Con Microsoft Dynamics NAV, Ecotech ha il dato corretto al momento giusto

Data di pubblicazione: 2012

NecessitàTop

Le esigenze di un’azienda come Ecotech sono quelle tipiche di un’azienda di distribuzione che lavora principalmente tramite magazzino, aggiungendone altre, tipiche sia del settore in cui si opera sia dell’azienda come tale. Il focus era ed è rivolto in modo particolare al cliente e a tutto ciò che ruota attorno alla trattativa commerciale; questo sia per assolvere alle esigenze e richieste del cliente stesso, sia per raggiungere gli obiettivi di vendita previsti ad inizio anno, col raggiungimento di un adeguato margine di contribuzione. Tutto ciò si è estrinsecato nel porre particolare attenzione ad alcune fasi del processo aziendale d’acquisto e vendita. In particolare era importante ottenere un documento di offerta con caratteristiche di layout precise e con informazioni prese, non solo dal sistema gestionale, ma anche editate direttamente dal personale dell’ufficio commerciale secondo uno schema non standardizzabile. Offerta che avrebbe poi portato alla creazione dell’ordine di vendita ufficiale, con prezzi desunti sia dall’andamento del mercato sia dal confronto con gli ultimi fatturati in ordine di tempo. A valle di questo processo, assumeva poi particolare importanza anche il controllo delle consegne dei fornitori e conseguente puntualità delle forniture ai propri clienti, alcuni dei quali con luoghi di consegna sparsi in tutta Italia. Infine, per un particolare cliente, era necessario implementare un sistema che consentisse di scambiare gli ordini di vendita, gli ordini di conto deposito e le fatture previste, in modalità automatica tramite acquisizione di file forniti dal cliente stesso.

SoluzioneTop

Ecotech opera in un settore dove le specifiche dell’articolo sono rilevanti, pertanto si è agito potenziando la scheda anagrafica, aggiungendo tutte quelle informazioni da riportare obbligatoriamente nella dichiarazione di conformità (creata ad-hoc) quali l’ente di riferimento, il capitolato e l’origine del prodotto. Sotto quest’aspetto si è poi potenziata la gestione del lotto, aggiungendo a quello interno di Ecotech una seconda codifica fornita dal costruttore. A livello di offerta si è agito su due versanti. Il primo: la personalizzazione del modulo di offerta, sfruttando l’oggetto “Style-sheet” di Microsoft Dynamics NAV, aggiungendo sul Gestionale la possibilità di spedire il documento via mail al cliente come allegato PDF. Il secondo: la presentazione di un prezzo di vendita di default uguale all’ultimo fatturato al cliente specifico. Inoltre si è anche data la possibilità di gestire un Kit “dinamico”, vale a dire un Kit i cui componenti sono indicati in tempo reale in sede di compilazione dell’offerta o dell’ordine. Per monitorare la puntualità delle consegne dei fornitori e le forniture di Ecotech ai clienti si è agito: lato fornitore, creando uno strumento di valutazione che, sulla base dei giorni di ritardo definibili a set-up secondo determinate fasce, consentisse di indicare il livello di affidabilità di ognuno nella rispettiva scheda anagrafica; lato Cliente, creando un cruscotto che consentisse di monitorare l’inevaso complessivo, e da qui, tramite filtri semplificati e una navigazione integrata sugli altri moduli di Microsoft Dynamics NAV, controllare i tempi di consegna presunti da comunicare. Per controllare l’andamento delle vendite si è creato un report ad-hoc che evidenzia i dati di fatturato per fasce temporali mensili nell’arco dell’anno solare, con dati raggruppati per specifico cliente/famiglia articolo (e viceversa) e confronto tra anno corrente e anno precedente. Infine, su un cliente strategico, si è automatizzato il processo di caricamento dei dati da esso forniti, riguardanti: gli articoli da spedire in conto deposito, i consumi effettivi di tali articoli (che pertanto diventano dati utili alla creazione automatica delle fatture di vendita) e, da ultimo, i propri ordini d’acquisto.

BeneficiTop

Lo sviluppo dello scheda articolo, relativamente alla sezione inerente i riferimenti tecnici e le specifiche, unitamente all’utilizzo del doppio codice di lotto (interno e del costruttore) e la personalizzazione della stampa della dichiarazione di conformità ha portato ad un decremento delle richieste di chiarimento del cliente relativamente al rispetto delle forniture concordate in sede di trattativa commerciale. Trattativa commerciale che ora è più snella ed efficiente sia grazie al documento di offerta creato ad-hoc (il quale può essere spedito in tempo reale via mail al cliente) sia grazie alla puntualità nella definizione dei prezzi di vendita. Dal punto di vista del controllo della supply-chain, lo strumento di valutazione dell’affidabilità del fornitore, congiuntamente al cruscotto di controllo degli inevasi a cliente, ha comportato la possibilità di informare tempestivamente sia il fornitore sia il cliente su eventuali criticità sulle forniture e quini intraprendere in tempi celeri le eventuali azioni correttive. Il report sul fatturato ha consentito un controllo puntuale dell’andamento del fatturato, non solo a livello globale aziendale, ma per specifico cliente e classe merceologica di vendita. Ciò grazie anche al confronto per periodi omogenei sull’anno precedente. Infine, l’implementazione dei programmi che consentissero il caricamento automatico sul Gestionale dei dati forniti dal cliente strategico ha comportato sia un deciso taglio del tempo impiegato per assolvere a tale operazione sia una maggiore precisione ed accuratezza dei dati stessi presenti a sistema.


Il cliente

"I vantaggi ottenuti rispetto al precedente gestionale sono innumerevoli, uno su tutti: il dato corretto al momento giusto senza inutili perdite di tempo in ricerche prolisse."

Lorenzo Castellani, Coordinatore Area Vendite

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Commercio e Distribuzione
  • Scenari:
    • Enterprise Resource Planning
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
  • Prodotti:
  • Regione: Emilia-Romagna