Servizi al dipendente e comunicazione al centro della nuova intranet della Regione Marche

Data di pubblicazione: 2013

Le esigenzeTop

Il progetto è nato per creare un sistema di servizi condivisi, in grado di rispondere alle esigenze organizzative dell’intero Ente, alla necessità di favorire la condivisione delle informazioni, la collaborazione e l’agilità nella gestione dei procedimenti, la comunicazione interna ed esterna. Ritagliata sulle esigenze quotidiane, la soluzione sviluppata è basata sulle aree Istituzione, Comunicazione, Organizzazione, Servizi al dipendente e altre sezioni riservate a specifiche strutture regionali. Si configura come un ambiente intuitivo, di facile accesso e utilizzo, predisposto per sviluppi futuri volti a una continua semplificazione dei processi e all’aumento dell’efficienza nella gestione delle procedure. Il sistema garantisce inoltre una diminuzione degli interventi ripetitivi da parte della funzione IT

La soluzioneTop

Il progetto è stato realizzato con la collaborazione di Metisoft S.p.A., partner Microsoft con certificazione Gold in Portal & Collaboration ed esperienza pluriennale nella realizzazione di intranet basate su piattaforma SharePoint.
La nuova intranet si chiama “POINT 2.0”: il nome è ispirato alla prerogativa di rappresentare un unico punto di accesso a tutti i sistemi e contenuti dell’ente ma implementando, in ottica evolutiva rispetto alla precedente, maggiori strumenti e funzionalità di partecipazione degli utenti. Tra le nuove caratteristiche è stato previsto l’accesso sicuro ai servizi in virtù di un’autenticazione integrata con il sistema d’identificazione regionale Fed-Cohesion basato sulla CNS marchigiana “Carta Raffaello”, già in dotazione a tutti i dipendenti.

I SERVIZI

Sono stati sviluppati servizi in grado di organizzare e semplificare alcuni processi interni all’ente, in particolare sono stati automatizzati e strutturati processi di prenotazione di risorse condivise quali auto, aule e servizi di videoconferenza. Tali sistemi di prenotazione dei beni offrono all’utente un cruscotto per la scelta della risorsa richiesta, permettono di centralizzare in un calendario comune tutte le prenotazioni attive e di distribuire automaticamente la gestione dell’approvazione ai rispettivi responsabili. In particolare, per quanto riguarda la prenotazione di aule, il sistema è stato arricchito da un wizard che guida l’utente nella scelta dell’aula in base a parametri di selezione quali il numero dei partecipanti all’incontro e le dotazioni richieste alla sala, oltre che alla disponibilità nel periodo richiesto.
Grazie allo sviluppo di alcuni workflow autorizzativi e all’integrazione con PALEO, il sistema di protocollo dell’Ente Regionale, POINT offre un servizio di gestione di modulistica elettronica che velocizza e facilita numerose richieste precedentemente gestite in forma cartacea.
Il profilo del dipendente, nel sito personale, è arricchito con informazioni legate alle strutture organizzative cui appartiene e ai beni strumentali affidatigli. Infine, accedendo all’home page in modalità autenticata, ciascun utente ha la possibilità di vedersi notificate, attraverso indicatori che richiamano una grafica in stile “social network”, situazioni pendenti, quali comunicazioni ricevute e non lette o permessi richiesti ancora da autorizzare, provenienti dai sistemi aziendali terzi resi interoperanti.

LA COMUNICAZIONE

Una sezione della intranet POINT è riservata alla comunicazione ed si configura come un sistema di pubblicazione centralizzato; le news, i comunicati stampa, gli annunci, gli eventi e le campagne istituzionali pubblicate nella intranet, su esplicita richiesta dell’utente – nel caso previa autorizzazione da parte dei responsabili per la comunicazione - possono essere infatti automaticamente pubblicate su siti web regionali e blog rivolti all’esterno. Questa caratteristica di integrazione con sistemi esterni è in forte espansione ed è in progetto di arricchirla a breve con ulteriori connessioni verso social network, quali Facebook e Twitter, per diventare di fatto un cruscotto redazionale di tutta l’informazione dell’ente regionale

I beneficiTop

La nuova intranet nasce da una migrazione dalla piattaforma SharePoint: l’adeguamento tecnologico ha permesso di evolvere le funzioni di base già presenti per la gestione documentale o di contenuti favorendo l’usabilità con un’interfaccia grafica e un accesso alle funzioni vicine a quelli delle applicazioni client già note agli utenti.
Le nuove funzionalità introdotte hanno prodotto:
• aumento della proattività degli utenti nei confronti dell’uso della intranet e centralizzazione dello spazio di comunicazione sul web rispetto ad altri flussi massivi, quali lo scambio di informazioni tramite liste di distribuzione via email;
• migliore organizzazione del lavoro individuale: Point rappresenta un’unica interfaccia di accesso e di prima autenticazione ai sistemi dell’ente oltre a fornire notifiche di tutte le principali attività in pending;
• migliore collaborazione e comunicazione intra-aziendale e aumento della quantità di informazioni reperibili dall’utente, sia in virtù di una migliore organizzazione dell’interfaccia sia grazie alle funzionalità del nuovo motore di ricerca;
• efficienza dovuta allo snellimento e all’automazione dei processi (prenotazione beni e risorse aziendali, autorizzazioni, ecc.) grazie alla disponibilità di flussi interamente digitali e all’interscambio di dati e modulistica elettronica anziché cartacea;
• riduzione dei tempi di approvazione e di gestione dei processi interni più richiesti e attivati.


Il cliente

"L’efficienza delle nostre organizzazioni dipende dall’effettiva capacità delle persone di lavorare sinergicamente in rete, disponendo di sistemi di conoscenza condivisa di facile impiego. L’ICT fornisce strumenti abilitanti per raggiungere questo scopo e rappresenta una condizione determinante di espansione del potenziale creativo e sociale, oltre i normali limiti dell’interazione nello spazio e nel tempo"

Andrea Sergiacomi, P.O. Progettazione, sviluppo e gestione di portali Web e sistemi di front-office

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Pubblica Amministrazione
  • Scenari:
    • Collaboration & Social Enterprise
  • Esigenze di Business:
    • Comunicazione e collaborazione
  • Vantaggi: Aumento della proattività degli utenti; Centralizzazione dello spazio di comunicazione sul Web
  • Risparmio: Migliore organizzazione del lavoro individuale; Migliore collaborazione e comunicazione; Efficienza e snellimento dei processi; Riduzione dei tempi
  • Prodotti:
  • Regione: Marche