Università di Bologna realizza il Portale Intranet di Ateneo con Microsoft Office SharePoint Server

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenze - Fare del Portale Intranet il primo canale interno di informazione e servizioTop

L'Università di Bologna, l'Alma Mater di tutte le università, è il secondo Ateneo italiano per dimensione. Conta quasi 90.000 studenti e 10.000 tra docenti, ricercatori e tecnici-amministrativi, 23 Facoltà, oltre 80 strutture di ricerca e altrettante biblioteche e musei. Ha una struttura multi-campus che si estende su 5 città: Cesena, Forlì, Ravenna, Rimini e appunto Bologna.
Luca Garlaschelli è il responsabile della Direzione e Sviluppo delle Attività Web (DSAW) dell’Università di Bologna, un gruppo di 30 specialisti con competenze multi-disciplinari che progettano, sviluppano e gestiscono i servizi 'portal-based' di Ateneo: portali, siti delle strutture accademiche e amministrative, dei corsi di studio e dei gruppi di ricerca, dei docenti; gestione della conoscenza; servizi documentali e collaborativi; editoria digitale; servizi mobile; motori di ricerca. “Abbiamo trasformato la tecnologia in servizio e l'abbiamo fornita non solo alle strutture, ma anche a gruppi e singoli individui. Per avere una misura del processo di digitalizzazione che è stato avviato, l'Università di Bologna dispone di una delle offerte portal-based più ampie e ricche non solo a livello italiano: sono circa 500 i siti e servizi online realizzati all'interno di un unico sistema tecnologico composto da applicazioni commerciali e opensource.” spiega Garlaschelli e continua "La funzione della mia struttura non si limita allo sviluppo dei servizi portal-based e alla gestione del patrimonio informativo di Ateneo, ma abbraccia anche supporto al cambiamento organizzativo, utilizzo strategico dei new media, web marketing."
Il Portale Intranet è parte di una più ampia strategia Intranet. A partire dal 2004, l'Università di Bologna ha infatti avviato il programma Spazi Virtuali di Collaborazione (SVC), sempre su tecnologia Microsoft SharePoint, per fornire alle strutture amministrative servizi Intranet legati a comunicazione interna, gestione documentale, conoscenza, collaboration, gestione dei progetti. “Il programma SVC non sarebbe mai nato senza la volontà delle persone di superare la logica 'per ufficio' e adottare quella 'per utente', accettando quindi di rivedere le proprie modalità di lavoro e di offerta dei servizi.”, prosegue Garlaschelli “Siamo partiti dai bisogni fondamentali delle strutture rileggendoli però in funzione degli utenti e abbiamo puntato fin da subito alla semplificazione delle attività quotidiane per renderle più snelle, efficienti, integrate tra loro e facili da gestire. Sono stati i risultati, anche piccoli, nella migliore capacità di comunicare, collaborare, trasferire conoscenze che hanno convinto le strutture a credere nel percorso di innovazione intrapreso e spingere la digitalizzazione sempre più a fondo nei processi”. Dal 2004 al 2009 sono stati realizzati più di 100 servizi Intranet che rapidamente hanno sostituito gli altri strumenti digitali come cartelle condivise, e-mail e wiki autogestiti. Nel 2008 Microsoft SharePoint diventa poi la base per un salto in avanti dei servizi Intranet con la creazione di una soluzione unica a livello italiano di private cloud computing che permette ai 220 corsi di laurea dell'Università di produrre in autonomia, attraverso una procedura online, il proprio sito Internet istituzionale, partendo da un format perfettamente integrato con dati e applicazioni della didattica. È da questa esperienza iniziata nel 2004 che prende forma il Portale Intranet ed è in forza dei risultati ottenuti che il progetto ha ricevuto una spinta continua dall'Organizzazione ed è riuscito a coinvolgere il vertice istituzionale, tutte le strutture amministrative e un numero elevato di docenti e tecnici-amministrativi.

La soluzione - La scelta della tecnologia più adatta e di un partner affidabileTop

La scelta di Microsoft SharePoint, che ha rimesso in discussione le decisioni tecnologiche passate, è il risultato di un’analisi comparativa di prodotti commerciali e opensource. “Abbiamo dedicato diversi mesi alla scelta del software." continua il Responsabile della DSAW “Il primo passo è stato definire i criteri di selezione non limitandoli agli aspetti tecnologici ed economici, ma estendendoli per esempio a quelli relativi all’evoluzione e maturità del software, all'interoperabilità con i sistemi informativi esistenti, alla conformità alle normative della PA Digitale. Il secondo passo è stato conoscere l'offerta di mercato e verificare direttamente la bontà delle soluzioni rispetto alle nostre esigenze. Microsoft Office SharePoint Server 2007 si è dimostrato il software più vicino alle nostri esigenze. Dal punto di vista funzionale ci hanno convinto la facilità d'uso, le funzionalità avanzate di gestione della conoscenza e collaborazione, il workflow potente e flessibile, la capacità di creare in modo modulare e su larga scala servizi web self-service, la possibilità di automatizzare molte procedure per la creazione e la gestione dei servizi Intranet.” dichiara Garlaschelli e conclude "In tutto questo, è importante sottolineare che Microsoft si è posta da partner sposando la visione dell'Università e supportandone l'azione di innovazione. È questo l'approccio vincente: investire su due capacità caratteristiche delle strutture ICT universitarie, ossia l'apertura all'innovazione e la capacità di realizzare sistemi tecnologici complessi (anche se contro intuitivo rispetto all'immagine che viene data dell'università italiana, la digitalizzazione all'Università di Bologna, spinta anche da stringenti normative europee, ha raggiunto livelli che nulla hanno da invidiare all'azienda privata)."

I benefici - Reperibilità immediata delle informazioni e trasparenza organizzativaTop

L'Università di Bologna ha impostato il Portale Intranet come progetto di cambiamento e innovazione attraverso la tecnologia e, se questo ha aumentato la complessità, ha permesso però di realizzare una soluzione tecnologica fin da subito radicata nell'operatività delle strutture. Il passaggio chiave è stato descrivere le attività in termini di processi gestionali e riprogettarle con il massimo dell’integrazione in funzione degli utenti. Questo sforzo è stato ripagato in termini di riduzione dei costi legati ai processi di comunicazione e conoscenza, migliore circolazione, qualità e reperibilità delle informazioni, eliminazione delle ridondanze informative, trasparenza e semplificazione dei processi interni, riduzione delle distanze geografiche e temporali che per un'università multi-campus sono un vincolo oggettivo.

Il Portale Intranet è organizzato in tre componenti principali a cui si accede mediante autenticazione. La prima è l'Homepage che organizza la comunicazione interna, gli eventi, la rassegna stampa, le scadenze principali di Ricerca e Didattica, le informazioni dagli Organi accademici, l'organizzazione dell'Ateneo e le sue regole. La seconda è la sezione 'Risorse Umane' che per ciascun utente crea il pacchetto di servizi necessari all'attività lavorativa e allo sviluppo professionale: carriera, incarichi, formazione, concorsi, trattamento economico, presenze e assenze. L’ultima componente è 'Il Mio Portale' che, oltre a integrare l’e-mail istituzionale, dà accesso grazie a un sistema di autenticazione federata e identity management a una serie di servizi interni: gestione dei dati personali e delle credenziali istituzionali; normativa di Ateneo, protocollo informatico e verbali degli Organi Accademici; applicazioni a supporto della didattica e della ricerca compreso il data warehouse. In più, sempre da 'Il Mio Portale', docenti e ricercatori possono amministrare il proprio sito Internet che contiene curriculum vitae, attività di insegnamento e di ricerca, pubblicazioni, orario di ricevimento e avvisi agli studenti.
“Volevamo realizzare un Portale Intranet che generasse miglioramenti su più fronti, dalla comunicazione interna, all'operatività delle persone, al dialogo con gli uffici, alla capacità di inclusione di persone che appartengono a mondi così apparentemente diversi come la didattica, la ricerca e i servizi amministrativi. Rimane ancora molta strada da fare, ma le basi gettate sono solide. Feedback dagli utenti e statistiche web ci confortano sul fatto che il Portale Intranet sia uno strumento efficace a supporto dell'attività quotidiana delle persone.” spiega Garlaschelli.

I benefici - Sostenibilità di una soluzione tecnologica complessa.Top

“Quando si parla di servizi di comunicazione, conoscenza e collaborazione è difficile misurarne il successo. La soddisfazione degli utenti è un buon indicatore, come lo sono anche il grado di adozione e utilizzo, il costo totale di possesso, la facilità di gestione, il 'time to market' per soddisfare nuove esigenze. Quello che abbiamo cercato e trovato scegliendo Microsoft Office SharePoint 2007 è stato però qualcosa a monte di tutto questo, ossia la sostenibilità organizzativa." spiega Garlaschelli e aggiunge "Il pericolo di sistemi informativi così grandi e strategici come il portale Intranet è infatti di obbligare l'Organizzazione ad adattarsi alla tecnologia e schiacciare giorno per giorno le persone sotto il peso di attività che si aggiungono a quelle esistenti. Lungo tutto il progetto abbiamo studiato come tenere lontano questo pericolo e la facilità di utilizzo di Microsoft SharePoint ci ha indubbiamente aiutato: il Portale Intranet ha cambiato il modo di comunicare, collaborare e condividere le informazioni perché ha permesso agli uffici di essere più efficaci con uno sforzo minore e questo ha liberato improvvisamente risorse da dedicare alla qualità dei contenuti e alla semplificazione e razionalizzazione dei processi. Non sorprende allora che gli uffici siano riusciti ad adottare una modalità di lavoro complessa come la coproduzione delle informazioni, innovazione che si è rivelata fondamentale per ridurre le duplicazioni e l'incertezza informativa e superare in modo definitivo la tipica logica 'per ufficio' e passare a quella 'per utente'."
"Un sistema sostenibile ed efficiente è in grado di generare risorse per il proprio sviluppo. Per ottenere questo è indispensabile però costruire un equilibrio dinamico tra tecnologia, innovazione e organizzazione. Microsoft Office SharePoint 2007 è fondamentale nel nostro equilibrio e ci permette di immaginare scenari nuovi e sfidanti perché è uno strumento agile che si adatta alle nostre esigenze e ci garantisce efficienza ed economicità gestionale. Uno dei nuovi scenari cui stiamo lavorando riguarda la possibilità per docenti e tecnici-amministrativi di costruirsi all'interno del Portale Intranet pacchetti informativi su misura e di poterli esportare su più canali e in più formati".
Il Portale Intranet ha creato un circolo virtuoso tra tecnologia, innovazione e organizzazione ed è un esempio di come tecnologie del mondo aziendale possano essere efficacemente impiegate nella pubblica amministrazione. Il risultato più importante che ha ottenuto è stato creare un servizio che conosce e si adatta all'utente, che a ogni click rilascia solo l'informazione necessaria e che rende trasparente e raggiungibile una macchina organizzativa complessa come quella dell'Università di Bologna.


Il cliente

"Microsoft Office SharePoint Server 2007 si è dimostrato il software più vicino alle nostri esigenze. Dal punto di vista funzionale ci hanno convinto la facilità d'uso, le funzionalità avanzate di gestione della conoscenza e collaborazione, il workflow potente e flessibile, la capacità di creare in modo modulare e su larga scala servizi web self-service, la possibilità di automatizzare molte procedure per la creazione e la gestione dei servizi Intranet"

Luca Garlaschell, Responsabile della Direzione e Sviluppo delle Attività Web

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Education
  • Scenari:
    • Communication and Portals
  • Esigenze di Business:
    • Soluzioni Intranet e portali
  • Vantaggi: Reperibilità immediata delle informazioni e trasparenza organizzativa; abbattimento delle richieste agli uffici e progressiva sostituzione degli strumenti di comunicazione esistenti con il Portale Intranet; soddisfazione degli utenti e loro coinvolgimento nel miglioramento del Portale Intranet; riduzione dei costi legati alla comunicazione e, più in generale, alla gestione dell'intero ciclo di vita delle informazioni; basso impatto organizzativo, ridotti costi di gestione e manutenzione
  • Risparmio: Università di Bologna ha scelto Microsoft Office SharePoint Server 2007 per il proprio Portale Intranet; il Portale Intranet è strutturato su tre componenti principali: comunicazioni e informazioni generali dell’Ateneo, 'Risorse Umane' e 'Il Mio Portale'
  • Prodotti:
  • Regione: Emilia-Romagna