Microsoft Dynamics NAV per l’ottimizzazione dei processi e l’integrazione delle informazioni

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenzeTop

Il sistema informativo costituisce per CARFULLSERVICE il principale strumento di lavoro, gestendo nello specifico contratti e servizi erogati attraverso l’attività di terze parti (officine meccaniche e gommisti) con le quali è necessario, visti i volumi in gioco, scambiare e condividere informazioni in tempo reale. La velocità e l’affidabilità dell’informazione costituiscono un elemento primario per ottenere l’alto livello di servizio al cliente con cui si presenta al mercato.
Dalle prime fasi di vita del progetto, la Direzione Aziendale ha dedicato molto tempo ed attenzione alla definizione dei processi organizzativi ed alla conseguente scelta delle soluzioni informatiche e dei partner con cui implementarle. Un elemento fondamentale nella scelta del software è stata la flessibilità e la velocità nella parametrizzazione e personalizzazione sulla base delle specifiche dei processi. Altro aspetto rilevante nella scelta è stata la facilità di integrazione del sistema gestionale con soluzioni esterne specifiche per il business CARFULLSERVICE, quali l’interfaccia con il portale Web per la quotazione delle offerte e l’acquisizione dei contratti, il sistema di convenzionamento delle officine e il software di gestione delle authority sugli interventi delle officina.

La soluzioneTop

Ad inizio 2009, sulla base delle esigenze evidenziate, CARFULLSERVICE ha scelto come soluzione per il proprio sistema informativo gestionale Microsoft Dynamics NAV e Novus, socio fondatore del Consorzio DYgroup, come partner per implementarlo. Criterio di valutazione del partner è stata la competenza maturata sul prodotto e sulle problematiche relative ai processi di gestione contratti di servizi e di assistenza tecnica.Microsoft Dynamics NAV è stato arricchito con il modulo certificato NAV SERVICE di Novus per la gestione dei contratti di servizi e degli ordini di assistenza.
Al fine di raggiungere l’obiettivo di integrare il più possibile il flusso delle informazioni in azienda tra i vari sistemi informatici utilizzati (gestionale contabile, dipartimentali, di terze parti), su Microsoft Dynamics NAV sono state realizzate numerose integrazioni, tra cui ricordiamo:
in Microsoft Dynamics NAV è stato sviluppato un “quotatore” che consente, sulla base delle informazioni del veicolo reperite attraverso l’interfaccia con i dati di identificazione del veicolo forniti periodicamente da un gestore esterno, e utilizzando tabelle parametriche di valorizzazione dei servizi selezionati, di ottenere il prezzo da applicare al singolo contratto. L’utilizzo di tabelle parametriche ha fornito agli utenti CARFULLSERVICE una notevole libertà nella gestione del dato senza dover intervenire necessariamente sui programmi. La procedura di quotazione viene utilizzata sia all’interno di Microsoft Dynamics NAV nell’inserimento dei contratti, sia dal portale WEB www.carfullservice.it, attraverso la rete di vendita CARFULLSERVICE costituita da agenti e concessionari auto. Questi possono creare un’offerta online che, qualora accettata, diventa automaticamente contratto in Microsoft Dynamics NAV;
CARFULLSERVICE ha implementato uno strumento geolocalizzato di supporto al workflow di audit e convenzionamento delle officine di assistenza tecnica, che ha consentito di valutare e convenzionare oltre 4000 officine in tutta Italia garantendo la copertura territoriale del servizio; questa soluzione è stata interfacciata con Microsoft Dynamics NAV per l’acquisizione automatica dell’anagrafica officine che completano con successo il processo di convenzionamento;
il dipartimento tecnico di CARFULLSERVICE che fornisce ai Clienti ed alle officine assistenza tecnica ed effettua l’authority degli interventi utilizza un software specifico con cui Microsoft Dynamics NAV è collegato real time al fine di scambiare le informazioni sui contratti, sui servizi acquistati e gli interventi autorizzati per definire in automatico le fatture di riaddebito e automatizzare il più possibile il controllo fatture passive dalle officine di assistenza;
al fine di terziarizzare la gestione degli incassi delle fatture attive, è stato implementato con una delle principali banche italiane, un flusso esteso di remote banking. Questo invia il documento fattura attiva al sistema bancario che ne cura la stampa, l’invio al Cliente, ne gestisce l’incasso e invia di ritorno la riconciliazione contabile.

La facilità e flessibilità dell’ambiente di sviluppo di Microsoft Dynamics NAV e l’integrazione fra i diversi applicativi, realizzata attraverso la condivisione di Microsoft SQLServer 2008 come database per tutte le applicazioni, ha consentito di integrare il flusso delle informazioni in azienda in tempi brevi e con costi contenuti.

I beneficiTop

Grazie a Microsoft Dynamics NAV e Dygroup/Novus , CARFULLSERVICE è riuscita in breve tempo ad implementare un sistema informativo integrato mantenendo gli obiettivi di tempi e costi definiti nel business plan per la realizzazione del sistema.
Grazie alla visione strategica del management CARFULLSERVICE sull’utilizzo della tecnologia come strumento indispensabile per l’ottimizzazione dei processi e per la relativa riduzione dei costi, il sistema informativo consente di gestire un volume significativo di contratti e documenti gestionali.
La relazione consolidata con Novus, e la piattaforma applicativa Microsoft Dynamics NAV garantiscono al Cliente un livello tecnologico che costituisce lo standard di mercato per le soluzioni gestionali. Consente inoltre a CARFULLSERVICE di poter cogliere tutte le opportunità offerte dalla piattaforma Microsoft per automatizzare e ottimizzare il processo operativo, fornire alla direzione strumenti evoluti di analisi e di controllo dell’azienda.


Il cliente

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Servizi
  • Scenari:
    • Enterprise Resource Planning
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia