Integrazione dei processi e condivisione delle informazioni per potenziare il servizio ai clienti

Data di pubblicazione: 2007

Le esigenzeTop

Con quasi mezzo secolo di esperienza alle spalle, C.M.T. Utensili rappresenta un nome di riferimento sul mercato nell’ambito della produzione e commercializzazione di piccoli utensili ed elettroutensili per la lavorazione del legno e dei suoi derivati (conosciuti nel mondo con il brand C.M.T. Orange Tools). Nel corso degli anni, l’azienda è costantemente cresciuta, operando numerosi investimenti sia sul fronte della tecnologia, attraverso l’acquisto di macchinari sempre più evoluti e la progressiva automatizzazione dei processi produttivi, sia su quello del miglioramento delle politiche di vendita e del servizio ai clienti. La realtà attuale conta tre stabilimenti produttivi in Italia, nel pesarese, e due filiali commerciali in Spagna e negli Stati Uniti, dedicate rispettivamente ai mercati europeo e nord americano. E’ inoltre attiva una rete di 80 agenti in grado di servire un complessivo di oltre 5.000 negozi, affiancati da un team di importatori che gestiscono la rivendita su scala mondiale, rivolgendosi a medie e grandi aziende in 85 paesi nel mondo. Completa il quadro un catalogo d’offerta che, fra prodotti, materie prime e componenti, supera i 12.000 articoli. La progressiva espansione aziendale, unita alla penetrazione di nuovi mercati internazionali e al considerevole incremento del business, ha portato all’esigenza di una revisione dei sistemi operativi impiegati fino ad allora, tecnologicamente ormai obsoleti e non sempre in grado di sostenere le complessità legate alle prospettive di crescita della società. L’azienda aveva anche vissuto un passaggio generazionale e la vision del nuovo management era fortemente proiettata verso un approccio più manageriale della gestione, finalizzato in particolar modo a dare più incisività alla capacità commerciale di C.M.T. Fra le esigenze primarie, vi era quella di centralizzare la gestione delle piattaforme impiegate, uniformando i processi e favorendo la condivisione del flusso di informazioni. I sistemi operativi in uso erano diversi e non integrati fra loro, il che generava difficoltà nell’accesso alle informazioni con un conseguente rallentamento operativo. Vi era quindi forte necessità di unificare in un’unica “centrale” il controllo costante e in tempo reale dei diversi processi, dalla produzione alla movimentazione degli ordini e alla logistica, fino agli aspetti relativi alla gestione amministrativa e finanziaria. L’obiettivo era dare maggiore incisività alla forza commerciale attraverso il miglioramento globale della supply chain, elemento particolarmente strategico nella dinamica aziendale. Tenendo conto che l’85% della merce non viene prodotta su commessa, ma gestita a magazzino, si palesava la necessità di implementare un sistema in grado di assicurare ad agenti e rivenditori un veloce accesso a tutti i dati relativi agli ordini: dallo stato del magazzino alle eventuali giacenze, oltre che ai flussi di produzione e alle scadenze per la consegna, fornendo loro uno strumento capace di garantire risposte attendibili ai clienti. In conclusione, era maturata l’esigenza di un’azione graduale di business process reengineering, per la cui attuazione il management di C.M.T. ha scelto di avvalersi del supporto del team di lavoro oggi in EOS Solutions. La leva tecnologica per tradurre in risultati tangibili i cambiamenti prospettati è stata identificata nel sistema Microsoft Dynamics AX.

La soluzioneTop

Il gruppo di lavoro oggi in EOS Solutions, in team con i responsabili di riferimento per i diversi settori, ha avviato una meticolosa attività di analisi sulla realtà aziendale, al fine di ridisegnare i processi nell’ottica di un miglioramento globale delle prestazioni. L’osservazione ha portato alla definizione di un piano organizzativo che includeva vari interventi di change management, supportato dall’implementazione della piattaforma Microsoft Dynamics AX, perno tecnologico del progetto. Le funzionalità del nuovo sistema sono state quindi calibrate sulle reali esigenze dell’azienda e finalizzate a risolvere le problematiche evidenziate, garantendo migliori prestazioni, sicurezza e massimo controllo su tutte le procedure aziendali. L’ERP di Microsoft era la piattaforma che meglio si prestava a conseguire gli obiettivi di integrazione dei processi e di rapida centralizzazione amministrativa. A favore dell’adozione di Microsoft Dynamics AX giocava inoltre la sua ottima integrabilità con i pacchetti Office già impiegati negli uffici di C.M.T., oltre al buon rapporto fra costi e vantaggi e alla sostanziale semplicità d’utilizzo, visto che concede agli utenti l’accesso diretto a tutte le informazioni anche da applicazioni come Microsoft Word e Microsoft Excel. L’intervento è stato portato avanti agendo gradualmente in relazione ai diversi aspetti: dapprima è stata integrata la parte contabile-finanziaria, successivamente si è passati all’ambito gestionale e a quello produttivo. Fra le funzionalità del nuovo sistema, è stata prevista la rilevazione dei costi, oltre a un sofisticato sistema che consente di tracciare e verificare il percorso di ogni transazione fino al documento che l’ha originata, con il recupero di tutti i dati di dettaglio. La fase successiva ha visto l’applicazione in sinergia di tutti gli strumenti di business intelligence di Microsoft Dynamics AX finalizzati al miglioramento e potenziamento degli strumenti commerciali e della capacità previsionale dell’azienda. In particolare è stato sviluppato un modulo di CRM mirato a rafforzare l’integrazione dei processi e la condivisione delle informazioni, dando a tutti gli utenti la possibilità di interagire con l’azienda tramite un’interfaccia web-based. Nella stessa fase di intervento è stato inoltre implementato anche il modulo di gestione delle previsioni, una soluzione applicativa finalizzata a ottimizzare la gestione delle statistiche previsionali e la pianificazione della domanda.

I beneficiTop

La reingegnerizzazione dei processi e l’omogeneizzazione delle procedure, uniformando le informazioni a tutti i livelli e velocizzandone la condivisione, hanno prodotto concreti benefici in termini di reattività commerciale dell’azienda. Oggi, agenti e commerciali impiegano i medesimi modelli, contraddistinti da una serie di automatismi finalizzati ad abbattere i margini d’errore. Se negli anni precedenti C.M.T. aveva operato ingenti investimenti per l’implementazione tecnologica e l’automatizzazione dei processi produttivi, oggi può anche contare su di un sistema informativo in grado di esercitare il completo controllo e favorire la pianificazione di tutte le dinamiche operative: approvvigionamenti, produzione, magazzino, costi, vendita, flussi logistici. In dettaglio, relativamente alla gestione dei processi produttivi, l’implementazione di Microsoft Dynamics AX ha consentito di raggiungere il completo controllo della supply chain e una conoscenza dei dati che permette all’azienda di fornire al cliente risposte rapide e attendibili. Fra i benefici riscontrati con maggiore soddisfazione, vi è l’ottimizzazione dei costi di gestione, frutto anch’essa dell’azione di progressiva centralizzazione che, tra l’altro, ha portato a riunire in un’unica struttura quelle in funzione precedentemente. Anche i processi logistici sono stati velocizzati dal sistema di integrazione delle procedure: la gestione telematica degli ordini di spedizione rende automatica la comunicazione di tutte le informazioni relative a un ordine ai magazzinieri, mettendoli in condizione di attivare immediatamente il prelievo del materiale, le operazioni di imballo ed etichettatura e la sua consegna (che in Italia avviene entro 24-48 ore). Vantaggi che, globalmente, si traducono in velocizzazione e innalzamento di tutta la qualità dei servizi offrendo ai clienti la possibilità di verificare, a partire dal momento della conferma d’ordine, sia la merce in pronta consegna che quella non ancora disponibile, ma pianificata e già in produzione. Un altro beneficio riscontrato dall’applicazione di Mycrosoft Dynamics AX è legato alla sua flessibilità, che ne ha consentito l’integrazione con i sistemi passati senza imporne la totale revisione. L’azienda ha così potuto capitalizzare gli investimenti operati sui sistemi operativi già impiegati come, per esempio, il sistema Bertello, utilizzato per la gestione dei magazzini automatici. In questo senso è stato decisivo l’apporto del gruppo di lavoro oggi in EOS Solutions che, attraverso lo sviluppo di un’applicazione personalizzata, è riuscito a convogliare all’interno di Microsoft Dynamics AX tutti i dati relativi agli 8 magazzini automatici di C.M.T. Utensili, consentendo agli operatori di avere costantemente la completa visione degli stock.


Il cliente

"Per quanto riguarda la gestione dei flussi di produzione, abbiamo risolto tutti i gap: oggi abbiamo il totale governo della supply chain e una supervisione delle informazioni che ci permette in tempi più che rapidi di dare ai clienti risposte attendibili."

Massimo Ricci, Direttore Commerciale e Marketing

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Manifatturiero
  • Scenari:
    • Enterprise Resource Planning
  • Esigenze di Business:
    • Ottimizzazione delle Operation
  • Vantaggi: La progressiva centralizzazione delle dinamiche aziendali ha portato all’ottimizzazione dei costi di gestione, anche grazie alla confluenza delle strutture preesistenti in un unico centro meglio controllato. La possibilità di lavorare in terminal server ha consentito agli stabilimenti produttivi esterni di ottimizzare i costi di manutenzione, con un risparmio significativo.
  • Risparmio: L’incisività commerciale è stata potenziata attraverso il miglioramento globale della supply chain. L’implementazione di Microsoft Dynamics AX ha prodotto una totale condivisione delle informazioni.
  • Prodotti:
  • Regione: Marche