L’Istituto Universitario Europeo risparmia 139.000 € con l'upgrade della messaggistica

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenzeTop

L'Istituto Universitario Europeo (EUI) svolge attività di ricerca in ambito europeo in settori quali economia, legge, storia, scienze sociali e politiche. Il dipartimento IT dell'EUI gestisce un'infrastruttura IT affidabile e aggiornata. "La tecnologia svolge un ruolo importante nel supportare la ricerca accademica superiore presso l'EUI", dice Marco Rulent, direttore Computing Service presso l'Istituto Universitario Europeo. "In questo modo siamo certi che gli strumenti tecnologici che forniamo soddisfino le elevate aspettative del nostro staff accademico e dei ricercatori". Per questo il dipartimento IT voleva aggiornare il servizio di posta elettronica dell'istituto, che era protetto da una soluzione antivirus di terzi. L'EUI aveva Microsoft Exchange Server 2003 come soluzione di messaggistica e collaborazione e lo staff IT si occupava della manutenzione di circa 2.500 mailbox per lo staff, i ricercatori, i laureati e tutte le persone coinvolte nelle attività dell'Istituto. Tuttavia, i ricercatori desideravano avere una mailbox con una memoria superiore ai 250 MB disponibili. "Eravamo alla ricerca di una soluzione di archiviazione per raddoppiare lo spazio di ogni mailbox, ma avremmo dovuto investire in memoria, licenze e collaboratori extra", dichiara Michael Goerke, IT Systems Manager presso l'Istituto Universitario Europeo. "Inoltre, i nostri utenti volevano anche una migliore soluzione di posta basata sul Web. Pensavamo di passare a Microsoft Exchange Server 2007 ma avremmo dovuto effettuare una migrazione e sostenere elevate spese a livello di hardware". I ricercatori non erano soddisfatti dei downtime programmati per la manutenzione del servizio di posta elettronica. "In qualsiasi momento si decidesse di programmare la manutenzione, c'era sempre qualcuno che stava lavorando", sostiene Goerke. "Nel frattempo, io e i miei colleghi ricevevamo continuamente richieste di intervento quando il sistema si bloccava".

La soluzioneTop

Lo staff IT desiderava offrire un servizio di posta elettronica più affidabile e scalabile a sostegno della comunità accademica dell'EUI, ma le soluzioni che avevano valutato erano troppo costose. Di fronte alla necessità di soddisfare un'esigenza di business entro i limiti di un rigido budget IT, Rulent e i suoi colleghi passavano a un diverso paradigma tecnologico, il Cloud Computing. "Una soluzione su base cloud aveva senso perché ci trovavamo in una situazione di stallo con le nostre capacità di memoria interne", ricorda Rulent. "Abbiamo valutato altri provider importanti, ma abbiamo scelto i cloud services di Microsoft perché ci hanno offerto un contratto più chiaro, un sistema di protezione dei dati e un Service Level Agreement. Inoltre, ci fidavamo di più del supporto di Microsoft". "Utilizziamo Microsoft Office 2007, che è perfetto per noi", aggiunge Goerke. "Altri provider di cloud service ci avrebbero obbligati a lavorare in modo diverso, in particolare per quanto riguarda la condivisione di informazioni attraverso le mailbox e l'interoperabilità con gli strumenti produttivi di nostra scelta. Con Microsoft Exchange Online, l'interfaccia utente è già nota e le persone possono abituarsi molto più facilmente". A marzo 2010, l'EUI ha acquistato 2.500 licenze di Microsoft Exchange Online, un servizio di messaggistica aziendale ospitato da Microsoft, basato su Exchange Server 2007 e offerto attraverso Microsoft Online Services. Exchange Online offre una soluzione di messaggistica completa con un massimo di 25 GB di memoria per ogni mailbox, con un semplice canone mensile per utente. Elimina, inoltre, l'obbligo da parte dell'università di installare, configurare e controllare la tecnologia di messaggistica internamente per i suoi utenti. Goerke ha fatto coesistere gli Active Directory Domain Services interni dell'università e i Microsoft Online Services utilizzando lo strumento di sincronizzazione delle directory di Microsoft (Directory Synchronization).

I beneficiTop

Ora l'EUI può offrire uno spazio di memoria 100 volte superiore e un servizio di posta elettronica su base Web migliore, con un risparmio considerevole.
Costi ridotti
"Exchange Online è una soluzione efficace in termini di costi e offre funzionalità che vanno ben oltre le nostre capacità interne", ammette Rulent. "Eseguire l'upgrade della nostra soluzione Exchange Server per offrire a 2.500 utenti mailbox da 25 GB con protezione della privacy ci sarebbe costato 246.000 euro. Con Exchange Online abbiamo speso solo 107.000 €, con un risparmio del 43%".
Maggiore produttività
Goerke non si deve più occupare della manutenzione dell'infrastruttura di messaggistica dell'università, e così può lavorare in modo più produttivo sui progetti IT strategici. "Io e i miei colleghi risparmieremo il 25% del nostro tempo. E i nostri ricercatori sono molto contenti dell'eliminazione dei downtime previsti per l'installazione mensile dei patch, così possono continuare a lavorare quando ne hanno bisogno".
Servizio e-mail più affidabile
L'uptime programmato del 99,9 % garantito da Microsoft fa tirare un sospiro di sollievo a Rulent. "Con Exchange Online sono molto più sicuro della disponibilità del nostro servizio di posta elettronica".
Necessità di business soddisfatte
Sollevato dalla manutenzione della soluzione , il dipartimento IT può soddisfare meglio le necessità degli utenti e migliorare i servizi per la comunità dell'EUI. "Oggi possiamo offrire ai laureati un servizio e-mail ad un costo prevedibile e facilmente gestibile, promuovendo i rapporti con i nostri migliori sostenitori: i nostri ex ricercatori", dice Rulent. E poiché Microsoft si occupa di tutte le operazioni di manutenzione e degli aggiornamenti, gli utenti EUI avranno sempre a disposizione la più recente tecnologia di messaggistica disponibile senza l'impegno costante da parte del dipartimento IT. "Anziché fare i salti mortali per stare al passo con le necessità della nostra comunità accademica, l'IT può utilizzare Exchange Online per soddisfare le richieste dell'EUI e risparmiare denaro.


Il cliente

"L'upgrade della nostra soluzione Exchange Server per 2.500 utenti mailbox da 25 GB ci sarebbe costato 246.000€. Con Exchange Online abbiamo speso solo 107.000€, con un risparmio del 43%."

Marco Rulent, Direttore, Computing Service, Istituto Universitario Europeo

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Education
  • Scenari:
    • Cloud computing
  • Esigenze di Business:
    • Aggiornamento dei server
    • Efficienza e produttività
  • Vantaggi: Marco Rulent, Direttore, Computing Service, Istituto Universitario Europeo; necessità di business soddisfatte; servizio e-mail più affidabile; maggiore produttività.
  • Risparmio: Aggiornamento del servizio di posta elettronica dell'istituto, che era protetto da una soluzione antivirus di terzi; necessità di mailbox con una memoria superiore ai 250 MB disponibili.
  • Prodotti:
  • Regione: Toscana