Microsoft Project 2010: il nuovo sistema di EPM adottato da Indesit Company

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenzeTop

L’esigenza principale che ha spinto Indesit Company a scegliere Microsoft Project 2010 come nuovo sistema di Enterprise Project Management è la necessità di valutare la sostenibilità del portfolio progetti, sia da parte del Project Management Office che da parte dei Resource Manager. L’azienda ritiene cruciale la capacità di valutare reattivamente la sostenibilità da parte della struttura di richieste fuori portfolio, ottenendo attraverso l’utilizzo di uno strumento di EPM la velocità di risposta e la capacità di analisi e di visualizzazione puntuale dei carichi di allocazione per funzioni e per ruoli. Il Project Manager ha l’esigenza di monitorare l’avanzamento del progetto con riferimento a una pianificazione strutturata e condivisa con le funzioni aziendali che contribuiscono al progetto stesso, di rilevarne tempestivamente eventuali scostamenti, definire eventuali azioni correttive e rielaborare la pianificazione in termini di tempi e risorse necessarie. L’esigenza del Project Manager, che quotidianamente ha la necessità di gestire il piano di progetto, è di utilizzare uno strumento che sia facile da gestire sia in fase di pianificazione che in fase di monitoraggio, sia in progetti complessi, sia in quelli di breve durata. Il Resource Manager ha l’esigenza di bilanciare il carico di lavoro assegnato alle risorse del proprio team, effettuando simulazioni e mettendo a confronto scenari differenti e di rispondere tempestivamente a nuove richieste e a esigenze di ripianificazione. La facilità d'uso nella consuntivazione, che deve consentire la coerenza dell’avanzamento lavori sul piano, è di fondamentale importanza.

La soluzioneTop

Le soluzioni adottate per rispondere alle esigenze aziendali espresse possono essere raggruppate in quattro ambiti ben definiti. Il primo ambito riguarda la gestione organizzata e dettagliata di progetti e risorse e delle relative categorizzazioni. Utilizzando la funzionalità Departments di Microsoft Project Server 2010, sono stati differenziati gli innumerevoli attributi personalizzati (di attività, di progetto e di risorsa) in base alla funzione di appartenenza, in modo da rispondere alle diverse esigenze di analisi di ciascun reparto. Lavorando con sedi dislocate in ambito internazionale, è stata data particolare enfasi alla definizione dei diversi calendari lavorativi. L’ambito successivo è quello relativo alla rilevazione dei consuntivi. E’ stata attivata la funzionalità Timesheet in modalità “Single Entry Mode”, utilizzata dai Team Member anche come strumento di pianificazione e segnalazione delle ferie personali per periodi futuri.
Un ambito particolarmente sfruttato è stato quello relativo alla Business Intelligence di Project Server 2010 per la generazione di report di analisi e controllo. Sono stati attivati e utilizzati tutti gli strumenti messi a disposizione della piattaforma (Excel, Reporting Services, Dashboard), integrando in alcuni casi anche informazioni provenienti da applicazioni esterne. L’ultimo ambito di soluzioni è quello relativo allo sviluppo di applicativi ad hoc per l’integrazione con prodotti/informazioni esistenti e per l’allineamento a processi standard definiti dall’azienda. E’ stato sviluppato uno strumento di integrazione per l’estrazione dei consuntivi da inviare a SAP e per la gestione di varie funzionalità quali: la chiusura automatica dei periodi di consuntivazione; la pubblicazione automatica di progetti; la gestione della percentuale fisica di completamento secondo regole standard definite aziendalmente per la gestione dell’Earned Value; la produzione automatica di un Multiprogetto per l’analisi di carico delle risorse; l’ufficializzazione del processo di consolidamento degli avanzamenti. Un ulteriore sviluppo è quello relativo alla produzione automatica di un report in Excel, consolidato a livello aziendale (Performance Report) per l’analisi delle performance di progetto secondo KPI predefiniti. Il report, precedentemente alimentato manualmente, consolida le informazioni provenienti dall’ambiente Project Server e da fonti dati esterne.

I beneficiTop

I Project Manager hanno ottenuto benefici grazie a Project 2010 in termini di facilità d'utilizzo nell’editing, nell’ allocazione delle risorse e nell’attività di ripianificazione. Inoltre, evidenti benefici sono stati anche riscontrati nell’integrazione dei calendari di progetto per l’elaborazione di uno schedule che tenga conto dell’indisponibilità delle risorse, nell’utilizzo di molteplici viste e tabelle (che rendono possibile l’analisi del progetto sotto diversi aspetti) e nella possibilità di visualizzare il piano attraverso logiche funzionali (come il raggruppamento per WBS). Project 2010 ha permesso di integrare il Project Planning con il Project Site, rendendo reperibili dati direttamente dal Gantt di progetto. Project 2010 consente la consuntivazione delle attività da parte dei Team Member via Web, con un sistema perfettamente integrato di approvazione dei consuntivi e verifica dell’avanzamento del piano. L’interfaccia di consuntivazione, snella e facile da usare, permette al Team Member di comunicare una nuova stima (in termini di effort e di durata) e il completamento dell’attività, rendendo facile e rapida la verifica dell’avanzamento fisico dell'attività stessa. Il Project Management Office e i Resource Manager possono simulare scenari di sostenibilità del portfolio e di analisi dei tempi e dei costi per tipologie di progetto, per funzioni e per dipartimenti. L’attività di analisi dati è diventata in questo modo efficiente, garantendo la possibilità di ottenere dati riorganizzabili secondo le esigenze di analisi. Il monitoraggio dei KPI di progetto è veloce e puntuale grazie alla disponibilità del dato in qualsiasi momento e alla sinteticità degli indicatori di EV, che permettono di individuare e isolare, in presenza di eventuali scostamenti, le performance sui tempi e costi. Grazie alla collaborazione del partner Eureka Service sono state implementate l’estrazione automatica del Performance Report, reportistica ad hoc e dashboard di analisi e controllo dei progetti e del portfolio.


Il cliente

"Project 2010 si è rivelato lo strumento migliore per l’implementazione di un sistema di multi-project management, facile da usare, efficace ed integrato. Con questo strumento di Enterprise Project Management possiamo valutare in real-time la sostenibilità del portfolio, controllare efficacemente i singoli progetti attraverso il monitoraggio delle performance di tempo e costo e simulare eventuali azioni correttive da mettere in campo. "

Davide Aloj, Project Management Officier Indesit Company

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