In Italcementi, una intranet worldwide basata su Microsoft SharePoint Server 2010

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenze - Migliorare collaborazione e comunicazione interna anche tra più sedi, gestendo centralmente le applicazioni Top

Italcementi Group, con una capacità produttiva di oltre 70 milioni di tonnellate di produzione annuale, è il quinto produttore di cemento a livello mondiale. Con circa 21.000 dipendenti, le società del Gruppo integrano l’esperienza, il know-how e le culture di 22 paesi in 4 continenti del mondo, attraverso un dispositivo industriale di 59 cementerie, 11 centri di macinazione, 5 terminali, 350 centrali di calcestruzzo e 90 cave di inerti. Nel 2010 Italcementi Group ha registrato un fatturato consolidato di circa 4,8 miliardi di euro.
L’investimento in tecnologia, per Italcementi, indica da sempre un coinvolgimento di Microsoft come partner ideale per la fornitura di soluzioni di alto impatto innovativo. La naturale evoluzione della piattaforma Microsoft SharePoint Server 2010 permette alla società di fornire strumenti di collaborazione, comunicazione e produzione individuale tecnologicamente avanzati. Le esigenze del management sono supportate da una infrastruttura IT altamente specializzata, in grado di realizzare soluzioni complesse e interoperabili in tempi brevi e senza compromessi funzionali.
La prima motivazione che ha spinto l’azienda a consolidare il rapporto con Microsoft è la richiesta di efficienza dei processi di comunicazione e collaborazione interni l’organizzazione e che coinvolgono le diverse società e funzioni aziendali. Disporre di una piattaforma tecnologica che favorisca il knowledge management e la condivisione della cultura aziendale aiuta a definire in tempi brevi i diversi progetti, gli obiettivi di business e a monitorare le attività di lavoro senza bisogno di investire sull’adozione di differenti tecnologie . Microsoft e i suoi partner che operano in Italcementi mantengono una veloce ed affidabile linea di gestione delle attività e permettono al cliente di avere tempi di reazione ottimali per la definizione dei requisiti e delle modalità di intervento sull’infrastruttura in essere.
La seconda motivazione, che interessa l’aspetto funzionale delle soluzioni proposte, è la necessità di controllare, gestire e mantenere centralmente la molteplicità di applicazioni e intranet applicative ad oggi disponibili all’interno delle diverse società worldwide che compongono la rete di business di Italcementi Group. Per questo il partner Metisoft ha utilizzato al meglio le funzionalità nei nuovi prodotti server Microsoft al fine di disegnare un’architettura worldwide multi-funzionale che fosse in grado di gestire diverse applicazioni e intranet dipartimentali per le diverse country in Microsoft SharePoint Server 2010. Attraverso questo approccio tecnologico, Italcementi è in grado di controllare servizi, dati e processi tramite un unico strumento di lavoro, anche se la creazione dei contenuti e l’erogazione dei diversi servizi aziendali è demandata ad ogni sede nel mondo.
Le modalità di licensing di prodotto infine hanno permesso di seguire una linea di negoziazione flessibile che ha consentito a Italcementi di usufruire delle nuove tecnologie ad oggi disponibili sul mercato del software ammortizzando in maniera lineare i costi di licenza su tutte le aziende che compongono la società. Il progetto è stato seguito fin dall’inizio con molta attenzione da parte del top management di Italcementi, che ha considerato positivamente l’adozione di una nuova intranet in grado di aumentare la condivisione delle informazioni e dei valori aziendali, collegare meglio tra loro le persone e aumentarne la proattività.

La soluzione - La intranet – di gruppo e per le singole country - si basa su Publishing, Collaboration, e CommunityTop

La soluzione proposta è basata su Microsoft SharePoint Server 2010. L’azienda proviene da un’esperienza pregressa con le precedenti versioni del prodotto (Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft SharePoint Portal Server 2003, Microsoft Office SharePoint Server 2007) e da sempre il concetto di collaborazione è al centro dell’intero ciclo di produzione aziendale. Le ultime acquisizioni avevano impresso all’organizzazione un forte impulso verso la creazione di una rete comune di lavoro, in grado di raggiungere facilmente tutte le filaili, di garantire flessibilità organizzativa e di rafforzare ll’identità aziendale. È stata quindi progettata una intranet worldwide per creare un contesto lavorativo basato su tre aspetti fondamentali: Publishing e Communication, Collaboration, Community.
L’architettura a supporto della soluzione proposta basa la propria applicazione, oltre che su Microsoft SharePoint Server 2010, anche su Windows Server 2008. L’introduzione di questa nuova versione del sistema operativo è stata accolta molto favorevolmente in quanto include enormi benefici dal punto di vista prestazionale e tecnologico.
Dal punto di vista funzionale e di applicazione, i concetti su cui si basa la intranet di Italcementi Group hanno richiesto di sfruttare ai massimi livelli tutti i sotto-sistemi che compongono il nuovo prodotto. Si parte quindi dalla funzionalità di Publishing, che ha facilitato la creazione e configurazione di un portale intranet istituzionale graficamente evoluto in aggiunta a dei portali di country che saranno inclusi all’interno delle diverse intranet di ogni Paese. Ogni funzione dell’organizzazione è dotata di un set completo di template di sito per la parte di Collaboration in linea con la brand identity aziendale e che concorrono alla creazione di due diverse tipologie di team-work: una per le community di lavoro e l’altra per i siti di progetto. Queste due entità hanno introdotto due nuove modalità di approccio alle attività quotidiane fortemente orientate alla comunicazione e produttività individuale. Un ulteriore aspetto che contribuisce all’accrescimento dell’identità aziendale e al concetto di appartenenza è stato riconosciuto nel nuovo my.like , evoluzione del MySite di Microsoft SharePoint Server 2010 che, grazie a una forte attività di coordinamento con la Direzione Risorse Umane, consente ad ogni dipendente del Gruppo di visualizzare, gestire e condividere le informazioni del proprio profilo e di monitorare le attività di colleghi, direttori e di gruppi di lavoro.

I benefici - Con la nuova Intranet cambia l’approccio al lavoro delle persone, maggiormente coinvolte nella vita aziendale Top

I benefici ottenuti da questo innovativo apporto tecnologico riguardano i diverse ruoli di business di Italcementi: la società oggi dispone di un potente strumento di controllo e di coordinazione che permette di gestire le diverse fasi del vivere l’azienda in modo facile, intuitivo e senza bisogno di nuovi investimenti tecnologici nel medio periodo. I singoli dipendenti possono accedere alle informazioni aziendali da diversi dispositivi mobili, possono ricercare documenti e diverse tipologie di contributi multimediali anche nelle sedi remote senza bisogno di cambiare l’interfaccia di presentazione dei risultati, quindi collaborare su progetti e aree di lavoro senza necessità di spostarsi fisicamente tra le diverse sedi delle società controllate.
“Anche se al momento non sono ancora stati quantificati i risparmi ottenuti in termini di costi, tempo e cambiamento dell’organizzazione del lavoro delle persone – precisa Luca Ghilardi, IT Department – ci siamo già accorti che la condivisione dei documenti aiuta gli utenti che lavorano da remoto, grazie anche alla possibilità di SharePoint di integrarsi con altri strumenti Microsoft, quali il Communicator. Ci attendiamo dunque per il futuro un cambiamento di approccio anche alla mobilità con una parziale riduzione degli spostamenti all’interno del Gruppo oggi necessari per collaborare con colleghi appartenenti a sedi diverse dalla propria”.
La Direzione Risorse Umane ha da oggi la possibilità di gestire in modalità centralizzata e allineata con l’Active Directory aziendale una grande quantità di informazioni aggiuntive che riguardano ogni singolo profilo utente dell’organizzazione. Le diverse attività di International job posting e analisi dei profili lavorativi viene fatta in maniera del tutto automatica, grazie alla richiesta di compilazione del profilo utente, in accordo con le policy aziendali.
Le Direzioni di Gruppo con referenti in ogni filiale estera (come ad esempio l’Audit), grazie alla intranet possiedono oggi uno spazio di discussione e condivisione delle informazioni con il resto del team senza che la distanza diventi penalizzante.
Dal punto di vista della Direzione Comunicazione e Immagine, la disponibilità di un servizio di publishing centralizzato permette di gestire in completa autonomia i nuovi contenuti e la sincronizzazione delle informazioni aziendali anche tra diverse country di Gruppo. Il nuovo sistema di pubblicazione permette a ognuno di contribuire attivamente alla vita aziendale, anche grazie a segnalazioni personali che vengono condivise con circa 21.000 dipendenti. “Oggi riusciamo a comunicare in modo rapido e trasversale, sia attraverso una comunicazione top-down che circolare, ricevendo feedback in tempi rapidi da parte degli utenti”, precisa Vanessa Prussiani, Direzione Comunicazione e Immagine di Italcementi.
“E ognuno – commenta Luca Ghilardi – grazie alla nuova visibilità garantita dalla intranet, è finalmente a conoscenza di tutte le Direzioni aziendali e delle loro principali attività. Inoltre, la creazione di community e l’utilizzo del my.like, nel quale l’utente può inserire una sua foto, hanno reso visibile a ciascuna persona ogni altro collega, trasformando i nomi in visi ”.
La Direzione IT è infine riuscita a pianificare una migrazione definitiva delle diverse applicazioni basate su differenti versioni del prodotto (Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft SharePoint Portal Server 2003, Microsoft Office SharePoint Server 2007) senza la necessità di distribuire le informazioni su diversi ambienti di staging, ma tramite un unico potente strumento di migrazione e consolidamento dei dati provenienti dai diversi sistemi informativi. Da oggi Italcementi non ha più il gravoso problema di gestire i differenti sistemi informativi aziendali tramite applicazioni di diversa natura e con tecnologie che richiedono skill differenti per ogni attuazione e politica di sviluppo.
“Italcementi è passata, con questa evoluzione – precisa Vanessa Prussiani - da una intranet ‘vetrina’ a uno spazio nel quale all’utente è richiesto un atteggiamento più proattivo che lo coinvolgerà maggiormente nelle attività aziendali”.
Da evidenziare il lavoro svolto in sinergia da Microsoft e Metisoft, che hanno supportato l’azienda durante questo importante cambiamento, realizzando assieme una soluzione che da oggi in poi permetterà a ogni singolo dipendente di velocizzare i rapporti di comunicazione e collaborazione aziendale in maniera efficiente e senza gravosi compromessi tecnologici.
“Metisoft – commenta Luca Ghilardi – alla prima esperienza di lavoro con Italcementi, si è subito dimostrata un partner molto competente ed è riuscita a creare una intranet gradevole e fruibile in maniera ottimale da parte degli utenti. Il prossimo step ci condurrà, sempre con il personale Metisoft, a realizzare le intranet per le diverse country di Italcementi”.
“Per quanto riguarda invece il rapporto con Microsoft – conclude l’IT Department – la sua tecnologia è ormai radicata in Italcementi. L’azienda ci garantisce un supporto forte sulle tematiche IT, fornito da personale competente, a disposizione 24 x 24 . La tecnologia è sempre all’avanguardia, gli aggiornamenti costanti, e le soluzioni in uso sono intuitive e facilmente adattabili alle abitudini delle persone, che anche a casa si ritrovano a utilizzare strumenti simili”.


Il cliente

"Quando affermiamo che grazie alla nuova intranet basata su soluzioni Microsoft Italcementi Group ha migliorato la collaboration intra-aziendale, vogliamo sottolineare che stiamo dando vita a un cambiamento culturale importante, non banale. Imparare a condividere le informazioni, a sentirsi parte di un gruppo che compattamente – anche se sparso su più sedi – lavora per un unico obiettivo, è quanto di più significativo potessimo immaginare per lo sviluppo dell’azienda e delle sue persone"

Vanessa Prussiani, Direzione Comunicazione e Immagine di Italcementi

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Manifatturiero
  • Scenari:
    • Communication and Portals
  • Esigenze di Business:
    • Soluzioni Intranet e portali
  • Vantaggi: Migliorate collaborazione e comunicazione intra-aziendale; valorizzate e messe in evidenza tutte le funzioni aziendali, per una maggiore conoscenza complessiva dell’azienda da parte dei dipendenti; migliorate cultura aziendale e senso di appartenenza al mondo Italcementi; aumentata la proattività degli utenti nei confronti dell’uso della intranet
  • Risparmio: Italcementi adotta Microsoft SharePoint Server 2010 per la creazione della nuova intranet; la intranet viene basata su: Publishing e Communication, Collaboration, Community
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia