All’Università degli Studi di Catania le e-mail sono targate Live@edu

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenze - Comunicare con gli studenti in maniera certa e affidabile Top

L’Ateneo più antico di Sicilia, anno di fondazione 1434, vanta, oltre che un glorioso passato, un vivace presente, costituito da 60.000 studenti iscritti, una sede a Catania e due sedi distaccate a Ragusa e Siracusa per le facoltà di Lingue e Letterature Straniere e Architettura. L’offerta formativa comprende, inoltre, le facoltà di Agraria, Economia, Farmacia, Giurisprudenza, Ingegneria, Lettere e Filosofia, Medicina e Chirurgia, Scienze della Formazione, Scienze Matematiche Fisiche e Naturali, Scienze Politiche.
Uno degli obiettivi collaterali alla formazione che spinge l’Università degli Studi di Catania al continuo miglioramento è la qualità dei servizi offerti agli studenti. La tecnologia svolge in questo senso un ruolo primario. Già dotata del portale studenti e della possibilità di erogare contenuti didattici on line attraverso il portale multimediale STUDIUM.UniCt (Servizio Telematico Universitario per la Didattica Interattiva in modalità Ubiqua e Multimediale, basato su una piattaforma di e-learning open source), l’Università era alla ricerca di un innovativo canale per l’invio delle comunicazioni ai propri studenti. Spiega Agatino Di Bella, direttore tecnico del CEA (Centro per i sistemi di Elaborazione e le Applicazioni scientifiche e didattiche): “ L’Ateneo non disponeva di uno strumento di comunicazione che consentisse di raggiungere in maniera capillare ed individuale l’intera popolazione studentesca. Gli iscritti potevano indicare un indirizzo di posta elettronica personale ma la comunicazione era discrezionale e il meccanismo inaffidabile, soprattutto a causa dei frequenti cambi di e-mail da parte degli studenti. Le comunicazioni fra l’Ateneo e gli studenti, massive o personali, erano affidate unicamente alla diffusione unilaterale garantita dal portale web dell’Università o a comunicazioni cartacee. Ecco perché si è deciso di introdurre, per ogni studente, un indirizzo di posta elettronica certo, fornito dall’Università, con nome di dominio personalizzato, che garantisse all’Ateneo un sistema affidabile per l’invio delle comunicazioni. Inoltre, la soluzione ricercata avrebbe dovuto possedere la flessibilità necessaria per garantire tanto le comunicazioni in modalità massiva quanto i rapporti ‘uno a uno’ tra Ateneo e studente”.
Viene così svolta un’analisi di mercato per individuare il miglior servizio disponibile, fra le soluzioni gratuite o a pagamento disponibili sul mercato, viene redatto un capitolato ed avviata una trattativa informale a seguito della quale è stata adottata la soluzione gratuita Live@edu di Microsoft, risultata coerente con le indicazioni inserite in capitolato. “L’implementazione della soluzione Microsoft,– oltre che per l’elevato valore tecnico della proposta e per le potenzialità offerte – è risultata gradita anche perché si integra perfettamente con strumenti e tecnologie già noti e consolidati in Ateneo: Microsoft è infatti da tempo partner dell’Università di Catania nell’ambito dei Sistemi Informativi”, spiega Giuliano Salerno, Funzionario della Direzione Amministrativa.

La soluzione - Live@edu si integra con facilità con portale studenti e piattaforma multimediale per la didattica Top

La sottoscrizione al servizio Live@edu da parte dell’Università avviene nel mese di ottobre 2010. In poche settimane il progetto viene concluso. Con estrema facilità il servizio viene integrato ai servizi di segreteria relativi alla gestione della carriera studenti, e al portale STUDIUM.UniCt.
Racconta Agatino Di Bella: “Sin dal capitolato si era sottolineata l’esigenza di dotarsi di uno strumento in grado di essere interoperabile, che fornisse un servizio integrato. Così è stato: la piattaforma di collaboration Live@Edu è stata integrata con la banca dati degli studenti, ma non solo: ogni studente, accedendo al servizio Live@Edu dispone di collegamenti che lo possono riportare al Portale studenti e al Portale per la didattica interattiva STUDIUM.UniCt. Tutti questi sistemi sono collegati tra loro, e con il “single sing-on” da uno è possibile accedere all’altro a seguito di una sola operazione di autenticazione che richiede le uniche credenziali di accesso già in possesso dello studente fin dall’immatricolazione. Inoltre, alcune funzionalità del portale della didattica interattiva sono state fortemente integrate, e lo saranno maggiormente nel prossimo futuro, con quelle offerte dal sistema di posta elettronica e collaborazione fornito da Microsoft.”.
A ogni studente viene attribuita una casella personale di posta elettronica: “Il sistema assegna un indirizzo con il numero di matricola, al quale lo studente potrà affiancare uno o più alias, scelti a piacere tra alcuni proposti e generati mediante combinazioni del nome e cognome”.
La casella di posta elettronica degli studenti, ora certa e affidabile, viene usata dall’Università in diversi modi, sia per comunicazioni istituzionali che per le attività di promozione. Per quanto riguarda le comunicazioni a gruppi di studenti, gli stessi docenti possono eseguire l’invio di mail con informazioni relative a corsi, esami, materiale didattico. Infatti, direttamente dalla piattaforma STUDIUM.UniCt, grazie all’integrazione che è stata eseguita, il docente può inviare avvisi a gruppi di studenti e successivamente inviare la mail attraverso Live@edu. Più complesso è l’invio massivo di comunicazioni all’intera popolazione di studenti: “Per questioni di sicurezza e riservatezza, le comunicazioni vengono inviate dall’Ufficio Stampa previa autorizzazione del Rettore o del Direttore Amministrativo, che hanno scelto di mantenere la responsabilità diretta di questa attività”, precisa Giuliano Salerno.
All’interno del portale STUDIUM.UniCt, gli studenti e i docenti hanno la possibilità di sfruttare i servizi di collaboration: oltre all’invio delle e-mail, il calendario, la chat, i forum, l’archiviazione del materiale, l’elaborazione e condivisione di file di Microsoft Excel, Word, PowerPoint attraverso Windows Live SkyDrive.
“Sia gli aspetti prettamente amministrativi, evasi attraverso il portale studenti, che la condivisione di materiale didattico, fino alla possibilità di interagire e in futuro anche di assistere a videoconferenze, dunque di dare il via a vere sessioni di e-learning, vengono armonicamente gestiti dal sistema integrato con Live@edu: una volta identificato nel sistema, lo studente ha rapidamente sotto mano informazioni, documenti, la possibilità di relazionarsi con il proprio docente”, conclude Salerno.

I benefici - Microsoft, con Live@edu, aumenta l’efficienza del dialogo con gli studentiTop

Possedere un indirizzo certo di posta elettronica per ogni studente permette oggi all’Ateneo di inviare comunicazioni relative alla gestione amministrativa della carriera, all’attività didattica, ad attività promozionali dell’Università, oltre che avvisi di emergenza.
Dal punto di vista tecnologico, Live@edu ha mostrato i suoi numerosi punti di forza, che qui elenca il Direttore del CEA, Agatino Di Bella: “Ottima integrazione tra i vari servizi erogati; un’interfaccia user-friendly che gli studenti apprezzano e con cui subito familiarizzano; la possibilità di rendere disponibili strumenti di collaborazione e di produttività individuale, che starà ai ragazzi scoprire e apprezzare, il tutto all’interno di una piattaforma sicura ed affidabile. Potente e utile è inoltre il sistema di archiviazione online gratuito Windows Live SkyDrive”. Anche se al momento non esistono statistiche relative all’uso dei servizi erogati da Live@edu, l’Ateneo precisa che da gennaio a maggio circa 10.000 studenti hanno effettuato almeno un accesso a Live@edu. “Il miglior feedback relativo all’uso di Live@edu è dato dall’assenza di segnalazioni di malfunzionamenti a fronte di un elevato numero di accessi quotidiani. La piattaforma è già considerata una commodity, parte integrante del sistema universitario”, conclude Di Bella.
Il servizio è stato reso disponibile molto rapidamente; è stato facilmente integrato con i servizi di Ateneo (il portale studenti e la piattaforma multimediale per la didattica STUDIUM.UniCt), per una maggiore fruibilità da parte di docenti e studenti. L’hosting di livello professionale integrato ai servizi esistenti dell’Università ha evitato inoltre all’Ateneo di sostenere lavoro e costi legati alla manutenzione e alla sicurezza.


Il cliente

"Ottima integrazione tra i vari servizi erogati; un’interfaccia user-friendly che gli studenti apprezzano e con cui subito familiarizzano; la possibilità di rendere disponibili strumenti di collaborazione e di produttività individuale, che starà ai ragazzi scoprire e apprezzare, il tutto all’interno di una piattaforma sicura ed affidabile."

Agatino Di Bella, Direttore del CEA

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Piccola Impresa
  • Settore industriale: Education
  • Scenari:
    • Messaging and Collaboration
  • Esigenze di Business:
    • Comunicazione e collaborazione
  • Vantaggi: Ogni studente ha adottato un indirizzo di posta universitario certo e affidabile; agli studenti è stata fornita una piattaforma user-friendly per la comunicazione e la condivisione di informazioni e materiali; il rapporto docente-studente è stato ripristinato in modalità “one to one”.
  • Risparmio: Migliorare la comunicazione con gli studenti; dotare ogni studente di un indirizzo e-mail certo e affidabile; fornire agli studenti strumenti di collaborazione e condivisione di informazioni e materiali senza caricare l’Ateneo di costi.
  • Regione: Sicilia