Miglioramento dei processi e implementazione di un modello avanzato per il controllo dell’azienda

Data di pubblicazione: 2010

Le esigenzeTop

Fondata nel 1986, Videotec è l’azienda che ha prodotto il primo tipo di custodie per telecamere, affermandosi velocemente come un nome di riferimento sul mercato dei prodotti elettronici e meccanici per applicazioni di videosorveglianza. Oggi rappresenta un gruppo internazionale con headquarter in Italia, nella sede di Schio (Vi), inaugurata nel 2004, tre filiali in Francia e filiali ad Hong Kong e negli Stati Uniti.
Una mission focalizzata sull’innovazione, con grande attenzione alla qualità e alla soddisfazione del cliente, ha indirizzato il percorso di crescita di Videotec sulla via del miglioramento continuo dei propri processi produttivi, anche attraverso investimenti mirati a incrementare il processo di automazione industriale, puntando a ottimizzare i tempi di consegna e i costi di produzione. In quest’ottica, il management dell’azienda ha intrapreso un progetto, denominato VI.L.MA. (Videotec Lean Manufacturing), finalizzato a snellire e semplificare il flusso produttivo, con l’obiettivo di elevare la qualità del servizio e anticipare le richieste dei clienti. Emergeva quindi l’esigenza di avviare un percorso di ridefinizione di alcuni processi organizzativi, al fine di migliorare i tempi di risposta alle richieste del mercato, migliorare la rintracciabilità di alcune classi di prodotto e ridurre il valore complessivo del magazzino.
Nella valutazione dei diversi sistemi operativi sul mercato, il management ha dunque individuato in Microsoft Dynamics AX quello che, per caratteristiche funzionali e livello di flessibilità, meglio si prestava a tradurre in risultati tangibili le aspettative delineate. Una volta acquisito il giusto grado di reattività operativa, è stato necessario implementare una seconda fase di intervento finalizzata ad affinare la capacità dell’azienda di esercitare un efficace monitoraggio di tutti i parametri vitali del gruppo, sia a livello gestionale sia a livello fiscale e amministrativo, oltre che produttivo e logistico. In altre parole, si era creata l’esigenza di attuare un metodo di controllo di gestione evoluto e capace di garantire e rinforzare l’efficienza e l’ottimizzazione delle dinamiche gestionali e fiscali, consentendo all’azienda di rafforzare la propria capacità di controllo dei costi e di analisi della profittabilità.

La soluzioneTop

Per risolvere le diverse problematiche legate allo sviluppo del progetto, il management di Videotec ha scelto di affidarsi alla piattaforma Microsoft Dynamics AX, caratterizzata da completezza di funzionalità e, soprattutto, da un elevato livello di flessibilità che ben si prestava alle esigenze dell’azienda di conciliare le peculiarità di un sistema informatico con le specificità intrinseche nelle dinamiche aziendali di tipo “Lean” che si accingeva a implementare. Proprio queste specificità, a volte complesse, hanno richiesto un numero significativo di personalizzazioni, agevolate dalla versatilità delle funzioni di Microsoft Dynamics AX.
Interventi rilevanti sono stati operati al fine di supportare al meglio gli obiettivi in ottica “lean” legati alla gestione del magazzino, della produzione e della vendita. Per quanto riguarda il flusso di magazzino, già consolidato in una gestione tramite kanban, è stato centralizzato in Microsoft Dynamics AX l’intero sistema di creazione degli ordini tramite lettura dei cartellini, attivando anche un modulo apposito che consentisse di impiegare queste funzionalità in modo personalizzato.
Sul fronte della produzione, il management ha puntato sull’attivazione di nuove procedure per la programmazione dei cicli e degli ordini di produzione, sempre in un’ottica di flessibilità in linea con le logiche “lean” di Videotec: Microsoft Dynamics AX ha quindi consentito lo sviluppo di una soluzione ad hoc, impostata per consentire il raggruppamento degli ordini di produzione simili e consentire l’ottimizzazione delle risorse nei vari centri di lavoro.
E’ stato infine integrato nell’ ERP di Microsoft un sistema di generazione e approvazione degli ordini di vendita attraverso classi di prodotto (make to stock e make to order), coadiuvato da un workflow mirato a fornire ai diversi utenti tutti i dati necessari alla convalida degli ordini.
A seguito del progetto iniziale, è stato quindi perseguito, in collaborazione con EOS Solutions, un revamping dei sistemi amministrativi al fine di ottenere un metodo di controllo di gestione capace di garantire efficienza e ottimizzazione delle dinamiche gestionali e fiscali, consentendo all’azienda di rafforzare la propria capacità di controllo dei costi e analisi della profittabilità. Un ambito che presentava ancora qualche carenza, in contrasto con l’elevata reattività operativa raggiunta dall’azienda.
EOS Solutions ha quindi operato un’azione di modellizzazione e successiva implementazione di un sistema di controllo dei principali indicatori di performance aziendali. L’intervento è stato finalizzato a fornire al management tutti gli strumenti utili ad accrescere la capacità di gestire al meglio le complessità inerenti alle attività di controllo e gestione di tutti i parametri fondamentali: dal costing dei prodotti alla contabilità industriale per la valutazione dello stato dei magazzini e dei flussi operativi, fino all’analisi dei costi e della profittabilità. Le funzionalità di Microsoft Dynamics AX hanno consentito la definizione di processi gestionali mirati ad aumentare il controllo globale dell’Azienda, mettendo a disposizione del Management un sistema per pianificare, misurare e, quindi, governare i processi di business e le leve d’azione in modo efficace e proattivo.

I beneficiTop

La soluzione Microsoft Dynamics AX, grazie alla flessibilità dei suoi aspetti fuzionali, ha risposto al meglio alle aspettative del management Videotec, focalizzate sull’implementazione di dinamiche “lean thinking” sui vari processi aziendali, consentendo diverse soluzioni personalizzate sulle esigenze specifiche.
Il processo di automatizzazione della gestione degli ordini ha portato al dimezzamento delle righe d’ordine da approvare manualmente, con la conseguente velocizzazione dei tempi di consegna e l’accrescimento della soddisfazione dei clienti, oltre a una significativa ottimizzazione delle risorse impiegate in questo ambito. La centralizzazione della gestione di tutti i documenti all’interno della piattaforma informatica, ha portato il vantaggio di ridurre sensibilmente l’impiego di documentazione cartacea per le comunicazioni interne. La capacità di integrazione di Microsoft Dynamics AX ha inoltre dato uniformità di linguaggio a tutti i dati dinamici provenienti sia dalla gestione delle movimentazioni di magazzino, regolate da terminali wi-fi, sia dalla gestione amministrativa, consentendo la conoscenza in tempo reale della situazione delle scorte (vantaggio considerevole in un’azienda sempre più proiettata verso una produzione “pull”).
La capacità di integrazione dell’ ERP di Microsoft con i prodotti Microsoft di produttività individuale e, in particolare con Microsoft Outlook, ha inoltre permesso di consolidare la gestione degli invii al cliente di documentazione esterna, dalle bolle di trasferta alle fatture, attraverso il servizio di posta elettronica. È possibile, fra l’altro, creare comunicazioni automatiche per segnalare determinate situazioni, dalla necessità di integrazione di documenti utili a una spedizione al completamento di magazzino, o relativamente all’andamento dei flussi operativi programmati.
In sostanza, grazie agli interventi attuati attraverso l’implementazione della piattaforma integrata Microsoft Dynamics AX, l’azienda ha ottenuto un sensibile potenziamento delle proprie performance operative, uniformando i processi, ottimizzando le risorse e migliorando la propria reattività alle richieste del mercato.
Se sul fronte dell’operatività era stato raggiunto un elevato livello di prestazione, mancava ancora la messa a punto di un’adeguata “centrale di controllo” in grado di garantire un efficace monitoraggio di tutti i parametri in azione. Il partner EOS ha contribuito in modo determinante all’adeguamento di tutti i sistemi amministrativi, fornendo all’azienda gli strumenti necessari all’implementazione di un modello di controllo di gestione e di contabilità industriale analitica. Sfruttando le funzionalità di Microsoft Dynamics AX, sono stati ridefiniti i processi gestionali, mettendo a disposizione del management un sistema per misurare e quindi governare processi di business e leve di azione in modo efficace e proattivo. L’implementazione di tale modello ha progressivamente consentito di avere una visione normalizzata dei dati economici e finanziari, raggiungendo un elevato livello di controllo (e conseguente ottimizzazione) dei costi e analisi della profittabilità, oltre a favorire una corretta pianificazione di tutte le dinamiche operative: approvvigionamenti, produzione, magazzino, costi, vendita, flussi logistici.
Grazie a EOS Solutions e alle funzionalità integrative di Microsoft Dynamics AX, oggi il management di Videotec dispone di strumenti adeguati per esercitare il controllo globale dell’azienda.


Il cliente

"Con il supporto di EOS Solutions, e grazie alle funzionalità integrate e flessibili di Microsoft Dynamics AX, siamo riusciti ad attuare un unico modello per le funzioni di controllo della gestione, che ha favorito l’ottimizzazione delle dinamiche gestionali e fiscali, consentendoci di raggiungere un innalzamento del livello del controllo dei costi e analisi della profittabilità."

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Manifatturiero
  • Scenari:
    • Business Intelligence
    • Business Productivity
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
    • Gestione e analisi dei dati
    • Ottimizzazione dei costi
    • Ottimizzazione delle Operation
  • Vantaggi: La centralizzazione della gestione di tutti i documenti all’interno della piattaforma informatica, ha portato il vantaggio di ridurre sensibilmente l’impiego di documentazione cartacea per le comunicazioni interne. Grazie al processo di automatizzazione della gestione degli ordini, sono inoltre state dimezzate le righe d’ordine da approvare manualmente, velocizzando i tempi di consegna e ottimizzando le risorse.
  • Risparmio: Oggi l’azienda dispone di un sistema informativo in grado di esercitare il completo controllo e favorire la pianificazione di tutte le dinamiche operative: approvvigionamenti, produzione, magazzino, costi, vendita, flussi logistici.
  • Prodotti:
  • Regione: Veneto