EDSlan migra la posta da Lotus Notes a Microsoft Exchange Online

Data di pubblicazione: 2013

Le esigenzeTop

EDSlan ha sempre utilizzato IBM Lotus Notes. In particolare, l’ultima versione in uso era IBM Lotus Notes v. 7.0.4, sistema usato sia dai dipendenti EDSlan che dagli agenti esterni, in tutto circa 125 utenti. Il continuo evolvere delle tecnologie, e in particolare la necessità di aprirsi al mondo Smartphone e Web mail, richiedeva un aggiornamento obbligatorio del sistema in uso. Circa un anno fa EDSlan si è quindi trovata nella condizione di dover valutare quale soluzione poteva rispondere meglio alle nuove esigenze.
Occorreva trovare una soluzione che permettesse all’azienda di poter creare facilmente nuove caselle di posta elettronica (non solo per gli utenti interni all’azienda, ma anche per gli agenti), che consentisse di aver accesso alla posta in qualsiasi momento e luogo, che mantenesse lo storico di molti giga per ogni utente, che si integrasse con la realtà di EDSlan, che supportasse le varie piattaforme (BlackBerry, iPhone, ecc.), che non implicasse un lavoro ingente per lo staff IT interno in fase di aggiornamento e manutenzione nel tempo, e che soprattutto non arrecasse disagi agli utenti in fase di migrazione e risolvesse la continua rincorsa all’evoluzione tecnologica a cui le aziende sono sottoposte quando utilizzano sistemi on premise.

La soluzioneTop

Dopo un’attenta analisi condotta dallo staff IT interno, sia dal punto di vista tecnologico sia dei costi, e considerato che il servizio di posta elettronica poteva essere completamente esternalizzato, EDSlan ha scelto di utilizzare il Cloud. Così, il partner Microsoft Altitudo ha proposto la migrazione alla piattaforma Microsoft Office 365 e l’acquisto del servizio Exchange Online.

La migrazione da IBM Lotus Domino alla piattaforma Microsoft Office 365 è durata 4 mesi per esigenze interne di EDSlan e perché lo storico per ogni utente era di tantissimi giga. Si è reso necessario mantenere contemporaneamente attive la struttura operativa interna e la struttura in Cloud e migrare gradualmente, ufficio per ufficio, da una piattaforma all’altra. In sostanza, le due piattaforme erano attive contemporaneamente e potevano comunicare tra loro (parte degli utenti lavoravano online e parte on premise). Nel frattempo, occorreva anche creare lo storico migrandolo dalla piattaforma precedente a quella nuova, allineare la posta elettronica con la piattaforma online, installare i prodotti sulle varie macchine, fare formazione al personale ed eseguire lo switch vero e proprio.

Tuttavia, per l’utente non ci sono stati problemi: gli indirizzi email erano gli stessi e la gradualità nella migrazione da una piattaforma all’altra ha consentito allo staff IT di EDSlan di operare sui vari computer degli utenti in orario non lavorativo, senza alcun disagio o interruzione del business.

La prima fase di migrazione ha visto come protagoniste le filiali. Lo staff IT di EDSlan ha fatto formazione agli utenti nelle filiali in videoconferenza e ha eseguito al contempo le operazioni necessarie sui loro PC e sui dispositivi in remoto: al termine della formazione gli utenti si sono ritrovati sui loro dispositivi l’interfaccia e il sistema che avevano appena conosciuto e appreso.

I beneficiTop

I benefici derivanti dall’adozione di Exchange Online sono diversi.

Dal punto vista dei costi, il risparmio è significativo poiché il servizio è scalabile e si adatta alle esigenze dell’azienda. EDSlan, oggi, paga ogni singola casella di posta attiva con fatturazione mensile e, se vengono assunte nuove persone o viene chiusa una casella, il servizio viene aggiornato e adattato per il mese successivo.

Ogni aggiornamento tecnologico è a carico di Microsoft ed EDSlan non deve più preoccuparsi dell’evolvere della tecnologia, dell’installazione di nuovi server, di appliance anti-spam/antivirus o della sicurezza del servizio di posta elettronica, poiché tutto è curato da Microsoft.

Il servizio di posta elettronica è sincrono, quindi se viene a mancare la connettività è possibile comunque consultare la propria posta elettronica, l’agenda o la rubrica e quando la connettività viene ristabilita lo scambio di messaggistica si riattiva in tempo reale. Inoltre, il servizio opera in ambiente Microsoft ed è perfettamente integrato con EDSlan tramite un servizio integrato di single sign-on tra l’Active Directory aziendale e la piattaforma Office 365.

La casella di posta per un utente interno o per un agente esterno può essere attivata in tempo reale, offrendo l’immediata possibilità di utilizzo della posta elettronica via Outlook, via Smartphone o via Web.
Oggi, EDSlan può garantire la continuità del servizio di posta elettronica e uno spazio maggiore nelle caselle: EDSlan è, infatti, passata dall’avere 100GB condivisi da circa 125 utenti a 25GB per ogni casella online.

Infine, anche il passaggio dall’interfaccia di Lotus Notes a quella di Outlook non ha comportato alcun disagio per gli utenti, bensì la nuova interfaccia è stata ben accolta per la semplicità di utilizzo. Quando l’utente entra in Outlook la comunicazione è diretta verso Microsoft; ciò aggiunge vantaggio per il fatto che non bisogna dipendere da alcuna VPN, ma il traffico è sempre comunque criptato e sicuro grazie al protocollo HTTPS.


Il cliente

"Oggi è possibile creare una nuova casella di posta, anche a utenti esterni, in tempo reale e offrire subito il servizio di posta elettronica, consultabile da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo"

Luca Lombardi, Responsabile ICT e Organizzazione

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Commercio e Distribuzione
  • Scenari:
    • Collaboration & Social Enterprise
  • Esigenze di Business:
    • Comunicazione e collaborazione
  • Vantaggi: significativo risparmio dei costi; casella di posta attivabile in tempo reale e con uno spazio maggiore
  • Risparmio: Interfaccia flessibile, intuitiva e di facile utilizzo per gli utenti
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia