei coordinatori, di fruire dei dati pianificativi dell’evento (chi/cosa/quando) direttamente sul campo tramite apparati Mobili WM6.x (utilizzando connessioni Wi-Fi o con sincronizzazioni periodiche con PC e utilizzo dei dati off-line).

I beneficiTop

Con l’Adozione della Soluzione basata su Microsoft Dynamics CRM, ASC è in grado di gestire con ridotto numero di personale l’intero ciclo di Vendita con immediata visibilità sulla fattibilità dell’evento e con la relativa possibilità di proporre al cliente finale le date in cui l’evento è tecnicamente realizzabile (risorse infrastrutturali e professionali disponibili nella giusta tipologia e quantità nel periodo d’interesse).
Il processo di vendita si dimostra più incisivo, preciso e con tempistiche di reazione estremamente più basse.
Nella fase di Vendita si può avere piena visibilità dei costi legati all’evento (molto spesso non si tratta di eventi standard ma disegnati ad-hoc per grandi clienti) e della relativa marginalità.
A valle della definizione tecnico/economica ed in seguito all’effettiva vendita dell’Evento, la Soluzione consente di gestire anche la parte dell’erogazione Operativa dell’evento: assegnazione puntuale delle risorse sul calendario degli impegni, gestione delle variazioni sul campo.
Grazie alla Soluzione è possibile:
avere una visione complessiva trasversale al singolo evento
avere la percezione “a colpo d’occhio” dell’utilizzo/impegno delle risorse
visualizzare i periodi di maggiore/minore disponibilità
individuare le risorse più scarse, quelle sotto utilizzate e quelle sovra utilizzate
utilizzare un canale mobile che consente ai responsabili di pista di avere sempre pieno controllo del Programma della giornata e i professionisti interni/esterni possono ricevere notifiche automatiche in caso di ingaggio per un evento con i dettagli delle attività da coprire.


Il cliente

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Piccola Impresa
  • Settore industriale: Servizi
  • Vantaggi: Drastica riduzione di tempi/risorse nella generazione della Proposta dal punto di vista della definizione economica; In particolare sugli aspetti di fattibilità tecnico/operativa per la relativa pianificazione dell’Evento. Ottimizzazione nell’uso delle risorse infrastrutturali e professionali impegnate per l’erogazione sul campo dei servizi, in particolare miglioramento nell’utilizzo delle infrastrutture a valore aggiunto consentendo la massima continuità nell’utilizzo.
  • Risparmio: Il vantaggio consiste nell’utilizzo di uno strumento unico per la gestione dell’intero ciclo di vita dell’evento. La Soluzione consente di gestire e pianificare in maniera ottimizzata le risorse infrastrutturali e professionali coinvolte
  • Regione: Lombardia