Lo “spirito” della collaborazione si diffonde nel Gruppo Meregalli

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenze - Migliorare la comunicazione interaziendale, gestire i dati in maniera più efficace Top

Cinque generazioni sono passate, nella famiglia Meregalli, ma l’amore per il vino di qualità è rimasto intatto. Dall’osteria con mescita a un grande gruppo di distribuzione e produzione, l’azienda ha oggi sede centrale a Monza (con uffici commerciali e amministrativi), la società “Meregalli Vino è Arte” dedicata ai distillati, è sita a Biassono (Mb) mentre l’ambito logistico, è gestito a Lissone (Mb). Pur operando in un mercato, quello vinicolo, legato alla tradizione, il Gruppo Meregalli ha sempre guardato all’innovazione tecnologica , nell’alveo delle soluzioni Microsoft, come leva per eccellere e ampliare il business. Nell’anno 2010 l’attività dell’azienda – come rilevato dal Responsabile EDP Maurizio Malinconi – utilizzava sì la tecnologia in maniera massiva, ma vi erano punti critici da migliorare. “Troppe erano le mail scambiate tra i collaboratori, specie nell’area commerciale. Non potendo verificare la ricezione del messaggio, era difficile gestire appuntamenti e incontri con puntualità. Era poi necessario introdurre, proprio nell’area commerciale, nuove modalità di comunicazione”. I 3-4 referenti che coordinano i 140 agenti sparsi sul territorio esprimevano la necessità di accedere in tempo reale alle informazioni aggiornate in azienda, senza dover telefonare o ricevere mail in presenza, per esempio, del cliente.
La comunicazione non risultava improntata all’efficacia nemmeno tra i reparti dislocati sulle varie sedi.
Per quanto riguarda, infine, la gestione proattiva delle informazioni, gli utenti che necessitavano di analisi di reportistica rapide, avevano comunque la necessità di richiedere i dati o all’ufficio Marketing o all’EDP, con conseguenti ritardi nella tempistica. “In linea generale, il Gruppo richiedeva di una migliore e più rapida gestione delle informazioni e del loro scambio, in modo da affrontare con la giusta rapidità i cambiamenti richiesti dal mercato e dal business in evoluzione”.

La soluzione - Nuovo abito ai sistemi informativi, si razionalizzano le informazioni aziendali Top

Insieme a Microsoft e al partner Pulsar IT, Gruppo Meregalli stabilisce di aggiornare il proprio sistema operativo, passando da Windows XP a Windows 7, e adottando nuove piattaforme e soluzioni. La scelta di continuità nei confronti dei prodotti Microsoft è, come spiega Malinconi: “Naturale. Microsoft rappresentava per noi la certezza del partner consolidato, sempre presente nei processi di cambiamento della nostra azienda”.
Il passaggio alla nuova piattaforma, e l’adozione delle nuove soluzioni, procede per step accurati e occupa circa un anno. Alla puntuale verifica dell’hardware e del software esistente in azienda, con annessa analisi dei processi aziendali, seguono le installazioni, sia del nuovo hardware che dei software, sia sui server che sui Pc degli utenti.
Oltre al nuovo sistema operativo Windows 7, oggi il Gruppo Meregalli utilizza Windows server 2008 R2, Exchange Server 2010, Outlook 2010, Office 2010, Office Communicator 2007 R2, SharePoint Workspace 2010. L’attività del responsabile EDP, liberata da alcune incombenze grazie alla facilità di gestione dei server, alla loro virtualizzazione e al maggior controllo garantito, è stata allargata anche all’area commerciale, all’analisi dei dati.

I benefici - Attività di marketing e commerciali avvengono in tempo reale, cresce la collaborazione Top

L’introduzione di Office 2010, di Office Communicator e di SharePoint hanno trasformato il Gruppo Meregalli in un’azienda improntata sulla massimizzazione dell’efficienza, della collaborazione e della comunicazione. I miglioramenti hanno coinvolto tutte le aree aziendali, il rapporto con i fornitori, i dipendenti delle varie sedi.
Le persone dell’area commerciale, sulla quale si sono concentrati i maggiori sforzi, possono oggi accedere facilmente, attraverso SharePoint, alle loro cartelle personalizzate; i dati sono subito fruibili, indipendentemente dal device utilizzato (molti utenti utilizzano sia notebook che Windows Phone con Office Mobile) e possono essere sia consultati che modificati (anche in formato Excel, non solo Adobe Pdf come avveniva in precedenza).
Le comunicazioni tra i diversi reparti aziendali, che prima avvenivano tramite telefono ed e-mail, oggi sono orchestrate anche dai calendari condivisi, che permettono per esempio di coordinare al meglio i numerosi eventi che il Gruppo organizza e che devono essere a conoscenza di diverse persone all’interno dell’azienda. E’ stata inoltre preparata una rubrica condivisa, che contiene i contatti, ben divisi a seconda del settore (fornitori, banche, partner, ecc.), alla quale tutti i dipendenti possono fare riferimento. Circolari e documentazioni sono stati messi on line, divisi per area, in modo che ciascun utente possa trovare l’argomento di suo interesse.
Office Communicator, da parte sua, permette alle persone di verificare la presenza in ufficio dei colleghi, semplificando ogni attività di relazione, dal contatto telefonico all’indizione di una riunione, e di scegliere il miglior strumento per contattare i colleghi, dalla chat all’e-mail.
Delicato risultava poi il tema della gestione del dato. “Certe statistiche – spiega il Responsabile EDP – fondamentali per il business sono state rese disponibili, in modo da mettere anche la proprietà nella condizione di poter attingere, in autonomia e rapidamente, ad analisi aggiornate, e di conseguenza ritarare le operazioni di marketing sulla base degli andamenti riscontrati ed eseguire operazioni correttive, per esempio sulla scontistica o sulle attività eseguite dagli agenti”.
Le nuove soluzioni hanno migliorato la produttività dei dipendenti, reso il loro lavoro più semplice. Ma non solo. Spiega Malinconi: “Come appena descritto per la proprietà, i singoli utenti – anche utilizzatori non abituali - oggi possono, grazie alle funzionalità e ai comandi della piattaforma Office 2010, accedere alle statistiche molto velocemente e elaborare le informazioni. Questo ha contribuito a responsabilizzare maggiormente le persone, che non devono più richiedere il supporto dell’area EDP”. Dal punto di vista dell’uso quotidiano, poi, gli utenti si sono ritrovati a lavorare in un ambiente completamente uniformato, e: “Si sono facilmente e felicemente abituati a lavorare con un’ unica interfaccia semplice e immediata, indipendentemente dal programma aperto. Questo ha ulteriormente facilitato il lavoro e la ‘vista’ degli utenti, che procedono rapidamente nella preparazione dei report, per esempio”.
L’utilizzo del My-Site di SharePoint e della bacheca aziendale ha inoltre generato maggior interazione tra le persone che lavorano in reparti che abitualmente non sono in contatto. “Questo ha contribuito ad armonizzare l’ambiente lavorativo, e a infondere maggior consapevolezza e senso di appartenenza e partecipazione all’interno del Gruppo Meregalli”.
Nei confronti di clienti e partner il Gruppo Meregalli ha dimostrato, grazie all’introduzione delle nuove soluzioni Microsoft, di essere un’azienda moderna e improntata sull’innovazione. “C’è anche stato un cambiamento nell’immagine percepita dai nostri interlocutori. Grazie alle potenzialità di Office 2010 e SharePoint, oggi qualunque utente è in grado di rispondere a un quesito posto dal cliente: ottimo esempio di efficienza distribuita all’interno dell’azienda”.


Il cliente

"I singoli utenti – anche utilizzatori non abituali - oggi possono, grazie alle funzionalità e ai comandi della piattaforma Office 2010, accedere alle statistiche molto velocemente e elaborare le informazioni. Questo ha contribuito a responsabilizzare maggiormente le persone, che non devono più richiedere il supporto dell’area EDP."

Maurizio Malinconi, Responsabile EDP

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Agroalimentare
  • Scenari:
    • Communication and Portals
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
  • Vantaggi: Migliorata la fruibilità e la reperibilità del dato; migliorata la collaborazione tra i dipendenti e i reparti delle diverse sedi; analisi e reportistiche sono sempre a disposizione; la rapidità nel reperimento delle informazioni genera una spinta proattiva nei confronti del business; l’uso di Office Communicator permettono uno svolgimento più agevole dell’attività aziendale; migliorata l’immagine aziendale nel suo complesso.
  • Risparmio: Migliorare la comunicazione tra le sedi e le aree aziendali; razionalizzare le informazioni e renderle fruibili rapidamente; ottimizzare la collaborazione tra le aree aziendali usufruendo di nuovi strumenti oltre all’e-mail.
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia