Addio carta, le delibere si approvano direttamente dal PC

Data di pubblicazione: 2008

Le esigenzeTop

Dematerializzazione, una rivoluzione che coinvolge anche le delibere
Gestire l’intero iter di elaborazione, approvazione e archiviazione delle delibere della Giunta e del Consiglio Provinciale dall’interno di Word 2007 grazie a componenti aggiuntive realizzate in .NET dal team di sviluppo dell’Ufficio Sistema Informativo: per vincere la sfida della dematerializzazione e dell’efficienza, la Provincia di Perugia ha scelto questa soluzione innovativa e intelligente, che assicura rapidità e trasparenza al processo di formazione delle decisioni degli organi politici dell’amministrazione. “Avevamo l’esigenza di modernizzare tutte le fasi di una procedura complessa quale la creazione delle delibere, cui partecipano numerosi soggetti della Provincia, dagli addetti degli uffici competenti per materia ai dirigenti d’area e di servizio, al livello politico. Con il nuovo applicativo web-oriented, basato su Microsoft SharePoint e Office 2007, siamo riusciti ad abbandonare carte e faldoni che rallentavano l’iter e appesantivano ogni passaggio. Il risultato è la dematerializzazione completa del flusso documentale, che ha aumentato sensibilmente l’efficienza e, contemporaneamente, i livelli di sicurezza e di trasparenza dell’Ente”, spiega Gabriele Giglioni, Responsabile Ufficio Sistema Informativo della Provincia di Perugia.

La soluzioneTop

Dalla carta alle scrivanie virtuali
L’importanza e la complessità della procedura da informatizzare ha richiesto uno sviluppo attento delle diverse funzionalità. Ogni passaggio dell’iter e le possibili varianti procedurali sono stati analizzati e previsti dall’applicazione di workflow, con il pieno rispetto dei requisiti di legge in materia di produzione di atti amministrativi. Dalla creazione del testo all’aggiunta di note e modifiche, fino all’approvazione con la firma digitale, tutto avviene sulle “scrivanie virtuali” dei soggetti coinvolti. In questo modo anche l’accesso agli atti è divenuto più sicuro e trasparente, rendendo facilmente tracciabili e identificabili le modifiche (evidenziate con la logica del post-it) e le varie versioni del testo, così come gli autori delle variazioni. La bozza di delibera non viene approvata finché non ha apposte le firme digitali del Presidente, dell’Assessore competente, del Dirigente di riferimento e del Segretario Generale.
“Gestione documentale degli atti deliberativi”, questo il nome dato alla soluzione dalla Provincia di Perugia, che dopo una fase di test, che si sta concludendo con successo, governerà il processo di elaborazione e approvazione delle delibere di Giunta e Consiglio della Provincia di Perugia, per un totale – in media – di circa mille atti l’anno.

I beneficiTop

Il vantaggio di un’interfaccia nota e apprezzata
L’introduzione dell’applicativo di workflow ha riscosso subito l’apprezzamento da parte degli oltre 400 utenti che, a vario titolo, possono essere coinvolti nel processo di formazione delle delibere. L’integrazione con gli strumenti di produttività personale da sempre utilizzati dai dipendenti - la suite Microsoft Office e, in particolare, Word - ha reso immediata l’adozione della soluzione negli uffici e ridotto al minimo l’attività di formazione per gli utenti. Non sorprende che sia stata la Provincia di Perugia ad adottare per prima una soluzione così avanzata né che sia riuscita a farlo con risorse interne, sebbene affiancate dai consulenti di Ecobyte, Microsoft Gold Certified Partner. Infatti, nel panorama della P.A. locale, la Provincia di Perugia si è sempre distinta per la propensione all’innovazione e per la competenza del suo team di sviluppo. Afferma infatti Giglioni: “La nostra idea è che mantenersi al passo con gli ultimi sviluppi della tecnologia può essere più complesso, ma è comunque sempre pagante, perché aumenta la qualità e la velocità di risposta dell’amministrazione alle esigenze dei cittadini, riduce la dipendenza dai fornitori e aumenta il livello culturale e di competenze dell’intera amministrazione, vero patrimonio e valore per il futuro”.


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