Ufficio Scolastico Regionale: una intranet con tecnologia SharePoint

Data di pubblicazione: 2006

Le esigenzeTop

Nuovi modelli di formazione e condivisione di conoscenze per uno sviluppo omogeneo del territorio
L’Ufficio Scolastico Regionale della Regione Marche è una Direzione Generale del Ministero dell’Istruzione. All’interno delle direttive ministeriali, l’Ufficio attua le politiche centrali sul territorio di propria competenza e dispone di un margine di autonomia operativa per rispondere alle specifiche esigenze locali. L’obiettivo principale consiste nel favorire e promuovere nuove modalità di relazione fra i soggetti sociali all’interno di una visione unitaria di supporto all’istruzione e alla crescita professionale e culturale. L’articolazione territoriale delle strutture periferiche del MIUR introduce però degli elementi di complessità nelle procedure e nell’organizzazione, oltre a potenziali disomogeneità nell’offerta di servizi da parte degli enti pubblici. In quest’ambito, il progetto “Le Marche: una regione Laboratorio” – elaborato dalla Direzione Generale - costituisce il quadro di riferimento entro cui si colloca la realizzazione di un nuovo spazio di partecipazione e di collaborazione on line offerto a insegnanti e operatori del mondo della scuola. Michele De Gregorio, Direttore Generale dell’Ufficio Scolastico Regionale, vede la realizzazione di questi servizi collaborativi all’interno di un ampio piano di modernizzazione della struttura, volto a superare le limitazioni geografiche per dare strumenti di formazione e comunicazione a chi lavora nella scuola.
“La realizzazione di un nuovo portale collaborativo per il mondo scolastico punta al coinvolgimento dei diversi soggetti professionali e istituzionali in un obiettivo comune di condivisione e di trasmissione della conoscenza, di coesione territoriale e di miglioramento delle identità professionali all’interno della Pubblica Amministrazione”, premette De Gregorio. “Con la definizione di strumenti e procedure più efficienti per la gestione delle attività formative vogliamo aprire una strada di razionalizzazione dei servizi che contribuirà alla crescita della nostra regione integrandosi con l’evoluzione dei processi di e-government centrali”.
L’Ufficio Scolastico Regionale si è quindi avvalso della collaborazione con l’Università di Camerino per definire tecnologie e modelli applicativi in grado di offrire servizi Web per un’utenza che prevedibilmente supererà in breve tempo le 10.000 persone. Formazione on line, strumenti di gestione dei contenuti e di analisi delle informazioni, forum e servizi collaborativi sono quindi i primi obiettivi del nuovo portale, ma la scelta della piattaforma tecnologica è stata orientata anche da una volontà di ottimizzazione delle attività di back office interne ed esterne al mondo scolastico, in un’ottica di maggiore efficienza e qualità del servizio a parità di personale dedicato.

La soluzioneTop

Il sistema tecnologico come fattore abilitante dei processi di rinnovamento nella Pubblica Amministrazione
All’interno dell’Università di Camerino la struttura E-government Research Group ha valutato la disponibilità di tecnologie adatte all’implementazione del sistema collaborativo richiesto dall’Ufficio Scolastico Regionale delle Marche. Durante le prime fasi di test, le soluzioni sviluppate su linguaggi “open source” hanno dimostrato limitazioni sul piano della scalabilità del sistema, requisito fondamentale per introdurre una piattaforma applicativa in grado di estendere progressivamente i servizi on line verso tutti gli operatori nel mondo della scuola. La scelta è quindi ricaduta sull’ultima generazione di prodotti Microsoft, con l’implementazione di un sistema sviluppato su tecnologia Microsoft SharePoint Portal Server 2003 e con un database realizzato su Microsoft SQL Server 2000.
“Nell’ambito della nostra attività di ricerca per lo sviluppo di soluzioni di e-government esaminiamo continuamente le caratteristiche delle tecnologie informatiche presenti sul mercato”, afferma Romeo Pruno, coordinatore del progetto presso l’Università di Camerino. “Nei test per la realizzazione di un’infrastruttura collaborativa, Microsoft SharePoint Portal Server 2003 ha presentato le migliori caratteristiche di scalabilità e sicurezza, mentre l’intera piattaforma tecnologica beneficia di uno straordinario supporto tecnico e di una condivisione globale di competenze ed esperienze”.

Una nuova architettura intranet
Il team dell’Università di Camerino ha quindi definito un’architettura intranet sviluppata con Microsoft SharePoint Portal Server 2003 e Microsoft Windows SharePoint Services. I servizi applicativi realizzati nella prima fase di progetto prevedono funzioni per l’elaborazione di dati statistici, per la gestione dei sondaggi e per un content management personalizzato in base alle esigenze del sistema scolastico. A essi si aggiunge l’area collaborativa con forum e newsgroup. È stato inoltre implementato il prodotto Microsoft Office Infopath 2003 per la gestione automatizzata della modulistica e dei processi amministrativi. Le politiche di sicurezza rispettano gli standard della Pubblica Amministrazione, che considerano come sensibili tutti i dati scambiati nell’infrastruttura, mentre le funzioni automatiche di monitoraggio e gestione dell’infrastruttura riducono al minimo l’impegno sistemistico. Particolare attenzione è stata dedicata alla rapidità di elaborazione dei dati e alla definizione di procedure in grado di semplificare l’interazione fra Ufficio Scolastico Regionale e sistema scolastico.

I beneficiTop

Una soluzione collaborativa orientata alla crescita professionale e culturale
La scelta tecnologica dell’Ufficio Scolastico Regionale ha permesso così di definire un’architettura collaborativa perfettamente integrata con i database, i fogli elettronici e gli strumenti di office automation già presenti nell’organizzazione. L’omogeneità delle interfacce operative ha consentito di realizzare nuovi servizi e di ottimizzare le procedure già esistenti senza particolari necessità di formazione degli utenti. Gli obiettivi di rilevazione statistica sui risultati delle attività formative sono stati soddisfatti con strumenti che permettono un’elevata fruibilità dei dati e una grande semplicità di raccolta delle informazioni, contribuendo a una migliore pianificazione dell’attività didattica e a un’organizzazione puntuale dell’offerta formativa. In breve, il nuovo portale è riuscito a connettere tutti gli operatori scolastici del territorio marchigiano all’interno di logiche operative condivise, in grado di diffondere conoscenza e formazione senza vincoli tecnici o procedurali.
“Questo portale ci offre gli strumenti tecnologici per unificare la realtà scolastica marchigiana e offrendo uguali opportunità di sviluppo a tutte le realtà territoriali della nostra regione”, sottolinea Patrizia Cuppini, coordinatore del progetto all’interno dell’Ufficio Scolastico Regionale. “La nostra piattaforma collaborativa risulta oggi complementare con il sistema informativo del Ministero dell’Istruzione per offrire formazione continua e creare comunità di interessi fra docenti e dirigenti scolastici. La facilità di comunicazione, gestione e integrazione con gli altri strumenti informatici costituisce un’importante vantaggio offerto da una piattaforma allineata con le migliori tecnologie oggi disponibili”.

Un’architettura disegnata per il continuo supporto alla condivisione di obiettivi ed esperienze
L’evoluzione tecnologica dell’Ufficio Scolastico Regionale prosegue oggi con lo sviluppo di nuovi servizi che sfruttano la flessibilità della piattaforma Microsoft SharePoint Portal Server 2003 per aumentare il grado di automazione, migliorare la modulistica, supportare nuove metodologie e contenuti in aumento, aumentare l’interazione tra le differenti aree funzionali. Entro breve l’infrastruttura vedrà anche l’implementazione rapida di un sistema “single sign-on” basato su smart card. Le competenze tecnologiche dell’Università di Camerino e il supporto offerto da Microsoft alla comunità di studenti e ricercatori permettono un’agevole sviluppo del portale, adeguando i servizi applicativi alle nuove esigenze del sistema scolastico.
“Il nuovo portale ha potenziato le capacità di comprensione e condivisione degli obiettivi di ciascun progetto da parte delle persone coinvolte”, conclude De Gregorio. “Mentre le procedure automatizzate rese possibili dalla stessa piattaforma tecnologica risultano fondamentali per un continuo miglioramento dei servizi ai cittadini, anche in situazioni di carenza di organico all’interno delle nostre strutture. Tutto questo all’interno di un importante quadro di collaborazione con università, enti locali e associazioni”.


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