Consap riduce del 50% i costi amministrativi con una soluzione di messaggistica basata sulla cloud

Data di pubblicazione: 2012

Le EsigenzeTop

Dal 1993 CONSAP S.p.A. si occupa di gestire funzioni assicurative pubbliche in Italia. La società offre fondi di garanzia per le vittime della strada, le vittime della caccia e per i mediatori di assicurazione e riassicurazione. Si occupa della gestione delle funzioni dell’Organismo di Indennizzo nazionale e offre fondi di solidarietà per le vittime delle richieste estorsive e dell’usura nonché per gli acquirenti di beni immobili da costruire. Consente, inoltre, di usufruire del fondo di rotazione per la solidarietà alle vittime dei reati di tipo mafioso e del fondo per il credito ai giovani. Si occupa altresì della gestione della Stanza di compensazione per la regolazione dei rapporti economici fra le imprese in base al sistema di risarcimento diretto. I 170 dipendenti dell’organizzazione si servivano di un sistema di messaggistica obsoleto fornito loro dal proprio provider di servizi di telecomunicazioni. Tuttavia, il sistema di messaggistica utilizzato offriva solo 20 GB di spazio di archiviazione all’intera società, obbligando il reparto IT, già notevolmente impegnato, a dedicare molto tempo all’eliminazione e al backup dei messaggi di posta elettronica per i dipendenti. Il sistema, inoltre, non disponeva di funzionalità avanzate come i contatti e i calendari condivisi, complicando la pianificazione di alcuni processi aziendali, la gestione dei contatti tra colleghi all’interno dell’organizzazione e la programmazione di riunioni. “Con la nostra precedente piattaforma di messaggistica, CONSAP non disponeva di un elenco indirizzi globale da condividere tra gli utenti”, conferma un responsabile IT. “Questa situazione ha messo a dura prova i nostri dipendenti, che erano costretti a tenere traccia manualmente dell’indirizzo di posta elettronica, del numero di telefono e della sede di ogni dipendente e a organizzare riunioni solo manualmente”.

La SoluzioneTop

CONSAP S.p.A. ha intravisto l’opportunitàdi aumentare la produttività dei dipendenti e ridurre i costi attraverso l’implementazione di un sistema di messaggistica e collaborazione basato sulla cloud. La società di servizi assicurativi ha preso in esame la possibilità di installare un sistema interno ospitato sui propri server, tuttavia ha ritenuto più vantaggioso implementare Microsoft Exchange Online, una soluzione completa di posta elettronica, gestione del calendario e dei contatti, ospitata su Internet all’interno dei data center Microsoft. I responsabili IT hanno concluso che un sistema di messaggistica basato sulla cloud avrebbe consentito alla società di ridurre i costi eliminando l’esigenza di acquistare e gestire server propri. CONSAP, che già utilizzava Microsoft Office 2010, ha scelto Exchange Online per poter fornire ai propri dipendenti le stesse complete funzionalità della soluzione Microsoft. CONSAP ha iniziato il passaggio dal proprio sistema di messaggistica a Exchange Online ad aprile 2011 e ha completato la migrazione un mese dopo. Il nuovo sistema di messaggistica offre a ogni dipendente 25 GB di spazio di archiviazione per la posta elettronica, ovvero molto più dei 20 GB offerti all’intera società dal sistema utilizzato in precedenza. Inoltre, adesso CONSAP può eseguire il backup di tutti i messaggi di posta elettronica per 10 anni, traendo vantaggio da una gamma più ampia di funzionalità di messaggistica e di collaborazione.

I BeneficiTop

Con Exchange Online, CONSAP ha potuto ridurre i costi IT associati all’acquisto e alla gestione dei propri server. Allo stesso tempo, ha ridotto il tempo destinato alla gestione delle caselle di posta elettronica. Ha incrementato la produttività semplificando le attività di programmazione degli appuntamenti, individuazione dei colleghi e pianificazione di riunioni da parte dei dipendenti.

Costi inferioriTop

Migrando dal proprio sistema di posta elettronica a Exchange Online, CONSAP ha eliminato i costi di acquisto e gestione dei propri server. Se la società avesse ospitato il proprio sistema di messaggistica localmente, infatti, avrebbe dovuto acquistare quattro o cinque server al costo di circa € 50.000. Inoltre, i costi amministrativi sono stati ridotti del 50%, limitando il numero del personale IT necessario alla gestione del sistema di messaggistica.

Tempi di gestione ridottiTop

Scegliendo Exchange Online, CONSAP ha aumentato significativamente la dimensione delle caselle postali dei dipendenti, riducendo il tempo destinato da questi ultimi all’eliminazione dei messaggi. “Dovevamo pulire le caselle postali una volta al mese, operazione che richiedeva almeno otto ore”, ha commentato un responsabile IT. “La maggiore capacità offerta da Exchange Online ci consente di conservare i messaggi meno recenti senza doverci preoccupare di eseguire backup e liberare spazio. Da quando usufruiamo del nuovo sistema ci siamo completamente dimenticati di occuparci dei vecchi messaggi poiché lo spazio non rappresenta più un problema”.

Funzionalità di archiviazione migliorateTop

Exchange Online ha consentito al reparto IT di archiviare i messaggi di posta elettronica, attività assolutamente impossibile con il vecchio sistema. In alcuni casi, i dipendenti hanno l’esigenza di conservare una copia dei messaggi di posta elettronica per essere conformi alle normative.

Maggiore produttivitàTop

Ma probabilmente il vantaggio principale di Exchange Online è l’aumento della produttività dei dipendenti. Con i calendari condivisi e le funzionalità relative ai contatti, i dipendenti sono in grado di pianificare riunioni facilmente grazie alla possibilità di consultare i calendari dei colleghi. Hanno anche accesso a funzionalità quali elenchi indirizzi globali, contatti esterni, attività, sale riunioni e funzionalità di delega. Possono infine vedere la propria posta da qualsiasi dispositivo che disponga di un browser Internet, inclusi smartphone e portatili, semplificando il lavoro anche fuori dall’ufficio.


Il cliente

"La maggiore capacità offerta da Exchange Online ci consente di conservare i messaggi meno recenti senza doverci preoccupare di eseguire backup e liberare spazio."

Responsabile IT

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Pubblica Amministrazione
  • Scenari:
    • Cloud computing
  • Esigenze di Business:
    • Comunicazione e collaborazione
  • Vantaggi: Maggiore produttività; funzionalità di archiviazione migliorate; costi inferiori, tempi di gestione ridotti
  • Risparmio: Migrazione a Microsoft Exchange Online e Microsoft Business Online Productivity Standard Suite; il passaggio è avvenuto in un mese
  • Prodotti:
  • Regione: Lazio

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