INPS migliora la collaborazione aziendale grazie alla tecnologia Microsoft

Data di pubblicazione: 2012

Un nuovo sistema di posta elettronico per l’IstitutoTop

L’attività portante della vita operativa dell’Istituto Nazionale di Previdenza Sociale è la gestione di pratiche amministrative nella relazione con oltre 41 milioni di utenti (23 milioni di lavoratori, 1,4 milioni di imprese e 16 milioni di pensionati). A fianco di sistemi automatici di erogazione dei servizi informativi, sempre più orientati al Web, e delle tradizionali attività di sportello, gli impiegati dell’Ente sono chiamati a svolgere pratiche interne e attività rivolte a cittadini e imprese basate sempre di più sulla comunicazione telematica e l’utilizzo della posta elettronica. L’e-mail tradizionale e quella certificata giocano un ruolo chiave per il miglioramento progressivo dei servizi e della produttività dell’Istituto e costituiscono un supporto strategico anche per le funzioni di vertice e degli ispettori del Lavoro.
A distanza di 10 anni dall’adozione della precedente soluzione per la posta elettronica, in concomitanza con lo scadere dei servizi di hosting, basati sul sistema Pubblico di Connettività (SPC), l’Istituto ha valutato l’opportunità di ammodernare l’intero sistema di comunicazione elettronica, per omogeneizzare, armonizzare e ridurre le piattaforme, cogliendo così la possibilità di aderire ai servizi standard dei nuovi contratti quadro per la PA, puntare su nuove soluzioni software tali da ottimizzare i costi e aumentare il livello di integrazione, migliorando la qualità e i livelli di produttività e flessibilità del lavoro.

Facilità d’uso e integrazione per circa 30.000 caselle gestite con Outlook 2010Top

“La sfida che si è presentata nella migrazione dell’intero sistema di posta elettronica dell’Istituto era al tempo stesso complessa, per le dimensioni del progetto, e delicata, vista la necessità di mantenere la continuità di servizio per rispettare scadenze e adempimenti”, racconta Guido Ceccarelli, Responsabile dell’Area Portali e Gestione Documentale presso la Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici INPS. “Il progetto riguardava circa 28.000 caselle di posta nominative più altre 5.000 funzionali ai processi di lavoro. In sei mesi abbiamo portato a termine la migrazione, chiudendo positivamente il progetto nel mese di settembre 2012”.

Il passaggio dall’infrastruttura precedente a Microsoft Exchange Server 2010, lato server, e Microsoft Outlook 2010, come applicazione in uso agli utenti finali, ha visto la contemporanea realizzazione, ex-novo, di applicazioni basate su Microsoft .NET e SQL Server per la gestione di componenti di workflow collaborativo a supporto dei processi critici dell’Ente. “Siamo riusciti in tempi brevissimi – continua Guido Ceccarelli – ad avere le medesime funzionalità di comunicazione, migliorando, al contempo, il profilo di usabilità del sistema, in particolare rispetto al lato client, oggi davvero user friendly, e alle opportunità di personalizzazione individuale dello strumento, oltre all’integrazione con gli stumenti della famiglia Office”.

Uno dei fattori chiave per il successo di questa migrazione era l’attesa da parte degli utenti, ampiamente soddisfatta dal nuovo set di soluzioni di produttività individuale. Precisa Guido Ceccarelli: “Abbiamo introdotto uno strumento di posta elettronica, lato utente, caratterizato da un’elevata usabilità e in larga parte noto, un’innovazione da tempo attesa dai nostri collaboratori interni, e perfino auspicata”. Essendo largamente nota e diffusa, la piattaforma Microsoft Outlook non ha richiesto alcun tipo di formazione specifica: sono state sufficienti guide rapide, istruzioni di configurazione e altre risorse di supporto attraverso la rete interna, in aggiunta a uno specifico team di supporto alla migrazione.

Rapidità nella migrazione, rispami sul TCO e aumento della produttività in ufficio e in mobilitàTop

Il progetto di migrazione verso tecnologie Microsoft ha portato benefici diretti agli utenti dei servizi di posta e all’Istituto nel suo complesso. Da un punto di vista più strettamante economico, l’ammodernamento ha ridotto considerevolmente il Total Cost of Ownership (TCO) delle soluzioni per la posta elettronica, in primo luogo grazie alla standardizzazione delle piattaforme, che ha consentito a INPS di aderire alle condizioni standard previste dai contratti quadro per la Pubblica Amministrazione.

L’introduzione di tecnologie Microsoft consentirà risparmi anche sui costi di realizzazione di servizi integrati, essendo più diffuse sul mercato, e quindi più convenienti, le competenze per il supporto e la progettazione. Sul piano dei benefici funzionali e organizzativi, la possibilità di implementare il single sign-on in ottica di integrazione con i sistemi già operanti e di base, su piattaforma Microsoft, apre oggi la strada a nuove occasioni di sviluppo interno. “I tagli alla spesa pubblica e al personale, il continuo aumento degli adempimenti ai quali siamo chiamati a rispondere su indicazione del Governo – continua Guido Ceccarelli – richiedono, a parità di risorse, un aumento della produttività, e la necessità di sfruttare al massimo l’integrazione e le opportunità date dall’innovazione tecnologica”.

Il passaggio alla nuova infrastruttura consente oggi di lavorare con maggiore efficacia in mobilità e via Internet, grazie ad Outlook Web Access, o attraverso smartphone e dispositivi mobili. Oltre alla normale postazione di lavoro, gli utenti possono consultare la posta presso altri uffici e in mobilità, come richiesto a gran parte dei dirigenti, degli ispettori del lavoro o degli avvocati dell’INPS. “In precedenza – spiega Ceccarelli – era molto complesso gestire il lavoro fuori ufficio: la Webmail non aveva le medesime funzionalità e interfaccia del client utilizzato tutti i giorni, e richiedeva sforzi nell’ottimizzazione dell’infrastruttura. Oggi la continuità, rapidità e facilità d’uso di Outlook 2010 consentono una maggiore integrazione nel trattamento dei documenti in formato Word, Excel e PowerPoint, e permettono di spostarsi in ambienti diversi, mantenendo elevato il livello di produttività. Un progetto che avrebbe potuto suscitare timori di riuscita per complessità e dimensioni, si è rivelato un successo e lascia supporre per il futuro benefici economici e organizzativi all’INPS”.

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Il cliente

"Oggi la continuità, rapidità e facilità d’uso di Outlook 2010 consentono una maggiore integrazione nel trattamento dei documenti in formato Word, Excel e PowerPoint, e permettono di spostarsi in ambienti diversi, mantenendo elevato il livello di produttività. Un progetto che avrebbe potuto suscitare timori di riuscita per complessità e dimensioni, si è rivelato un successo e lascia supporre per il futuro benefici economici e organizzativi all’INPS"

Guido Ceccarelli, Dirigente Area Portali e Gestione Documentale di INPS

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Pubblica Amministrazione
  • Scenari:
    • Collaboration & Social Enterprise
    • Messaging and Collaboration
  • Esigenze di Business:
    • Comunicazione e collaborazione
  • Vantaggi: Il passaggio dall’infrastruttura precedente a Microsoft Exchange Server 2010, lato server, e Microsoft Outlook 2010, come applicazione in uso agli utenti finali, ha visto la contemporanea realizzazione, ex-novo, di applicazioni basate su Microsoft .NET e SQL Server
  • Risparmio: Risparmio sul Total Cost of Ownership delle soluzioni di posta elettronica;possibilità di aderire alle convenzioni standard dei contratti quadro per la PA;maggiore integrazione tra applicazioni per la produttività individuale;migliore utilizzo in mobilità
  • Prodotti:
  • Regione: Lazio