Provincia di Ravenna, collaborare grazie a una Intranet su misura

Data di pubblicazione: 2007

Le esigenzeTop

Un’istituzione per il governo del territorio
La Provincia di Ravenna è distribuita su 17 sedi e coordina servizi per il governo e l’assetto del territorio, con particolare attenzione al mercato del lavoro, alle attività produttive, alla viabilità, alla formazione, alla sicurezza e all’ambiente.
Nel corso degli anni gli strumenti più utili per comunicare all’interno delle sedi provinciali si sono dimostrati la posta elettronica e una rete intranet. Il servizio era costituito da un’area di back office e un front end per il contatto tra dipendenti, un portale basato su protocollo HTTP e costituito di pagine Web. Entrambi i lati della intranet, tuttavia, mostravano sia difficoltà di aggiornamento, sia limitata efficienza nel governo dei processi informativi. Alla difficoltà nella gestione degli accessi si sommavano il basso livello di collaborazione e l’uso esagerato della posta elettronica per lo scambio di file. Per migliorare i flussi informativi e l’efficienza della intranet, come ricorda Andrea Bondi, responsabile dei Sistemi Informativi della Provincia di Ravenna, “era necessario introdurre strumenti per facilitare l’aggiornamento, condividere e raccogliere in un unico punto l’informazione, evitare la replica dei dati, categorizzare la documentazione secondo principi comuni, permettendo ai gruppi di lavorare insieme”.

La soluzioneTop

Contenuti sotto controllo con SharePoint Portal Server
La soluzione adottata per realizzare questi obiettivi è Microsoft SharePoint Portal Server 2003.
Quattro innovazioni hanno facilitato la raccolta e l’elaborazione dei dati e di conseguenza il lavoro di gruppo. In primo luogo l’accesso al portale è diventato più semplice e sicuro. Microsoft SharePoint Portal Server 2003 ha permesso, inoltre, di centralizzare le informazioni in un unico portale condiviso. La terza novità: la struttura delle informazioni è per livelli. Infine, è stata introdotta la possibilità di categorizzare la documentazione informatica secondo le medesime caratteristiche con cui viene trattata quella cartacea, ovvero secondo le classi stabilite nel Piano Esecutivo di Gestione (PEG) della Provincia e fissate in maniera univoca per ogni dipendente. La nuova intranet della Provincia non ha puntato soltanto alla riorganizzazione dei contenuti, ma anche al conseguente miglioramento e alla valorizzazione dei processi produttivi collettivi e individuali.
Lo spazio Web a disposizione dei dipendenti ora è organizzato in tre diverse macroaree: un’area pubblica, i siti dipartimentali di lavoro, quelli personali degli utenti della Intranet stessa. Questa ripartizione riproduce i livelli di interazione con le informazioni e le competenze di ogni dipendente.

I beneficiTop

Vantaggi operativi, cooperazione, categorizzazione
L’adozione della tecnologia Microsoft ha permesso ai dipendenti della Provincia di Ravenna di sfruttare le nuove potenzialità senza modificare il proprio modo di lavorare, evitando in questo modo oneri aggiuntivi per la formazione del personale. Oltre a questo, Microsoft SharePoint Portal Server 2003 ha contribuito anche al risparmio in termini di tempo nella realizzazione di attività interne.
Il portale della Provincia evita, inoltre, agli utenti di inviare e-mail con pesanti allegati. Questi, salvati nella intranet, sono richiamati nei messaggi di posta soltanto attraverso link. Al tempo stesso la nuova intranet presenta in un’unica area operativa numerosi elementi: contenuti, strumenti di comunicazione e produttività, messaggi in ingresso e in uscita, evitando così dispersioni e repliche di documenti. La strutturazione per livelli informativi e siti dipartimentali agevola, inoltre, la collaborazione, rinforzando la comunicazione “orizzontale”. Anche l’upload e il download di documenti avviene secondo regole prestabilite, comuni a tutti i dipendenti. Grazie all’integrazione dei Microsoft Windows SharePoint Team Services, infine, la nuova intranet della Provincia di Ravenna utilizza a pieno anche le potenzialità offerte da Microsoft Office 2003.


Case History in breve

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