Colorificio S. Marco sceglie Microsoft Dynamics AX e MHT

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenzeTop

Il Gruppo, con 7 stabilimenti produttivi in tutto il mondo e 6 marchi, è una delle prime realtà nel settore delle pitture e vernici per l’edilizia professionale in Italia, dove la copertura territoriale è garantita dalla presenza capillare di Centri di Applicazione Professionale (CAP) specializzati in prodotti e servizi per utilizzatori professionali e privati. All’estero, attraverso distributori specializzati, il Gruppo San Marco è presente in più di 40 Paesi in tutto il Mondo. La struttura commerciale e produttiva, grazie a una politica che punta a una sempre maggiore internazionalizzazione e a continui e importanti investimenti sia produttivi che nel settore Ricerca & Sviluppo, è in costante espansione. Il precedente sistema informativo non era in grado di sostenere lo sviluppo aziendale in modo efficace, mancando sia della necessaria copertura internazionale che di logiche di business avanzate in grado di soddisfare le sempre crescenti necessità aziendali di comunicazione in un’ottica complessiva di integrazione che consenta di creare un modello unico di business per tutte le varie sedi sia italiane che estere. La necessità primaria era pertanto l’adozione di un sistema ERP integrato e flessibile in grado di operare efficacemente in realtà molto diverse e in realtà di mercato differenziate sia in Italia che nei diversi Paesi esteri. Gli aspetti commerciali si caratterizzavano attraverso specifiche necessità: politiche di prezzi e sconti articolate e specifiche per mercato e tipologia dei Clienti. Clientela GDO (Grande Distribuzione Organizzata) ma anche singoli punti di vendita. La varietà di prezzi e sconti si traduce anche in politiche provvigionali articolate da riconoscere alla forza di vendita; indipendentemente dalla dimensione del Cliente, la puntualità delle consegne e il livello di servizio devono essere assolutamente garantiti. Ne consegue una forte integrazione sia con la produzione che con le politiche di inventario e scorte. I tempi di consegna intercorrenti tra il ricevimento di un ordine di vendita e la sua evasione e spedizione sono estremamente brevi. La produzione deve agire con estrema tempestività sia per rispondere a esigenze legate a prodotti a forte rotazione, con richieste frequenti e ripetitive, così come a realizzazioni specifiche di soluzioni personalizzate. La tipicità del settore impone inoltre vincoli produttivi quali la realizzazione di bulk per quantitativi tecnologicamente predefiniti, che si traducono in necessità di confezionamenti da ottimizzare sia in base alle richieste Cliente esistenti che in funzione di previsioni di vendita a breve e medio periodo.
Un ulteriore elemento di complessità è inoltre creato dalla dislocazione geografica su differenti stabilimenti di alcune produzioni, il che richiede un’immediata diffusione dell’informazione relativa a fabbisogni specifici che possono generarsi in una sede ma coinvolgere siti produttivi diversi. Il mantenimento delle necessarie date di consegna a breve implica una comunicazione fluida, automatica e immediata tra le diverse sedi produttive e la rete di vendita nel suo complesso (sia italiana che estera). In particolare risultava inderogabile creare i presupposti per poter integrare informaticamente in un unico database le attività produttive site in Italia, Croazia, Bosnia-Erzegovina e Slovacchia. Il settore delle vernici presenta inoltre specificità funzionali legate alle tecnologie impiegate quali la gestione di formulazioni chimiche, la presenza di materiali a scadenza piuttosto che l’identificazione dei lotti produttivi e di acquisto a ogni livello.
Il rispetto di precise normative italiane e internazionali (REACH) comporta inoltre la necessità di un accurato controllo di tutte le produzioni realizzate e relative formulazioni, delle spedizioni effettuate e di un controllo qualità sempre efficace ma che non appesantisca le procedure operative aziendali. Nel controllo qualità è inoltre di fondamentale importanza la memorizzazione delle caratteristiche chimico-fisiche di ciascun lotto di materia prima, dato che deve essere reso facilmente consultabile da tutti gli enti produttivi interessati.
La gestione acquisti presenta caratteristiche particolari legate alla necessità di ottimizzare gli approvvigionamenti in termini di costo e disponibilità in tempi brevi. La determinazione del costo reale di prodotto, in un mercato fortemente competitivo, costituisce un’esigenza primaria per permettere una corretta politica dei prezzi ed efficacia nella gestione sia di prodotti ripetitivi sia di quelli realizzati a fronte di capitolati Cliente. Una specificità del settore è costituita dalla fornitura di servizi aggiuntivi quali la fornitura e gestione, anche a noleggio, di tintometri.

La soluzioneTop

La scelta è ricaduta su Microsoft Dynamics AX per l’ampio spettro di copertura funzionale offerta dalla soluzione in una logica che consente di integrare facilmente aspetti di processo, logiche di business diverse e complesse, necessità di comunicazione immediata tra le diverse aree aziendali, disponibilità e fruibilità del dato dove e quando serve. L’esigenza di fornire un unico modello gestionale anche alle diverse società estere del Gruppo piuttosto che ai suoi distributori e rivenditori non poteva che indirizzare la scelta verso un applicativo ERP dalle caratteristiche funzionali estese, copertura internazionale tramite diverse localizzazioni, facilità di utilizzo. La selezione del partner e del software, condotta con il contributo di una società specializzata di consulenza, si è indirizzata verso MHT per la sua competenza in relazione all’applicativo prescelto e per la documentata esperienza nella realizzazione di sistemi informativi in ambito industriale. I tempi estremamente ridotti di messa in funzione del nuovo sistema (circa 8 mesi) sono la miglior dimostrazione di come il contributo del personale del Gruppo San Marco e di MHT siano stati in grado di produrre un risultato di progetto che ha mantenuto tutte le aspettative iniziali. La soluzione adottata è un’implementazione a largo raggio di quasi tutti i moduli di Microsoft Dynamics AX, compresa la soluzione specifica di settore denominata Process, integrati e completati con specifici add-on di MHT per le aree relative al controllo e gestione dei trasporti e spedizioni, conto lavoro presso terzi, funzionalità avanzate di produzione, vendor rating. Gli interventi di MHT si sono sviluppati anche nell’area della pianificazione di produzione, in particolare agendo in tre diverse direzioni: ottimizzazione e pianificazione delle scorte, con l’obiettivo della conseguente riduzione delle stesse ma con il mantenimento e miglioramento del livello di servizio al Cliente; schedulazione delle operazioni, con efficace verifica e gestione dei carichi di lavoro delle diverse linee produttive; miglioramento e maggiore visibilità delle pianificazioni di confezionamento, con conseguente ottimizzazione della gestione dei lotti di bulk, grazie a specifiche funzionalità sviluppate nell’ottica di offrire l’opportunità ai gestori della produzione di individuare con rapidità la migliore soluzione nell’utilizzo delle linee in risposta alle esigenze di vendita e spedizione.
A valle di un netto miglioramento nella qualità della pianificazione, opportuni interventi hanno consentito di migliorare la gestione degli ordini di produzione, collegando tra di loro gli ordinativi in modo da ridurre tempi di set up e allestimento delle linee produttive. In particolare, nella funzione Acquisti, i vantaggi e le migliorie possono essere riassunte nei seguenti punti: le anagrafiche fornitore sono state impostate con Workflow di approvazione con più stati e criteri di compilazione e omologazione di fornitore/materiale; è stata data la possibilità di gestire gli ordini di acquisto per le sedi del gruppo in modo automatico con l’applicazione del listino appropriato; c’è stato un sensibile miglioramento nella procedura di emissione degli ordini derivati dalla produzione ed è ora possibile pianificare l’acquisto con un livello di accuratezza molto alto, per mezzo dell’evidenza in tempo reale dell’effettivo stato dei fabbisogni, con facoltà di PEGGING dell’origine del fabbisogno; è stata implementata la gestione della richiesta di offerta completamente automatizzata, prevedendo la possibilità di trasformazione in ordine di acquisto e la comparazione delle offerte ricevute e loro memorizzazione per valutare le performance dei singoli fornitori; è possibile gestire gli oneri accessori e di trasporto cioè la possibilità di una corretta e analitica imputazione dei costi con diversi campi d’inserimento, nell’ottica di un “reale” costo totale di acquisto (TCO); ora si possono gestire contemporaneamente diverse configurazioni di costo: costo ultimo, costo medio ponderato, costo standard; è stato creato un CRUSCOTTO ACQUISTI: è stata quindi decisa l’adozione di uno strumento di analisi dell’attività di acquisto attraverso funzionalità report a livello di singola azienda e multi aziendale per: anagrafiche, vendor List, ABC, contratti scheda trattativa, valutazione fornitore (consegne, non conformità) e loro relativo Ranking, KPI dell’attività di acquisto.
Nella prospettiva di ottenere costi consuntivi di produzione in modo più efficace e immediato è stato introdotto un add-on di MHT dedicato alla raccolta delle informazioni di produzione in termini di ore lavorate, materiali e lotti impiegati. La semplificazione delle procedure operative così ottenuta si è tradotta in un minor onere per la funzione di controllo della produzione e una migliore identificazione di eventuali problematiche produttive insorte, così da consentire immediate azioni correttive o migliorative.
La grande quantità di dati messa a disposizione delle diverse funzioni aziendali si è tradotta nella possibilità di creare un ampio reporting e attivare una Business Intelligence di supporto a tutte le analisi necessarie di ogni tipo e livello, compresa l’individuazione di KPI’s di riferimento.

I beneficiTop

Sotto il profilo economico il primo beneficio tangibile, ottenuto in tempi brevissimi è stata la riduzione delle scorte di magazzino. La visibilità “in avanti” offerta dalla pianificazione di Microsoft Dynamics AX ha portato a una sensibile riduzione dei volumi di merci, (sia prodotti finiti che materie prime), a stock con conseguente beneficio finanziario in termini sia di acquisti che di immobilizzi finanziari.
L’acquisizione degli ordini di vendita ha ottenuto una semplificazione che ne consente l’analisi ed evasione in tempi più rapidi. Ciò ha permesso benefici anche sulla pianificazione e sui carichi di produzione, che risultano essere più lineari. Il controllo delle condizioni di vendita, attraverso una parametrizzazione spinta di sconti e listini, avviene in modo del tutto automatico, con conseguente controllo e indirizzamento delle attività della forza di vendita in accordo con le politiche commerciali decise dal management.
Gli acquisti hanno beneficiato dell’opportunità di fruire di un Workflow di approvazione che parte dalle richieste di acquisto, si sviluppa in richieste di offerta ai fornitori e si traduce in un’emissione controllata degli ordinativi di approvvigionamento, alleggerendo le funzioni responsabili di un carico di lavoro di controllo e verifica non più necessario. I costi di trasporto, che hanno una notevole incidenza sui valori di acquisto, sono stati sottoposti a flussi di controllo e verifica, oggetto in precedenza di onerose attività manuali da parte del personale del Gruppo San Marco. L’integrazione delle diverse sedi produttive ha poi consentito di centralizzare a un livello ancora più alto la funzione acquisti, riducendone complessivamente i costi di gestione. La produzione ha beneficiato in diversi modi del nuovo sistema informativo basato su Microsoft Dynamics AX: visione centralizzata e completa delle diverse attività e carichi di lavoro su tutte le sedi; comunicazione immediata ed efficace tra le diverse sedi, con conseguente possibilità di meglio destinare le diverse produzioni anche in risposta a esigenze di consegne urgenti; pianificazione della produzione sia ad alto livello che in dettaglio; acquisizione immediata degli stati di avanzamento e delle ore di lavoro. Ne conseguono possibilità di intervento e azioni correttive e migliorative da parte della Direzione. La possibilità di analizzare le attività aziendali a ogni livello e in ogni area disponendo di informazioni certe ha messo il management in condizioni di agire con maggiore tempestività ed efficacia in ogni ambito.
In particolare, l’utilizzo di opportunità offerte dallo standard di Microsoft Dynamics AX ha consentito di realizzare analisi trasversali sulle diverse aziende del Gruppo abbinando logiche di gestione comuni (business units, linee prodotto, mercati di riferimento) estese anche alle filiali estere e alle attività di distributori e rivenditori. Un beneficio generale si è avuto nella possibilità per ogni singolo utente di interagire in modo semplice ed efficace con il sistema informativo, fruendo di informazioni e comunicazioni immediate ma anche semplificando le operazioni quotidiane con conseguente liberazione di capacità produttiva per ogni singolo operatore.


I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Piccola Impresa
  • Settore industriale: Manifatturiero
  • Scenari:
    • Efficienza Operativa
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
  • Vantaggi: I maggiori benefici sono sintetizzabili in termini di pianificazione e ottimizzazione delle scorte, miglioramento del livello di servizio al Cliente, controllo della forza vendita e delle politiche commerciali, controllo di gestione portato a un maggior livello di dettaglio ed efficacia.
  • Risparmio: La soluzione fornita da MHT basata su Microsoft Dynamics AX ha consentito di collocare in un’unica prospettiva integrata e di estrema efficacia dal punto di vista del sistema informativo tutte le componenti commerciali, produttive, manageriali, operative.
  • Prodotti:
  • Regione: Veneto