Quando la tecnologia supporta la gestione di progetti complessi

Data di pubblicazione: 2005

Le esigenzeTop

Lavorare per obiettivi in un contesto distribuito
Il Comando Generale delle Scuole dell’Aeronautica Militare cura la selezione e il reclutamento del personale da immettere nell’Arma azzurra e provvede alla sua formazione, prima dell’addestramento vero e proprio. Il Comando Generale gestisce una realtà complessa, distribuita in 13 sedi sul territorio nazionale e 2 all’estero, per un organico di oltre 6.000 militari. Proprio la complessità delle attività sotto la responsabilità del Comando Generale, relativamente alla selezione, alla formazione, alla logistica, richiedevano l’adozione di metodologie e strumenti di Project Management, per migliorare l’efficienza delle strutture di comando, assicurare una maggiore visibilità sull’andamento dei progetti, introdurre nell’intera struttura un maggiore livello di trasparenza e interoperabilità.
“Le Forze Armate del nostro Paese operano in un contesto di cooperazione internazionale che richiede l’adozione di metodologie operative strutturate per obiettivi e basate sulla collaborazione e la condivisione delle conoscenze”, dichiara il Generale di Squadra Aerea Valtero Pomponi, Comandante Generale delle Scuole dell’Aeronautica. “Quando sono arrivato al Comando Generale mi sono reso conto che il personale non aveva l’abitudine di lavorare in rete, mentre nella nostra realtà ciò permette di contribuire a un progetto comune con risorse distribuite, dando visibilità sull’avanzamento delle attività”.

Potenziare la rete IT e adottare una soluzione per l’Enterprise Project Management
Occorreva quindi adeguare l’infrastruttura informatica utilizzata dal Comando Generale, con il potenziamento della rete e l’adozione di tecnologie standard di ultima generazione. A ciò si aggiunge una nuova organizzazione operativa per progetti e la decisione di acquisire una soluzione di Project Management. “Dovevamo aumentare il livello di coordinamento e la propensione alla condivisione delle informazioni in un contesto in cui gli strumenti più utilizzati erano la posta tradizionale e i documenti cartacei” spiega Valter Mauloni, Generale di Brigata Aerea e Capo di Stato Maggiore del CGS. “Abbiamo deciso di adottare una soluzione di Enterprise Project Management perché ci siamo resi conto che era lo strumento migliore per avere una visione globale delle attività e per poterle gestire in modo organico e senza sprechi”. La soluzione Microsoft, in particolare, aveva il pregio di essere integrata con Microsoft Office, che il Comando Generale aveva già adottato da tempo”, interviene il Colonnello A.A.R.A.N. (Arma Aeronautica Ruolo Armi Normali) Paolo Rizzo, Capo del 4° Ufficio di Stato Maggiore del Comando Generale delle Scuole e responsabile del progetto. “L’integrazione di Microsoft Project con Office ci ha permesso di abbreviare i tempi di apprendimento del personale che deve lavorare con la soluzione e di sfruttare l’interoperabilità tra le diverse applicazioni.”

La soluzioneTop

La riqualificazione dell’infrastruttura sistemistica
Il processo di adeguamento dei sistemi è iniziato nel giugno del 2004 per concludersi alla fine dell’anno, mentre l’estensione della nuova infrastruttura IT alle sedi operative si completerà entro la fine del 2005. La rete del Comando Generale delle Scuole dell’Aeronautica Militare è stata potenziata, e un server specifico è dedicato a eseguire la soluzione di Enterprise Project Management. La piattaforma tecnologica adottata prevede Microsoft Windows Server 2003 come sistema operativo server e Microsoft Windows XP sui desktop di circa 100 utenti.

Gestire la complessità con il supporto di una soluzione dedicata
La soluzione Microsoft per l’Enterprise Project Management comprende una componente server, Microsoft Project Server, che risiede presso la sede di Guidonia, e una componente client, Microsoft Office Project Professional. Il sistema è utilizzato dal Comando Generale per coordinare la programmazione e la gestione delle attività di formazione, a partire dall’individuazione degli obiettivi di progetto e dei vincoli operativi previsti: per esempio quanti insegnanti sarà necessario prevedere per l’attività formativa, come articolare i piani di studio, quali strumenti multimediali necessitano, quali sedi dovranno essere allestite. L’albero delle attività così costruito prevede diverse ramificazioni di dettaglio: per esempio l’appalto per la ristrutturazione di una palazzina da destinare a un corso presuppone un progetto preliminare, un capitolato, dei bandi di gara: tutti questi elementi vengono collegati tra loro e rapportati alle tempistiche con cui si dovranno succedere.
Dopo aver pianificato le attività è possibile correlarle all’organigramma delle risorse a queste dedicate: Microsoft Office Project viene utilizzato per creare un calendario, individuando le macro aree relative a ordinamento, formazione e logistica, infrastrutture (alloggi, aule, mensa, impianti sportivi, aule ricreative, uffici). L’attività di coordinamento si basa sull’uso di una “base line” che riporta una descrizione sintetica delle tappe del progetto e contiene dei collegamenti ai diversi documenti di progetto, le relazioni che li coinvolgono e i tempi previsti perché le attività siano portate a termine. In questo modo ogni risorsa coinvolta nel progetto può svolgere il proprio compito e darne riscontro pubblicando uno stato di avanzamento sul sistema condiviso in rete.

L’integrazione con Office
Al sistema in rete accedono infatti risorse dai diversi enti che dipendono dal Comando Generale: per ogni progetto viene creato un organigramma del gruppo di lavoro che, seguendo un ordine gerarchico, viene suddiviso per professionalità. Tutti i file relativi al progetto sono disponibili sulla rete intranet del Comando Generale, costruita con Microsoft Windows SharePoint Services. Le risorse allocate sul progetto accedono al sistema secondo il proprio profilo e contribuiscono per la parte di loro competenza a completare la reportistica di progetto.
L’integrazione con Office System non si limita alla intranet di SharePoint: con Word si redigono i documenti di progetto e i deliverable, Excel permette di creare tabelle, PowerPoint viene utilizzato per fare attività di comunicazione sulle attività da realizzare, da pubblicare naturalmente sulla intranet del Comando. Con Microsoft Office Visio vengono invece realizzati gli organigrammi e le matrici di responsabilità che assegnano le attività alle diverse risorse, ma l’applicativo permette anche di costruire diagrammi di flusso che descrivono e impianti tecnici, reti informatiche e strutture di database.

I beneficiTop

Centralizzazione dei processi
L’implementazione della soluzione Microsoft per l’EPM ha permesso di migliorare la comunicazione tra gli utenti della rete e di rendere i processi più trasparenti e visibili, quindi più controllabili. Le informazioni vengono condivise all’interno del team, secondo procedure organizzative e progettuali ben definite. L’utilizzo della soluzione per l’Enterprise Project Management consente di gestire in modo organico tutti gli aspetti organizzativi del progetto, dalla logistica all’amministrazione, rispettando priorità e tempi di realizzazione delle singole attività. “Abbiamo cominciato a lavorare per obiettivi e possiamo controllare la gestione delle risorse dal centro, monitorando in ogni istante dove si trovano le risorse stanziate” spiega il Generale Mauloni. La gestione centralizzata dei progetti permette di ottimizzare l’impiego delle risorse in contesti organizzativi di grandi dimensioni”. L’ Enterprise Project Management è già stato applicato alla realizzazione del progetto Tuscia, che offre ai nuovi allievi della Scuola Allievi Marescialli di Viterbo (che aprirà nella nuova veste il 25 settembre 2005), la possibilità di conseguire, in collaborazione con l’Università della Tuscia, una laurea di primo livello in Scienze dell’Organizzazione.

Tutti gli indicatori in un cruscotto integrato
“La soluzione EPM di Microsoft ci offre un cruscotto integrato con cui monitorare le attività gestite dal Comando”, precisa il Colonnello Rizzo. “Le varie risorse coinvolte aggiornano la reportistica di loro competenza in rete. Il coordinatore del progetto ha quindi un riscontro reale dell’avanzamento delle attività a diversi livelli di dettaglio, il che permette di avere immediata visibilità su eventuali criticità o ritardi e di facilitare l’attività decisionale dei superiori.”
“Dopo una breve fase di formazione sulla soluzione e sulla nuova metodologia operativa il personale ha reagito positivamente al cambiamento, in quanto le risorse vengono responsabilizzate e il lavoro di ciascuno acquista maggiore visibilità - continua il Colonnello Rizzo”.
“La soluzione EPM di Microsoft ci aiuta nella gestione delle attività di progetto, facilita il processo decisionale, consente di evitare attività ripetitive, permette di effettuare simulazioni: sono vantaggi importanti, che abbiamo sfruttato nello sviluppo del nuovo corso Marescialli presso l’Università della Tuscia e che si riveleranno decisivi in diversi progetti di più ampio respiro che il Comando Generale ha in cantiere”, sottolinea il Generale Pomponi. “Il beneficio più importante è la diffusione di una cultura orientata al raggiungimento del risultato: questa soluzione ci aiuta a lavorare per obiettivi, a pianificare, a programmare in maniera standardizzata e sistemica, come il contesto in cui operiamo richiede.” Gli allievi delle Scuole dell’Aeronautica si preparano quindi in un ambiente evoluto dal punto di vista organizzativo e tecnologico. Per molti di loro si avvicina il momento del primo volo sugli addestratori Aermacchi MB 339: sapranno certamente pianificare con il loro istruttore le missioni che li aspettano.


Case History in breve