Microsoft Dynamics NAV, InfoPath e SharePoint per una gestione integrata delle commesse

Data di pubblicazione: 2009

Le esigenzeTop

Gestione informatizzata delle commesse e integrazione con la contabilità
Il business di Idra Patrimonio prevede lavori su commessa a beneficio dei comuni soci. La richiesta di apertura di una commessa veniva processata attraverso l'utilizzo di moduli cartacei, con conseguenti inefficienze di processo e rischio di perdita o duplicazione di informazioni. La prima esigenza della società si è dimostrata quindi l'utilizzo di un'unica base dati condivisa per la gestione di tutte le informazioni relative alle commesse. Inoltre, è emersa la necessità di informatizzare le richieste di apertura e la gestione delle commesse attraverso uno strumento, integrato alla base dati, per la generazione di modulistica sui dati delle commesse stesse. Garantendo univocità e consistenza nel trattamento dei dati, dalla creazione alla contabilizzazione, è risultato dalle analisi che sarebbe stato utile effettuare un'integrazione con l'ERP che gestisce la contabilità. In questo modo, si sarebbero anche evitate operazioni di gestione dei dati sia in contabilità, sia nella base dati esterna.

La soluzioneTop

Integrazione di Microsoft Dynamics NAV, InfoPath e SharePoint
In base alle analisi sui processi aziendali e alle interviste effettuate con gli utenti, è risultato opportuno utilizzare SharePoint: una base dati unica e condivisa sia per la gestione delle informazioni relative alle commesse sia per quanto riguarda i dati anagrafici (cliente, date di pianificazione, date di inizio e fine lavori, informazioni tecniche, etc.).
Inoltre, è risultato opportuno utilizzare InfoPath, uno strumento integrato alla base dati per la creazione e la gestione dell'approvazione di documenti informatizzati relativi ai moduli commesse. In una seconda fase, sarà utile anche l'integrazione tra la creazione delle commesse e la contabilità gestita da Microsoft Dynamics NAV. Nell'ottica di questa integrazione, risulta necessario prevedere un flusso di importazione dalla base dati al sistema ERP per la creazione delle commesse, per gestire nell'ERP stesso i movimenti contabili legati alle commesse aperte.

I beneficiTop

Incremento dell’efficienza del processo di gestione delle commesse
Utilizzando SharePoint come base dati unica e condivisa per la gestione delle commesse e InfoPath come strumento integrato alla base dati per la gestione di documenti informatizzati relativi ai moduli commesse, è stato possibile migliorare in maniera significativa sia l'efficienza del processo di gestione delle commesse sia la qualità dei dati.
Le commesse vengono ora aperte e gestite nei moduli InfoPath, per i quali esistono diverse viste per gli utenti a seconda delle necessità, e vengono salvate in un'unica base dati SharePoint. È prevista inoltre l'implementazione di un processo approvativo, utilizzato per la contabilità, che porti i dati da InfoPath e SharePoint a Microsoft Dynamics NAV. L'importazione dei dati relativi per una gestione integrata con la contabilità consentirà di sfruttare tutte le potenzialità di gestione del modulo commesse di Microsoft Dynamics NAV, in particolare per quanto riguarda il controllo dello scostamento tra ricavi e costi previsti e ricavi e costi consuntivi di ogni singola commessa.


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