Microsoft Dynamics NAV a supporto della crescita e dello sviluppo del business nel settore retail

Data di pubblicazione: 2012

Le esigenzeTop

La storia di Gallisport Company S.p.A. comincia a metà degli anni ’60, quando l’azienda diventa uno dei principali protagonisti della vita turistica della Livigno di quegli anni attraverso il noleggio e la vendita di articoli sportivi. Grazie alla lungimiranza e alle capacità di Gianluigi Galli, negli anni la società amplia il proprio business specializzandosi sempre più nella vendita di prodotti sportivi e, in seguito, avviando la distribuzione dei brand più conosciuti e importanti nel mondo della moda, fino all’apertura di punti vendita in diverse città d’Italia e, negli ultimi anni, nei più importanti centri commerciali nazionali, con un proprio marchio, Quiyou, e negozi dedicati. Questo costante incremento del business comporta un rapido ampliamento del proprio raggio d’azione sul mercato dell’abbigliamento, che varia da una clientela sempre più esigente, che vuole acquistare brand prestigiosi e conseguentemente costosi, a consumatori orientati verso marchi più economici ma che non vogliono rinunciare, comunque, alla qualità del prodotto. Proprio a causa della sua espansione, la società deve inoltre fare i conti con una gestione piuttosto frammentata dei sistemi informatici a disposizione, e con la difficoltà di reperire informazioni contabili e relative agli approvvigionamenti presso i singoli magazzini e i punti vendita. L’ esigenza di un nuovo sistema informatico che riesca a soddisfare le richieste di Gallisport, riguarda dunque la condivisione delle informazioni, ma soprattutto la gestione contabile. Il sistema contabile risulta infatti completamente slegato da tutte le attività che riguardano la movimentazione della merce ed i rapporti con i fornitori. La gestione del piano finanziario viene effettuata a mano: le fatture devono essere inserite ed imputate una ad una dal personale amministrativo per consentire l’elaborazione delle informazioni finanziarie. Questo comporta un grande spreco, in termini di tempo, delle risorse aziendali che potrebbero invece essere impegnate su altri fronti, come l’analisi di report finanziari derivanti dai dati disponibili in tempo reale. Inoltre il software in uso, AS400, risulta essere molto rigido nel rispondere alle esigenze di Gallisport, oltre ad aver subito una personalizzazione troppo spinta che costringe la società a dipendere dal proprio partner tecnologico. Infine Gallisport vuole essere estremamente puntuale nel monitoraggio delle proprie attività, esigendo una gestione delle casse presso i singoli punti vendita che consenta di collegare ogni negozio - ovvero cassa, magazzino e contabilità - alla sede centrale, per il costante monitoraggio dell’andamento delle vendite, la gestione degli acquisti e la soddisfazione del cliente. La gestione delle card (Fidelity e Temporary), con tipologie di clienti e scadenze spesso completamente diversificate, necessita dell’applicazione di sconti e riconoscimento dei bonus in tempo reale, e deve permettere la gestione dei dati e della raccolta punti in modalità di volta in volta differenti.

La soluzioneTop

Il software in uso presso Gallisport fino al 2010, AS400, risultava molto rigido e non consentiva dunque di beneficiare di quella elasticità, a livello informatico, che caratterizza il business della società, e che gli ha consentito di crescere e svilupparsi negli anni. Questo software impediva il monitoraggio puntuale della movimentazione delle merci presso i differenti magazzini ed era stato personalizzato in maniera talmente spinta da costringere l’azienda a dipendere dalla software house di competenza ogni volta che si rendeva necessaria una modifica. Per questi motivi, nell’ottobre del 2010 Gallisport avvia una software selection con il supporto di un consulente informatico. Vengono prese in considerazione diverse soluzioni, tra cui Sap Business One, Microsoft Dynamics NAV e applicativi di altre software house. Al termine dell’analisi delle peculiarità dei differenti software gestionali, Gallisport sceglie Microsoft Dynamics NAV e la partnership con NTT Group. Il gestionale di Microsoft si rivela essere il più performante e, insieme a LS Retail - la soluzione gestionale retail per medie e grandi catene di negozi leader nel mondo per base installata, di cui NTT Group è localizzatore e distributore- fornisce una piattaforma gestionale finalmente completa e integrata fino alla gestione del negozio e della cassa. Anche il Partner tecnologico scelto, NTT Group, risulta essere all’altezza delle esigenze del cliente. Microsoft Dynamics NAV viene implementato presso la sede centrale per gestire tutte le attività contabili e finanziarie, mentre LS Retail viene installato presso i punti vendita per la gestione delle casse e delle card. L’integrazione tra i due sistemi consente di controllare costantemente tutta una serie di informazioni che vanno dal monitoraggio del singolo negozio all’ approvvigionamento dei magazzini, fino alla registrazione della documentazione contabile (fatture etc). LS Retail, presso i singoli punti vendita, consente di gestire (e monitorare poi a livello di centrale) le attività legate al funzionamento della cassa: emissione dello scontrino, calcolo punti per le differenti card, gestione dei codici a barre. Proprio grazie all’implementazione di LS Retail, è stato inoltre possibile prevedere l’agile utilizzo di due differenti tipi di card per i propri clienti: una Fidelity Card e una Temporary Card. Le due carte fedeltà non solo hanno nomi differenti, ma fanno riferimento a due diverse tipologie di clienti, con piani di accumulo punti e date di scadenza propri. Questo vuol dire dover gestire anagrafiche differenti, emettere buoni acquisto, a volte anche immediati, e monitorare il trend di acquisti.

I beneficiTop

Grazie alla facoltà di integrare le funzionalità in essere presso Gallisport senza interferire sulle modalità lavorative abituali dell’azienda, Microsoft Dynamics NAV viene implementato apportando dei miglioramenti con un immediato risparmio di tempo nella gestione delle informazioni e nell’elaborazione delle stesse. Con Microsoft Dynamics NAV e LS Retail, oggi Gallisport è in grado di gestire l’approvvigionamento delle merci, monitorare le referenze che partono dal magazzino fino al singolo punto vendita e viceversa. Anche l’utilizzo e lo sviluppo delle differenti Card è finalmente possibile grazie all’installazione sulle casse di LS Retail. I due tipi di carte a disposizione, Fidelity Card e Temporary Card, sono gestite a livello informatico, e attraverso il sistema implementato, è possibile un’amministrazione differenziata delle stesse, sia per quanto riguarda i termini di regolamento, la tipologia di cliente al quale viene rilasciata, la durata e la possibilità di calcolare in tempo reale il tipo di sconto cui il cliente ha diritto. I report statistici, che attingono i dati inseriti in tempo reale all’interno del sistema, consentono di monitorare costantemente l’intera situazione contabile e quella relativa alla movimentazione della merce. E’ possibile inoltre analizzare tutti i dati presenti a sistema attraverso grafici, come quello per le commesse, e grazie al collegamento con tutti i negozi, analizzare l’andamento del singolo punto vendita da parte della Centrale. L’implementazione di LS Retail ha poi permesso di semplificare l’apertura di nuovi punti vendita, come ad esempio i negozi a proprio marchio (QuiYou) nei differenti centri commerciali, poiché ha reso immediata e flessibile la gestione delle casse e i relativi collegamenti alla Centrale. In questo caso, infatti, si è proceduto a replicare su tutti i negozi le attività e le funzionalità del sistema già definiti nel primo punto vendita. L’adozione di Microsoft Dynamics NAV non ha presentato particolari difficoltà di fruizione da parte dei dipendenti, in quanto il gestionale Microsoft riprende le logiche di inserimento dati e di grafica dei software più conosciuti. Tra i progetti futuri, c’è innanzitutto la necessità di implementare e sviluppare tutta la parte di business relativa all’e-commerce e di conseguenza la gestione di una serie di informazioni che saranno via via raccolte ed elaborate. Inotre, Gallisport prevede di poter presto inserire in Microsoft Dynamics NAV, attraverso dei terminali e avvalendosi della stretta e necessaria collaborazione dei fornitori, tutte le codifiche/anagrafiche dei prodotti acquistati e acquistabili, in modo che le caratteristiche della merce e i relativi codici siano archiviati, aggiornati e consultabili a sistema, consentendo di ottimizzare la gestione degli ordini da effettuare presso i propri fornitori.


Il cliente

"Microsoft Dynamics NAV ha consentito di limitare gli errori derivanti dall’inserimento manuale dei dati contabili e si è perfettamente integrato alle attività aziendali, senza stravolgere il modo di lavorare delle nostre risorse"

Mattia Gusmeroli, Amministrazione, Controller e CIO di Gallisport

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Commercio e Distribuzione
  • Scenari:
    • Enterprise Resource Planning
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
  • Vantaggi: uno dei principali vantaggi ottenuti con Microsoft Dynamcis NAV e LS Retail è quello del risparmio di tempo e della possibilità di monitorare costantemente ed in tempo reale l’andamento delle vendite
  • Risparmio: Il vantaggio più evidente derivante dall’implementazione di Microsoft Dynamics NAV ed LS Retail è stato quello di poter usufruire dei dati, in tempo reale e completamente integrati, evitandone la ridondanza
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia