Lo IEO punta su Microsoft Office SharePoint Server e sulla Unified Communications

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenze - Le sfide per una Sanità d’eccellenza: trovare i giusti strumenti per la collaborazione e comunicazione internaTop

Nato da un’idea di Umberto Veronesi, l'Istituto Europeo di Oncologia è stato creato nel 1994 per realizzare un modello innovativo di sanità e di ricerca avanzata nel campo dell’oncologia. Diventato nel 1996 Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS), gode oggi di grande prestigio a livello internazionale grazie all’integrazione tra diverse attività di lotta ai tumori: prevenzione e diagnosi, educazione sanitaria e formazione, ricerca e cura. I sistemi informativi e l’ampio spettro di tecnologie informatiche adottate dallo IEO giocano un ruolo di fondamentale importanza per il supporto tecnico-operativo e nel raccordo tra le diverse aree funzionali (Clinica, Amministrativa e Ricerca).
A seguito dell’espansione costante anche a livello geografico dell’Istituto, la sfida più importante è maturata nell’ambito della collaborazione e comunicazione interne. La costruzione di un’efficiente rete Intranet per il collegamento tra i differenti reparti, i laboratori o gli ambiti di amministrazione per la gestione delle pratiche e dei pazienti, ha assunto una rilevanza strategica sempre maggiore. Si è reso necessario un moderno sistema di scambio delle informazioni e dei dati clinici che consentisse la condivisione trasparente e sicura della conoscenza e dei documenti, degli standard e delle procedure, che favorisse la produttività e lo sviluppo interno, al fine di aumentare la qualità dei servizi e risparmiare sui costi, in particolare legati ai servizi di supporto richiesti proprio all’area dei sistemi informativi.
“All’inizio, nella costruzione della nuova Intranet, abbiamo valutato attentamente le soluzioni che la tecnologia metteva a disposizione”, racconta l’Ing. Nicola Spada, Direttore Pianificazione e Controllo e Responsabile dei Sistemi Informativi IEO, “per rendere più agevole l’interazione tra le persone e metterle a maggiore contatto all’interno dell’organizzazione. Ci siamo affidati alle tecnologie Microsoft: con il tempo ci siamo accorti di poter contare su un formidabile strumento per valorizzare e ampliare le funzioni interne all’Istituto, più di quanto potessimo immaginare”.

La soluzione - Attività di gruppo sulla rete Intranet con SharePoint e comunicazione più efficace e diretta con Microsoft CommunicatorTop

“La nuova Intranet dell’Istituto Europeo di Oncologia si basa oggi sulla piattaforma Microsoft Office SharePoint Server 2007 ed è diventata”, come spiega Paolo Zilioli, Responsabile dell’Area Applicazioni dei Sistemi Informativi IEO, “il vero entry point per accedere alla rete ospedaliera da parte dei dipendenti dell’Istituto, un gruppo di utenti potenziali di circa 1.500 unità. La Intranet è strutturata per aree informative pubbliche e dipartimentali in cui si trovano informazioni generali, materiali condivisi, calendari, dati ed elenchi basati sulle Active Directory, e molta documentazione specifica sugli standard e le procedure da seguire nelle differenti aree operative”. Ogni sito dipartimentale è personalizzabile dagli utenti ai quali l’Istituto ha deciso di demandare direttamente la cura e l’aggiornamento. Questi, grazie all’integrazione con i Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, possono sfruttare in pieno le potenzialità offerte da Microsoft Office per costruire semplici applicazioni e workflow, oppure comporre documenti in maniera dinamica sulla base di precise necessità, per esempio legate al customer service o alla comunicazione di informative da presentare ai pazienti al momento dell’accettazione o da inviare a chi prenota una visita.
Dal portale, inoltre, è possibile accedere ad applicazioni specifiche, sviluppate all’interno della piattaforma Microsoft, come per esempio sistemi di prenotazione delle aule o per l’interrogazione della base dati relativa alle prestazioni erogate o alle cartelle cliniche dei pazienti, oggi raccolti in un’anagrafica unica. Dalla Intranet si possono richiamare comunque strumenti anche esterni a Microsoft SharePoint, collegati alla rete tramite Web part. “Questo ambiente di collaborazione interna è sicuramente il più usato dai dipendenti dello IEO ed è raggiungibile anche dall’esterno oppure quando si lavora in mobilità”, racconta Pierandrea De Grandis, responsabile dell’Area Sistemi e Infrastrutture dei Sistemi Informativi IEO. Forefront Unified Access Gateway (precedentemente noto come Microsoft Intelligent Application Gateway 2007) consente infatti agli utenti l’ingresso nella rete ospedaliera anche a chi opera fuori dall’Istituto oppure a chi fa uso di dispositivi mobili, per esempio in area clinica.
Oltre alla collaborazione, IEO ha puntato anche a rinforzare i sistemi di comunicazione integrata, offrendo ai propri dipendenti l’opportunità di sfruttare le tecnologie di Unified Communications per trovare e contattare rapidamente i colleghi per reparto o per funzione utilizzando le informazioni sulla disponibilità, la messaggistica istantanea e i sistemi di VoIP. “La rete Intranet e gli strumenti come Communicator, oggi in dotazione a 250 utenti, rappresentano un sistema complessivo pensato per chi deve condividere informazioni e comunicare rapidamente in tempo reale, per migliorare la qualità dei servizi finali rivolti ai pazienti e condividere informazioni e consulti, per esempio tra medici e personale specializzato”, precisa De Grandis.

I benefici - Dipendenti protagonisti della collaborazione e dello sviluppo di azioni integrate per la condivisione di informazioniTop

La risposta che i dipendenti hanno dato all’implementazione di una nuova rete Intranet basata su tecnologia Microsoft ha giustificato ampiamente l’investimento iniziale. “Oggi sono loro i veri protagonisti dello sviluppo organizzativo. A loro abbiamo affidato la gestione del patrimonio documentale interno e la conoscenza operativa”, dichiara De Grandis. “Abbiamo così moltiplicato per dieci il potenziale che prima era gestito internamente soltanto dai sistemi informativi”, spiega l’Ing. Spada. “La nostra rete Intranet è infatti sufficientemente flessibile per permettere che le persone sviluppino attività senza che si perda la governance sugli strumenti e sull’organizzazione. Il singolo trova spazio adeguato per lavorare e comunicare e ne beneficia l’intera organizzazione”. Là dove le aree funzionali hanno arricchito notevolmente la base dati informativa si sono ottenuti risparmi legati anche alla formazione. “Nei servizi di frontline, gestiti da 100 persone dell’area marketing e dal customer service, la condivisione di documenti e procedure e l’uso dei sistemi di comunicazione hanno avuto successo e sono stati recepiti e sviluppati con attenzione. Nel training dei nuovi collaboratori siamo passati da 6 mesi a 2, riducendo drasticamente i tempi di inserimento dello staff”, precisa De Grandis. A questo si sommano i vantaggi legati alla trasparenza, alla dematerializzazione di molti documenti, alla disponibilità di standard e procedure condivise, oltre alla possibilità per gli utenti della Intranet di fornire risposte uniformi ed efficaci alle persone in cura.

I benefici - Un entry point per la rete dell’Istituto ricco di strumenti che aumenta i livelli di produttività e consente risparmi nella gestione dei sistemi informativiTop

Le tecnologie Microsoft oggi mettono in comunicazione anche ambienti applicativi eterogenei, richiamando le loro funzioni con collegamenti presenti nel portale, consentendo così un unico punto di accesso al complesso mondo di soluzioni che anima la vita di un Istituto Ospedaliero. La semplificazione riguarda anche la comunicazione interna: gli operatori possono connettersi tra loro al momento giusto, utilizzando il metodo più adatto, con le informazioni immediatamente disponibili e condividendo, quando necessario, anche il proprio desktop. Questo favorisce lo sviluppo di azioni di teleconsulto o i meeting a distanza tra operatori sanitari. L’aumento dell’efficienza, l’autonomia nei sistemi di collaborazione e la tracciabilità delle azioni eseguite nel contesto della gestione documentale porta vantaggi diretti alla qualità dei servizi offerti al paziente e indirettamente risparmi sui costi di assistenza e manutenzione in carico all’area dei Sistemi Informativi. “La bontà della soluzione adottata si vede anche nelle prospettive che offre per il futuro”, conclude l’Ing. Spada. “La collaborazione tra aree interne si potrà espandere, per esempio, mettendo in relazione area clinica e ricerca, oppure collaboratori interni e fornitori, senza contare la possibilità di ampliare lo spettro di soluzioni applicative integrate per migliorare ancora i servizi del nostro Istituto”.


Il cliente

"Abbiamo valutato attentamente le soluzioni che la tecnologia metteva a disposizione per rendere più agevole l’interazione tra le persone e metterle a maggiore contatto all’interno dell’organizzazione e ci siamo affidati alle tecnologie Microsoft: con il tempo ci siamo accorti di poter contare su un formidabile strumento."

Ing. Nicola Spada, Direttore Pianificazione e Controllo e Responsabile dei Sistemi Informativi, IEO

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Sanità
  • Scenari:
    • Communication and Portals
  • Esigenze di Business:
    • Comunicazione e collaborazione
  • Vantaggi: Sviluppo di una rete integrata per la collaborazione interna, articolata per siti dipartimentali che aumenta produttività e partecipazione alle attività di gruppo. Comunicazione diretta tra dipendenti via Communicator che consente informazioni sulla disponibilità, messaggistica istantanea e i sistemi di VoIP. Ampliamento della knowledge base di dati, informazioni e documenti condivisi tra gli operatori sanitari.
  • Risparmio: Impiego di Microsoft Office SharePoint Server 2007 per la realizzazione della Intranet dell’Istituto. Adozione di sistemi di comunicazione unificata per la messaggistica istantanea e le videochiamate.
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia