Mettere al centro il lavoro del dipendente pubblico

Data di pubblicazione: 2007

Le esigenzeTop

Una rete interna per migliorare l’efficienza, una intranet più avanzata e integrata ai processi
Il Veneto è una della maggiori Regioni italiane per numero di abitanti e capacità economica e produttiva. Il recente Rapporto Statistico 2007 definisce la sua amministrazione pubblica “efficiente” e “in grado di contenere la spesa”. Utilizza infatti soltanto il 13% del Pil per personale e acquisto di beni e servizi e conta 4,8 addetti per 100 abitanti. Questi due fattori hanno di conseguenza spinto la Regione Veneto ad adottare politiche di innovazione per il miglioramento dell’efficienza e della produttività interna agli uffici pubblici. Tra le iniziative più recenti si pone la realizzazione di una nuova rete intranet regionale che rispondesse alla necessità di maggiore collaborazione interna, condivisione delle informazioni, velocità nella gestione dei procedimenti e coinvolgimento del dipendente pubblico nei processi organizzativi.
“La precedente versione di intranet regionale”, racconta Gianluigi Cogo della Direzione Sistema e responsabile delle architetture web innovative”, era una ‘clonazione’ di tecnologie per Internet all’interno di una rete locale. C’era la Bacheca, un server Web e i contenuti venivano pubblicati manualmente attraverso strumenti di authoring da un servizio centralizzato. L’aggiornamento era lento: la visibilità dei contenuti, la tassonomia e le evidenze utili a ciascun gruppo di lavoro erano poco sviluppate”.

La soluzioneTop

La scelta di SharePoint Services e SharePoint Portal Server
La Direzione Sistema Informatico della Regione Veneto ha ritenuto opportuno aggiornare l’infrastruttura con l’installazione di Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 e Windows SharePoint Services, affiancando Microsoft Live Communication Server e Microsoft Office Communicator per la messaggistica istantanea e la comunicazione integrata. L’insieme di queste tecnologie ha permesso alla Giunta Regionale di offrire ai dipendenti un’area di lavoro per lo scambio di informazioni e documenti e per la comunicazione integrata. “La tecnologia Microsoft”, spiega Gianluigi Cogo, “consente di arricchire e personalizzare il portale con strumenti di comunicazione integrata o sviluppare mesh-up di applicazioni di nuova generazione, tipiche del Web 2.0”. “Le Rappresentanze Sindacali Unitarie”, afferma Bruno Salomoni, dirigente della Direzione Sistema Informativo della Regione Veneto, “hanno avviato un sondaggio comune a tutte le Direzioni per svolgere un’indagine di clima sul tema dei percorsi di carriera e sul controllo delle presenze”. Precisa Gianluigi Cogo: “Oltre agli applicativi della famiglia Office, abbiamo integrato anche componenti di terze parti. Il caso più significativo riguarda l’uso di Moodle, piattaforma di e-learning attraverso la quale la Regione eroga corsi su come usare al meglio la rete intranet. Microsoft ci ha fornito tutti i learning objects e fornito assistenza per mettere in comunicazione Microsoft Office SharePoint Portal Server con questo strumento. E’ stato un successo!”.

I beneficiTop

Una nuova razionalizzazione dei processi di lavoro
I benefici derivati dalla realizzazione di una intranet di nuova generazione sono molteplici. “Prima si lavorava su fogli di carta oppure si intasava l’email per fare circolare la documentazione”, spiega Bruno Salomoni. “Questa dinamica non è sparita, ma è stata fortemente ridimensionata. È aumentata inoltre la partecipazione alla creazione di documenti: l’impegno verso attività di gruppo è oggi superiore. A livello di unità organizzative si è innescato una sorta di processo di emulazione delle pratiche migliori. Inoltre, non esiste più il problema della condivisione dei file: prima era locale e poco sicura, con la nuova intranet invece è protetta poiché avviene a livello centrale”.
La nuova intranet ha rinforzato anche la comunicazione orizzontale. A disposizione dei dipendenti ci sono calendari condivisi, strumenti di instant messaging e per l’application sharing e programmi per inoltrare posta e avvisi. I dipendenti con responsabilità più elevate possono generare anche workflow per l’approvazione di richieste, autorizzazioni e documenti, mentre i lavoratori che operano in mobilità possono usufruire di tutti i servizi grazie a un accesso via VPN che consente la consultazione della intranet in modalità remota. “Ognuno ha sempre a disposizione il suo ufficio”, dichiara Bruno Salomoni. “Quando si spostano di ufficio o di sede i direttori non hanno più la necessità di interagire continuamente con la propria segretaria”.


Il cliente

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