Implementazione Microsoft Dynamics AX per Poliform USA

Data di pubblicazione: 2010

Le esigenzeTop

Poliform è oggi una realtà industriale tra le più significative del settore dell’arredamento internazionale.
Protagonista di un’avventura imprenditoriale di grande successo, l’azienda ha fatto della continua ricerca della qualità la propria missione, rinnovando le proprie proposte per interpretare sempre al meglio gli stili di vita e i trend più contemporanei.

Poliform viene fondata nel 1970, evoluzione di un’impresa artigiana nata nel 1942. Fin dall’inizio l’azienda esprime una forte concezione industriale: il suo obiettivo è quello di sfruttare appieno le potenzialità di una produzione seriale e ingegnerizzata, prestando una costante attenzione alle trasformazioni del mercato, che sta diventando sempre più globale.

La collezione Poliform è organizzata come una scelta ampia e diversificata e comprende sistemi e complementi d’arredo per ogni zona della casa: librerie, contenitori, armadi, letti, cucine e imbottiti.
Poliform è presente in più di 76 paesi del mondo, con due filiali estere: Poliform USA e Poliform UK. Vanta un totale di oltre 800 fra punti vendita e flagship stores. Un vero e proprio network mondiale, in continua crescita, che ha portato il brand Poliform nelle principali città del mondo.

Poliform si è affidata a Kelyan, già suo system integrator, per l’implementazione del sistema gestionale per la sede americana del gruppo, in particolare per la gestione dei quattro showroom e dei due magazzini presenti negli Stati Uniti: l’ERP avrebbe dovuto integrarsi perfettamente con il gestionale in uso presso le sedi italiane.

L’esigenza di Poliform USA di cambiare sistema informativo è stata dettata dalla mancanza di un sistema unico ed integrato: precedentemente i sistemi per la gestione delle aree aziendali erano completamente differenti e disomogenei.

Inoltre Poliform USA aveva la necessità di migliorare la gestione magazzini, e di collegare la gestione logistica e commerciale all’area contabile.

Poliform richiedeva un sistema informativo che garantisse un migliore servizio agli utenti, configurato in base ai ruoli e di semplice utilizzo, e che permettesse di migliorare le possibilità di analisi del mercato sulla base dei dati gestionali.

Un ulteriore punto focale che il nuovo ERP avrebbe dovuto garantire era l’accesso al sistema da parte di Poliform Italia: considerata la suddivisione nel territorio Americano delle differenti sedi e la gestione in Italia del sistema un’esigenza fondamentale è stata quella di garantire livelli di servizio in funzione di differenti fusi orari (tra Italia e Stati Uniti e all’interno degli stessi Stati Uniti).

Kelyan ha proposto Microsoft Dynamics AX come soluzione più confacente alle esigenze del cliente.

La soluzioneTop

Il progetto è stato implementato in tre fasi successive, sviluppate in periodi temporali differenti, che hanno portato alla copertura delle primarie esigenze aziendali.
Le tre fasi hanno visto l’implementazione rispettivamente delle aree:

Contabilità
- Contabilità generale
- Contabilità clienti e fornitori
- Calcolo tasse

Magazzini
- Gestione anagrafica magazzini e ubicazioni
- Ricevimento automatico da Poliform Italia delle Packing List
- Generazione automatica dei colli a magazzino
- Gestione dei magazzini di transito
- Gestione liste di prelievo
- Generazioni documenti di trasporto per vendita e per trasferimenti interni
- Valorizzazione magazzino
- Avanzamento ordini commerciali in funzione della consegna colli
- Gestione composizione container
- Stampa etichette per colli
- Lettura barcode colli in ingresso e uscita

Retail
- Anagrafica showroom e organization chart
- Anagrafica business relation
- Anagrafiche clienti e fornitori
- Dati marketing
- Gestione del progetto di vendita
- Gestione offerta di vendita
- Gestione ordine cliente e ordine fornitore
- Avanzamento stato ordini
- Stampa documentazione legale
- Caricamento automatico listini Poliform Italia per complementi
- Classificatore di prodotto
- Calcolo tasse e costi di delivery e installazione su ordine
- Gestione modifiche all’ordine
- Collegamento con area magazzini per invio autorizzazione alle consegne
- Gestione acconti
- Gestione listini di vendita
- Gestione sconti multipli
- Gestione autorizzazioni utente e livelli i accesso ai dati sensibili per gerarchia utenti
- Calcolo prezzi e sconti per clienti “trade” e “retail”

Assistenza sistemistica Kelyan
- Installazione server presso IDC Telecom con assistenza sistemistica 24/24
- Strutturazione di un gruppo di progetto disponibile al supporto in orari extralavorativi

I beneficiTop

Microsoft Dynamics AX, grazie alla capacità di supportare le strutture industriali multisede, si è dimostrato la soluzione ideale per le esigenze espresse da Poliform.
Il management di Poliform è in grado di ottenere analisi statistiche in tempo reale, relativamente ad acquisti e vendite delle filiali USA direttamente dall’Italia grazie all’integrazione informativa con la sede Italiana.

Grazie alla implementazione di Microsoft Dynamics AX ora Poliform è in grado di avere una completa integrazione tra l’area retail, la logistica e la contabilità. Gli elementi fondamentali che hanno permesso un immediato ritorno dell’investimento fatto possono essere riassunti nei seguenti punti:

- analisi dettagliata delle giacenze di magazzino per sede (magazzino e showroom) in termini di confezioni/ordine di vendita
- calcolo automatico del costo del venduto in funzione delle consegne
- calcolo automatico del valore giacenze di magazzino
- reperimento delle confezioni in magazzino in base a caratteristiche fisiche (locazione) e commerciali (tipo ordine, cliente finale, etc.)
- analisi delle forniture di tipo display presso showroom
- gestione del calcolo tasse in funzione della sede di destinazione
- automazione del processo di incasso / spedizione merce
- automazione tra spedizioni Poliform Italia e ricevimenti Poliform USA
- condivisione composizione container tra Poliform USA e Poliform Italia

Come prodotto strategico scelto da Poliform per la gestione delle sedi estere, il grosso vantaggio ottenuto è una uniformità di “linguaggio” tra le varie sedi in termini di analisi del dato gestionale. La possibilità di ottenere aggregazioni di dati differenti come contenuto ma uniformi in quanto a struttura garantisce la possibilità di effettuare analisi di immediata lettura.


Il cliente

"L’integrazione tra i vari moduli e la disponibilità immediata del dato aggiornato consentono alla direzione di effettuare le scelte strategiche più appropriate e di reagire ed interagire prontamente con tutti gli attori del mercato."

Dott. Silvano Anzani - Responsabile dei sistemi informativi

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Manifatturiero
  • Scenari:
    • Business Intelligence
    • Business Productivity
    • Efficienza Operativa
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
    • Gestione e analisi dei dati
    • Ottimizzazione dei costi
    • Ottimizzazione delle Operation
  • Vantaggi: Inserire una frase che contenga un’idea del risparmio ottenuto, in termini di costi, di tempo, di risorse o di agevolazioni, grazie alle soluzioni implementate. Automazione del processo di valorizzazione delle vendite e del magazzino, automazione dei processi di fatturazione attiva e passiva tra la logistica e la contabilità.
  • Risparmio: Integrazione tra le aree strategiche dell’azienda (contabilità, retail, magazzino) e possibilità di acceso a dati uniformi da parte delle differenti sedi aziendali e della sede Italiana.
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia