Banksiel integra gestione dei progetti e sistema di staffing per realizzare un progetto di crescita

Data di pubblicazione: 2005

Le esigenzeTop

Evolvere le procedure di Enterprise Project Management ed Enterprise Resource Management
In un piano di continuo miglioramento del processo di gestione dei progetti e del relativo staffing delle risorse, Banksiel aveva l’esigenza di far evolvere il proprio sistema di project management, basato su Microsoft Project. La direzione aziendale voleva migliorare le procedure di pianificazione e gestione delle attività sui clienti, integrando un nuovo strumento di project management con il sistema per la gestione delle risorse umane, sviluppato su tecnologia Microsoft. Tutte le funzioni relative alla gestione operativa ed economica dei progetti dovevano quindi essere integrate in un’unica piattaforma di Enterprise Project Management ed Enterprise Resource Management. Gli obiettivi che Banksiel si aspettava dalla nuova soluzione erano principalmente la possibilità di massimizzare l’allocazione delle risorse interne diminuendo gli sprechi dovuti ad allocazioni non ottimali e di tenere sotto controllo tutti i costi inerenti a un progetto.

“L’evoluzione organizzativa di Banksiel” premette Luigi Nichelini, responsabile staffing e sicurezza Banksiel, “ci ha portato a ridefinire alcuni componenti del processo e a introdurre nuovi attori decisionali. Il nostro sistema di gestione dinamica delle risorse allocate sui progetti conferma la sua efficacia, ma l’implementazione di una nuova piattaforma di Enterprise Project Management doveva permetterci di consolidare la gestione dei progetti in una più ampia piattaforma di gestione delle risorse e delle attività di business. Abbiamo quindi scelto Microsoft Project Server 2003 per realizzare un workflow integrato di project management e resource management”.

All’interno dell’organizzazione a matrice di Banksiel è stata introdotta la figura del responsabile di area di business, che definisce l’allocazione delle risorse insieme ai singoli Project Manager. Tutti gli attori del processo di allocazione condividono una medesima base dati Microsoft SQL Server e operano in base a una metodologia uniforme. Gli esperimenti effettuati con altre soluzioni di project management sono stati abbandonati, dopo aver verificato le difficoltà di personalizzazione funzionale e la scarsa usabilità rispetto alla piattaforma della famiglia Microsoft Project (Microsoft Office Project Server 2003, Microsoft Office Project Professional 2003 e Microsoft Office Project Web Access). “I bassi costi di migrazione, la semplicità nello sviluppo di funzioni personalizzate, la facilità di integrazione con altre applicazioni aziendali e il ridotto impegno sistemistico ci hanno convinti dell’implementazione della nuova release della famiglia Microsoft Project”, continua Nichelini.

La soluzioneTop

Un workflow che riduce i tempi di pianificazione, gestione e consuntivazione
IrisCube, Microsoft Gold Certified Partner, è stato scelto per le attività di implementazione della soluzione e per la formazione sulle modalità d’utilizzo e sulle best practice di sviluppo per i componenti personalizzati. Banksiel e IrisCube hanno realizzato rapidamente le nuove funzioni applicative necessarie per gestire un piano di allocazione globale delle risorse. Il personale IT di Banksiel ha saputo sfruttare le competenze acquisite sulla versione precedente di Microsoft Project, le nuove caratteristiche di Project Server 2003 e la sua elevata integrabilità per ridefinire gli strumenti di supporto alla gestione di staff e attività progettuali, dopo aver individuato e condiviso con i responsabili di area e di progetto le aree di miglioramento del processo.
L’architettura server è stata potenziata con sistemi Windows Server 2003 in cluster per garantire continuità di servizio ad oltre 150 client e a un numero maggiore di utenti che accedono alle funzioni di project management via Web. “Insieme ad IrisCube abbiamo creato consapevolezza sui vantaggi derivanti dal nuovo sistema, elemento fondamentale per un corretto utilizzo degli strumenti di razionalizzazione delle attività”, afferma Nichelini. “Abbiamo inoltre evitato la realizzazione di sistemi complessi, sviluppando soluzioni puntuali che privilegiano la semplicità di architettura e di utilizzo, realizzando così dei vantaggi molto concreti in termini di efficienza del workflow”.
Le definizione del nuovo sistema tecnologico di supporto allo staffing e al project management rientra in una precisa scelta di piattaforma che permette oggi a Banksiel di valorizzare una base dati condivisa su diverse funzioni di business. La realizzazione di servizi integrati è proseguita con la definizione di mailing list basate sulle informazioni di Microsoft Project Server 2003 e con lo sviluppo di strumenti in grado di gestire l’intero ciclo passivo di ciascun progetto, sintetizzandone le informazioni secondo logiche di business intelligence.

I beneficiTop

Consolidamento dei metodi e degli strumenti di project management
L’elasticità del nuovo processo e la capacità di Microsoft Project 2003 nella gestione dinamica di attività e risorse hanno permesso di minimizzare i tempi di non allocazione delle circa 750 persone operative sui progetti.
“Come diretta conseguenza delle nuove procedure, gli indici a nostra disposizione evidenziano chiari ritorni sul fronte dello staffing, in particolare nell’azzeramento dei periodi “idle” delle risorse, con un’allocazione attuale pari al 98 percento” afferma Nichelini.

Inoltre, l’integrazione di Project Server 2003 con il sistema proprietario di gestione delle competenze ci ha permesso di automatizzare il processo di individuazione delle risorse in base alle esigenze operative, mentre in precedenza era necessario allineare manualmente le competenze disponibili e le necessità relative ai progetti in attivazione. L’integrazione fra la soluzione Microsoft per l’Enterprise Project Management ed Enterprise Resource Management ci permette oggi di gestire circa 200 progetti contemporanei con un impegno ridotto di risorse dedicate al management e allo staffing”.

La base dati SQL Server 2000 su sui si appoggia Project Server 2003 costituisce il cuore di un sistema che sfrutta Microsoft SharePoint Portal Server e il relativo motore di gestione documentale. Questa architettura garantisce la condivisione di informazioni sempre aggiornate sullo stato dei progetti, estendendo i vantaggi del nuovo sistema EPM/ERM ad altre funzioni aziendali, come il personale commerciale e la direzione generale. La nuova soluzione supporta anche la valutazione delle risorse all’interno del quadro dinamico di allocazione sui progetti, semplificando l’analisi da parte dei responsabili di area e di progetto grazie a strumenti di presentazione sintetica e aggregata delle informazioni.

Risparmi sui costi di gestione e contributi alla crescita professionale
“L’utilizzo sistematico della piattaforma per il Project Management Microsoft per la gestione dei progetti è ampiamente consolidato rispetto agli anni passati, anche in virtù del Sistema Qualità di Banksiel, che ha dettato precise regole di processo e convalidato le nuove procedure di project management”, sottolinea Nichelini. “L’integrazione degli strumenti di gestione, staffing e controllo ha reso più efficaci le procedure di routine e ha eliminato completamente la modulistica cartacea. I nuovi cruscotti di controllo presenti in Microsoft Project 2003 presentano viste sintetiche o analitiche dei costi, migliorando le procedure per il controllo di gestione e offrendo strumenti più efficaci per la gestione di attività, risorse e costi”.
L’introduzione di Microsoft Project 2003 e di un equilibrato modello di performance management ha infine permesso a Banksiel di verificare in modo trasparente ed omogeneo il rendimento delle risorse allocate, offrendo ai responsabili di progetto un quadro preciso delle qualità espresse dalle persone e contribuendo così alla definizione di più razionali percorsi di crescita professionale.


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