Sanatrix Gestioni S.p.A. sceglie Dynamics NAV e LHS per le sue strutture

Data di pubblicazione: 2010

Le esigenzeTop

Villa dei Pini - Sanatrix Gestioni S.p.a. ha espresso l’esigenza di dotarsi di un efficace strumento di governo e controllo che garantisca una gestione integrata e condivisa dei dati presenti all’interno della struttura, finalizzata da un lato alla elaborazione e alla estrazione di informazioni che supportassero le decisioni strategiche in ambito di produzione, dall’altro a una puntuale analisi dei costi e dei ricavi per centro di costo.
Punto imprescindibile per il successo del progetto è stata fin da subito la progettazione e realizzazione di una robusta e affidabile integrazione tra il software gestionale e il software di area clinica, per consentire un efficiente accesso ai dati di produzione. Questo per supportare puntuali attività di fatturazione attiva, di risposta ai debiti informativi nei confronti della ASUR e della regione, di alimentazione della contabilità per centro di costo/ricavo e di analisi dei dati relativi alle attività di produzione.
Sanatrix desiderava, inoltre, identificare un fornitore affidabile e dinamico, con il quale collaborare per cercare le risposte migliori alle proprie esigenze; un partner su cui contare per ottenere prontamente risposte e supporto in caso di qualunque necessità, che fosse caratterizzato da disponibilità ed esperienza nel settore.
A queste necessità primarie si sono affiancate esigenze di carattere operativo, di seguito esposte: l'informatizzazione dei processi che riguardano la logistica ospedaliera sia interna che esterna, con particolare riferimento alla logistica del farmaco, con lo scopo di meglio monitorare e gestire il rapporto con i fornitori; l'informatizzazione di tutti i processi di approvvigionamento, per centralizzare la gestione dei beni e il monitoraggio delle giacenze e dei consumi; l'informatizzazione dei reparti, con lo scopo di razionalizzare l’utilizzo di farmaci e ridurre la frammentazione nelle informazioni; la gestione completa delle problematiche legate all’attività dei professionisti, quali consuntivazione dell'attività, fatturazione attiva, conteggio dei compensi secondo complesse regole di calcolo e relativa contabilizzazione; semplicità e immediatezza (l’eterogeneità degli utenti che avrebbero utilizzato il sistema ha indirizzato particolarmente l’attività di software selection nella direzione di uno strumento che offrisse facilità di utilizzo, semplicità nel reperimento e nell’inserimento delle informazioni, rapido apprendimento e ambiente amichevole).

Le soluzioni adottateTop

La soluzione implementata è LHS (Lycos Healthcare Solution), il verticale progettato e sviluppato specificatamente per le realtà sanitarie private e pubblico/private su piattaforma Microsoft Dynamics NAV.
LHS fornisce risposta sia alle esigenze di carattere amministrativo e contabile, sia a quelle relative alla gestione della logistica di magazzino e dell’area produzione, sia a quelle legate al controllo di gestione; LHS si propone, quindi, come strumento fondamentale per la misura e la creazione di valore all’interno dell’azienda, tramite lo sviluppo di un sistema integrato di controllo e pianificazione.
L’applicazione standard Dynamics NAV è stata integrata ed evoluta in varie aree applicative, con l'introduzione dei quattro granuli di cui LHS si compone: Base, Advanced, Interface e IntraWeb.
LHS Base, tramite le funzionalità di seguito elencate, fornisce risposta alle esigenze di carattere amministrativo e a quelle legate al controllo di gestione (Gestione contratti di vendita e di acquisto; gestione dei contratti di manutenzione su cespiti e di ordini di servizi; gestione dei professionisti; cash-flow; chiusure infra-annuali; gestione ritenute su effetti e ritenute d’acconto su parcelle; gestione IVA pro-rata e a partite; invio documenti automatizzato tramite e-mail o fax, simulazioni registrazioni contabili C/G, fornitori, clienti, e cespiti; gestione della competenza sui documenti e nelle registrazioni contabili; gestione ratei e risconti attivi e passivi; gestione delle fatture da emettere/da ricevere, con generazione delle scritture di fine periodo; chiusure gestionali infra-annuali con bilanci di verifica infra-annuali; riclassificazioni di bilancio; definizione e gestione budget costi/ricavi; contabilità per centro di costo/ricavo; cost driving).
LHS Advanced fornisce risposta alle esigenze di carattere logistico e legate alla gestione dei magazzini ospedalieri come la gestione informazioni speci-fiche in ambito sanitario (ATC, AIC, CND, Principi attivi), gestione scadenze, tracciabilità e catene di sostituzione, gestione richieste da reparto -con proposta automatica del fabbisogno e modelli standard-, workflow autorizzativo sulle richieste da reparto, gestione automatica dell’approvvigionamento dei magazzini centrali, gestione merce a transito/a scorta, gestione consumi manuali o con penna ottica, gestione dei prestiti di beni tra strutture, gestione dei resi da reparto e a fornitore, gestione del materiale in conto deposito/service, reportistica specifica per flussi da debiti informativi regionali e ASL, gestione e produzione flussi File-F e File-R, monitoraggio farmaco-terapeutico.
LHS Interface fornisce risposta alle esigenze legate all'interfacciamento con sottosistemi esterni, come la gestione interfacciamento tramite svariate soluzioni tecnologiche; la schedulazione ed esecuzione automatica delle interfacce; l' importazione e la gestione SDO/DRG dal sistema clinico per fatturazione attiva, con attribuzione centri di ricavo; l'importazione e la gestione prestazioni specialistiche per fatturazione attiva e passiva, con attribuzione centri di ricavo; l' importazione attività delle sedute operatorie, cono beni consumati, centri di costo coinvolti e attività dei professionisti; l' importazione dati da casse e centri di prenotazioni per registrazioni corrispettivi e incassi, con attribuzione centri di ricavo; l' importazione contabilità da software paghe; l' integrazione con sistema di tesoreria, con ritorno automatico dei riscontri bancari; le interfacce con fornitori.
LHS Intraweb fornisce risposta alle esigenze legate alla diffusione capillare del sistema gestionale all'interno dei reparti, offrendo estrema facilità di utilizzo e completa integrazione: gestione richieste di approvvigionamento da reparto via web; gestione richieste di nuove codifiche e manutenzioni via web; gestione consumi di reparto via web; interrogazione magazzino di reparto via web.

I benefici ottenutiTop

Le caratteristiche di LHS hanno permesso di realizzare il go-live del sistema in un tempo di appena tre mesi dalla data di avvio delle attività, così come richiesto dal cliente, rispettando appieno il budget prefissato.
L'introduzione di Microsoft Dynamics NAV ha permesso all'azienda di gestire tutte le informazioni aziendali in maniera semplice e completamente integrata. La scelta di Lycos come partner ha consentito una riduzione dei costi di assistenza e affiancamento, garantendo al contempo una elevata qualità del servizio e dei tempi di risposta.
In riferimento alle esigenze espresse da Sanatrix Gestioni S.p.a., già dopo 6 mesi dall’attivazione si sono ottenuti significativi risultati, tra i quali spiccano: 1) per l' Area amministrazione e controllo di gestione, l’utilizzo di un unico strumento per la gestione di tutti i processi (aumentando così la produttività globale e garantendo una semplice reperibilità e una completa tracciabilità delle informazioni); la gestione delle competenze sui documenti e su tutte le registrazioni contabili, unitamente al calcolo automatico delle fatture da emettere/ricevere e del pro-rata IVA (permettendo così di effettuare in breve tempo una chiusura gestionale economica e patrimoniale per centro di costo); la profonda integrazione realizzata con il software di area clinica (permettendo in questo modo di fruire di tutte le informazioni relative alla produzione, grazie alle quali è possibile alimentare il calcolo automatico dei compensi dei professionisti, e provvederne la liquidazione/contabilizzazione). 2) Per l' area logistica di magazzino, la richiesta di approvvigionamento con proposte automatiche del fabbisogno, monitorandone in tempo reale lo stato di evasione (con l’occasione è stato informatizzato anche il processo relativo alla gestione delle richieste di nuove codifiche, e delle richieste di manutenzione degli elettromedicali e di tutti i cespiti); i progressi nella gestione del processo di approvvigionamento, riuscendo a razionalizzare gli acquisti e a mantenere sotto controllo le giacenze dei farmaci, con particolare riferimento ai lotti in scadenza; LHS ha reso possibile l’informatizzazione di tutti i documenti di carattere logistico, riferiti sia alla logistica interna sia al rapporto con i fornitori di beni e di servizi. 3) Per l' integrazione con sistemi clinici, le tecniche utilizzate per realizzare le integrazioni con i software clinici hanno permesso di eliminare l’intervento manuale da parte dell’utente nel processo di trasferimento dei dati, che avviene in maniera trasparente e senza elaborazioni intermedie.


Il cliente

"LHS è un'ottima soluzione in termini di flessibilità di utilizzo e di capacità di risposta tempestiva alle esigenze informative. Molto utile è la possibilità di utilizzare viste multidimensionali che facilitano le analisi per i vari segmenti produttivi (attività ambulatoriali, attività di ricovero, ecc.). Infine va considerato che l’adozione del nuovo strumento ha favorito una riorganizzazione della gestione amministrativa della casa di cura"

Roberto Diruscio, Responsabile Controllo di Gestione Sanatrix Gestioni S.p.A.

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Sanità
  • Scenari:
    • Efficienza Operativa
    • Enterprise Resource Planning
    • Infrastruttura
  • Esigenze di Business:
    • Gestione e analisi dei dati
    • Ottimizzazione delle Operation
  • Vantaggi: La soluzione implementata ha consentito di ottimizzare e snellire i processi interni, incrementandone l’efficienza e mettendo sotto controllo tutti i flussi informativi.
  • Risparmio: I vantaggi ottenuti si sintetizzano in: implementazione di una valida piattaforma gestionale finalizzata al controllo e alla misura delle performance aziendali, elevata qualità dei dati e della loro fruibilità, efficace integrazione tra il software sanita
  • Prodotti:
  • Regione: Marche