Microsoft Dynamics NAV per il settore delle associazioni Onlus

Data di pubblicazione: 2012

Le esigenzeTop

Nel corso dello sviluppo della propria attività CIAI ha dovuto affrontare le complessità specifiche del settore Onlus, inerenti sia i progetti che i servizi erogati, unitamente alla crescita del personale impiegato e alla gestione degli uffici esteri, collocati prevalentemente presso paesi del terzo mondo. Oltre a un impegno sul fronte organizzativo e manageriale, lo sviluppo delle attività ha richiesto la presa in carico del problema legato alla revisione dell’infrastruttura informatica in uso, particolarmente sul fronte del sistema gestionale, divenuto obsoleto e inadeguato a supportare le esigenze operative e la visione strategica dell’associazione. Tra le urgenze più pressanti evidenziate dal management di CIAI si è posta quella di risolvere il problema del decentramento e della frammentarietà delle informazioni, depositate su sistemi eterogenei quali: il sistema di gestione amministrativa, quello di gestione operativa e i fogli di lavoro Microsoft Excel. I temi dell’integrazione e dell’accentramento hanno visto coinvolte la sede centrale di Milano, le sedi dislocate sul territorio nazionale e anche alcuni degli uffici esteri. Il gruppo dirigente di CIAI si è quindi orientato verso un sistema ERP che consentisse un migliore controllo amministrativo e finanziario – supportato da adeguati strumenti di simulazione – e una gestione organizzata dei flussi delle attività relative ai progetti di cooperazione, di sostegno a distanza e delle adozioni internazionali. In queste aree è stata manifestata con chiarezza la necessità di ridurre il più possibile le attività operative di inserimento a sistema delle informazioni, attraverso l’applicazione e l’impiego di strumenti informatici in grado di garantire flussi automatici e rapide personalizzazioni. Sempre nell’ottica delle esigenze IT è stata avanzata sin da subito la richiesta che la nuova soluzione gestionale fosse pienamente integrata all’interno dello stack dei prodotti Microsoft dedicati all’operatività aziendale, sia per quanto concerne i sistemi operativi e le loro evoluzioni, sia sul fronte delle applicazioni Microsoft Office, al fine di garantire a CIAI un avanzamento funzionale e tecnologico al passo con i tempi. Ulteriori richieste sono state quelle riconducibili all’ambito della reportistica e dell’analisi, soprattutto in merito al budget delle commesse, con riflessi sul tema del controllo di gestione multi valuta, per il quale è stata richiesta al fornitore della soluzione IT la possibilità di disporre di uno strumento facilmente utilizzabile dagli utenti e comunque flessibile e personalizzabile.

La soluzioneTop

Dopo un attento confronto con altre soluzioni ERP presenti sul mercato nazionale e internazionale, la scelta del management di CIAI è caduta sulla soluzione software Microsoft Dynamics NAV. Nell’ambito del processo decisionale CIAI ha valutato le caratteristiche di Microsoft Dynamics NAV particolarmente adeguate alle necessità dell’organizzazione, sia per il valore derivante dalla completa e nativa integrazione con gli ambienti Microsoft utilizzati per lo svolgimento dell’operatività aziendale, sia per la flessibilità del sistema ERP che per la potenza dell’ambiente di sviluppo.
La versione standard della soluzione software Microsoft Dynamics NAV ha quindi offerto a CIAI un’eccellente piattaforma orizzontale sulla quale, grazie alle competenze del partner DISC SpA, membro del Consorzio Dygroup, è stata costruita una specifica soluzione verticale, costituita da un insieme di funzionalità dedicate a supportare le tre principali aree operative: la cooperazione, il sostegno e la gestione delle adozioni internazionali. In maggior dettaglio: nell’ambito della cooperazione sono state implementate le funzionalità relative alla gestione del budget e della consuntivazione, riconducendole agli specifici progetti; nell’ambito del sostegno sono state realizzate le funzioni per la gestione delle attività collegate: alla solidarietà – gestendo flussi informativi relativi a strutture quali ONG, gruppi religiosi o sedi CIAI presso paesi esteri, che collaborano, in qualità di referenti, nella gestione di specifici progetti; agli sponsor che sostengono i bambini; alle adozioni a distanza riportate a madrinati; agli aspetti associativi e della raccolta dei fondi e delle quote; alla contabilità collegata ai progetti di solidarietà; nell’ambito delle adozioni internazionali è stata resa disponibile la gestione delle pratiche e degli iter di adozione, sia relativamente al bambino che alla famiglia adottiva.
Attorno al nucleo principale del verticale, sfruttando le potenzialità dell’ambiente di sviluppo di Microsoft Dynamics NAV, DISC ha inoltre implementato: la gestione della commessa in multi-valuta, grazie alla quale è stato reso disponibile il budget di commessa in cinque differenti valute, rispondendo quindi alle necessità delle sedi estere dell’associazione; il processo per l’importazione in Microsoft Dynamics NAV di file in formato XML e altri automatismi di importazione dei dati, che frequentemente provengono dall’estero in formato Microsoft Excel.

I beneficiTop

Per CIAI i benefici derivanti dall’implementazione del nuovo sistema informativo basato su Microsoft Dynamics NAV si sono dimostrati tangibili e rilevanti. Grazie al database dell’applicazione ERP infatti si è eliminato uno dei maggiori problemi che l’organizzazione aveva dovuto sostenere, vale a dire la dispersione e la duplicazione delle informazioni su supporti eterogenei, spesso non interfacciabili tra loro. Oggi CIAI dispone di un unico database aziendale che ha permesso l’eliminazione di molti problemi legati alla ridondanza e alla mancanza di integrazione. Inoltre le applicazioni di gestione operativa si sono ridotte alla sola piattaforma ERP Dynamics NAV, con conseguenti benefici sia in termini di risparmio economico sia di tempo. Gli operatori dell’associazione utilizzano una sola interfaccia e accedono unicamente alle informazioni depositate in Microsoft Dynamics NAV, avendo immediatamente disponibili i dati necessari a svolgere il lavoro con la massima efficienza. Dal punto di vista organizzativo è stata quindi conseguita una gestione efficace dei processi interni con un importante recupero di efficienza operativa trasversale a tutte le funzioni, comprovato dal fatto che la struttura operativa nel corso del primo anno successivo all’attivazione della nuova piattaforma software è stata in grado di migliorare, a parità di organico e senza aggravi per il personale, la qualità del servizio erogato. Un altro beneficio è derivato da una più corretta ridistribuzione delle responsabilità organizzative rispetto a flussi particolarmente frammentati e ridondanti quali erano quelli precedenti all’implementazione di Microsoft Dynamics NAV. Tale integrazione ha anche avuto riflessi sugli operatori esterni, operanti dalle sedi dell’associazione ubicate prevalentemente nelle regioni del terzo mondo.
Tutto questo garantendo il monitoraggio continuo delle prestazioni esteso a tutte le funzioni, attraverso la predisposizione di indicatori mirati, ai fini dell’ evidenziazione tempestiva delle criticità per l’attivazione immediata delle necessarie azioni correttive. Un ulteriore beneficio è derivato dalla manutenzione e dalla tempestiva evoluzione e allineamento del software a nuovi eventuali requisiti di business, con un conseguente forte contenimento del Total Cost of Ownership.


Il cliente

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Piccola Impresa
  • Settore industriale: Manifatturiero
  • Scenari:
    • Efficienza Operativa
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
    • Gestione e analisi dei dati
  • Vantaggi: Contenimento dei costi relativi alla gestione dell’intero sistema informativo, anche in termini di interventi di manutenzione e/o interfacciamento.
  • Risparmio: Integrazione delle informazioni operative in un unico sistema amministrativo gestionale, Microsoft Dynamics NAV. Incremento dell’efficienza operativa del personale. Disponibilità di una soluzione IT evoluta.
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia