Costi sotto controllo con il progetto “Ciclo Passivo”

Data di pubblicazione: 2006

Le esigenzeTop

La gestione dei costi come leva competitiva
Le crescenti sfide connesse a un ambiente competitivo globale impongono alle banche il miglioramento continuo dell’efficienza interna e un attento controllo dei costi. Con il progetto Ciclo Passivo BNL ha voluto dotarsi di un sistema di gestione integrata delle spese che permette al management di avere una visibilità anticipata delle operazioni, ottimizzando la pianificazione e il processo autorizzativo. “La mancata integrazione dei processi e dei sistemi relativi ad Acquisti, Contabilità e Pianificazione e Controllo ci privava di informazioni essenziali per razionalizzare le nostre attività in un area strategica per la banca. Abbiamo così deciso di realizzare una soluzione ex novo, puntando su SAP e Microsoft. Una scelta che si è dimostrata vincente” afferma Luca Caggiati, Responsabile della Gestione Costi ed Efficientamento della Direzione Operations di BNL.
Il progetto ha segnato il passaggio da una gestione settoriale dei processi di ciclo passivo (acquisto, delibera, contabilità, controllo) a una gestione unitaria e integrata a livello di Banca, più vicina ai mutati assetti interni. Nel corso degli ultimi anni, infatti, BNL ha attuato un profondo processo di riorganizzazione che ne ha progressivamente modificato il profilo: da istituto tradizionalmente focalizzato sul segmento “corporate”, con una significativa presenza internazionale, oggi è una banca radicata sul mercato domestico, in particolare nei settori retail e mid corporate. Tale trasformazione ha comportato il superamento della vecchia logica organizzativa interna verso un nuovo modello divisionale. Il progetto Ciclo Passivo aveva l’obiettivo di acquisire una maggiore efficienza dei processi e di accentrare le attività operative; inoltre rispondeva all’esigenza di semplificare il parco applicativo, ridurre i costi e rinnovare l’infrastruttura tecnologica. Nel progetto sono state coinvolte tutte le Direzioni e le Aree Territoriali di BNL S.p.A. ad esclusione, per il momento, delle Filiali estere e degli uffici di rappresentanza.
Per questo BNL aveva bisogno di una piattaforma che, oltre che stabile e potente, fosse anche estremamente flessibile perché il progetto incideva profondamente sui processi adottati dalla banca, accentrando e mettendo in relazione dati che prima non venivano utilizzati.

La soluzioneTop

Microsoft, tecnologia solida e flessibile
Per il progetto Ciclo Passivo è stata scelta un’architettura innovativa, basata su server in cluster per la parte database, e su sistemi Blade per la parte Application Server. “Questa soluzione permette un’adeguata scalabilità verticale – aggiungendo risorse – ed orizzontale – aggiungendo server Blade – in base al numero di utenti e alla tipologia di utilizzo dei moduli funzionali di SAP”, spiega Francesco Martire, responsabile Sistemi SAP di BNL, sottolineando l’importanza e l’efficacia della piattaforma Microsoft che garantisce un utilizzo efficiente delle risorse hardware e software, rapidi tempi di risposta e alto livello di disponibilità dei servizi.
“Prima di decidere l’infrastruttura su cui basare il progetto abbiamo valutato diverse soluzioni proposte dai maggiori hardware vendor. Dopo attente analisi comparative, effettuate anche con la consulenza di SAP Italia, non abbiamo avuto dubbi a scegliere la tecnologia Microsoft, risultata decisamente la migliore per le nostre esigenze”, afferma Martire. Il sistema SAP basato sulla nuova piattaforma Microsoft è composto da tre moduli integrati (Ciclo passivo, Business Warehouse e Risorse umane), più una serie di servizi basati sul framework .Net, che gestiscono tutte le spese assimilabili alla “spese amministrative” e gli investimenti in immobilizzazioni con i relativi ammortamenti e con integrazione gestionale dei costi del personale.
“Microsoft Windows 2000 Advanced Server e Microsoft SQL Server 2000 si sono dimostrati all’altezza delle aspettative, consentendoci di gestire senza alcun problema quasi 15mila utenti, di cui 500 molto attivi, e un volume di dati che attualmente è di circa 600 GB, con il maggiore dei database che ha raggiunto i 360 GB” dichiara Martire.

Progetto realizzato a tempo di record
Ciclo Passivo ha preso il via ufficialmente a giugno 2003 e, dopo soli 11 mesi, i sistemi erano già operativi. Una velocità che ha sorpreso la stessa BNL, visto che altri grandi gruppi bancari nazionali per realizzare soluzioni simili, ma dalle funzionalità più limitate, hanno impiegato più del doppio del tempo. “Siamo riusciti a rispettare non solo le tappe previste nel Master plan, ma anche il budget di progetto”, afferma soddisfatto Caggiati che, ringraziando i partner SAP Italia, KPMG e ATOS Origin, sottolinea l’importanza della tecnologia Microsoft che ha permesso una facile integrazione con gli strumenti già utilizzati dalla banca e ha agevolato i problemi di change management. “La familiarità degli utenti con il sistema operativo, gli applicativi e le interfacce Microsoft è stata per noi una marcia in più che ci ha permesso di diventare operativi in tempi brevissimi. Vista la complessità del progetto realizzato può sembrare strano – continua Caggiati - ma la vera difficoltà che BNL ha dovuto affrontare non è stata di tipo tecnologico bensì culturale. I dipendenti, abituati a lavorare a consuntivo e “a compartimenti stagni”, con Ciclo Passivo devono invece pianificare e operare in una logica di processo. Un cambiamento, abilitato dalla tecnologia, che rappresenta una vera e propria rivoluzione”. Per facilitare questo passaggio è stata svolta un’intensa attività di formazione, con oltre 150 giornate d’aula, che ha coinvolto 530 utenti, seguita da un affiancamento on the job. Il materiale di training e i contenuti dei corsi (oltre mille pagine) sono stati pubblicati sull’intranet aziendale, così come i documenti che precisano i ruoli di responsabilità di tutti i nuovi processi revisionali. È stato infine attivato anche un help desk specifico per gli utenti SAP con lo scopo di offrire ulteriore supporto e monitorare il sistema analizzando in tempo reale le loro difficoltà.

I beneficiTop

Rivoluzione dei costi
Il progetto Ciclo Passivo ha rivoluzionato l’operatività, i sistemi e i processi in numerose aree della banca, ponendo le basi per fare della gestione dei costi una leva competitiva di business e rendere realmente praticabili efficaci politiche di cost reduction. Non solo: il sistema realizzato da BNL ha abilitato tutta una serie di analisi e indagini, creando e rendendo fruibile un patrimonio informativo fino ad allora inesistente. “Oggi – spiega Caggiati - la banca ha gli elementi per capire come spende, per pianificare in modo dettagliato gli acquisti e per monitorare, anche tramite KPI (indicatori di performance), l’andamento dei costi e degli investimenti rispetto a quanto programmato. In sostanza, l’attivazione di Ciclo Passivo ha rappresentato un vero e proprio salto di qualità nella conoscenza dei meccanismi di spesa della banca”.

Obiettivi raggiunti, nessuno escluso
Tutti gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti. In particolare si è riusciti ad anticipare la visibilità della spesa al momento della richiesta d’acquisto (impegno), guadagnando da uno a due mesi rispetto al passato, e permettendo così al responsabile di decidere per tempo se è opportuno procedere. I processi autorizzativi sono estremamente più rapidi ed è garantita la tracciabilità: grazie a un workflow è possibile sapere in qualunque momento chi ha in mano l’istruttoria di spesa, da quanto tempo, oppure se il buyer sta trattando l’ordine. Sempre per quanto riguarda la Gestione acquisti, si è riusciti a separare logicamente il ruolo dell’acquirente da quello di chi deve controllare e autorizzare gli iter di spesa, accentrando le attività di gestione dell’albo fornitori, degli ordini d’acquisto e dei contratti. Inoltre si ha un’attribuzione automatica e tempestiva delle competenze.
Grazie a Ciclo Passivo la pianificazione di budget può essere effettuata secondo tre dimensioni: la natura (conto economico), il destinatario (centro di costo) e la finalità (progetto o commessa). Sono stati inoltre migliorati – in termine di pianificazione e controllo – i meccanismi di consuntivazione e la riallocazione dei costi indiretti ai punti vendita della rete.
La banca è ora dotata di un unico sistema di gestione progetti e investimenti in modo da abilitare logiche di program management. Un altro campo d’intervento è stato la Business Intelligence: con la creazione di un data warehouse è ora possibile navigare tra i dati relativi ad Acquisti, Contabilità e Controllo di gestione con una classica analisi a ipercubi.
Tra gli altri vantaggi, di particolarmente rilievo la realizzazione di un unico sistema informativo rispetto alle realtà dipartimentali: in questo modo il dato è sempre on line e disponibile per tutte le direzioni interessate. È stato disegnato un nuovo processo di delibera che prevede un workflow approvativo automatico che aumenta la velocità del procedimento e riduce i documenti cartacei a supporto. Sono vantaggi rilevanti rispetto alla situazione precedente. Per esempio, la pianificazione e la riattribuzione dei costi secondo divisioni, che con Ciclo Passivo viene eseguita automaticamente e tempestivamente, in precedenza era un’attività estremamente complessa che non portava a risultati all’altezza degli standard abituali della banca.
Il progetto ha consentito, infine, di consolidare il numero di server dedicati alla gestione delle risorse umane e del ciclo passivo, con rilevanti ritorni dal punto di vista economico e dell’efficienza del sistema.

Futuro in evoluzione
È già in programma l’estensione di Ciclo Passivo alle filiali estere e a tutte le società del gruppo. Inoltre si svilupperà il Tableau de Board, il sistema di reporting direzionale già presente nella soluzione (KPI). Seguendo gli obiettivi di crescita dei sistemi SAP in BNL, sono in corso gli studi per un allineamento della piattaforma alle nuove architettura a 64 bit, utilizzando Microsoft Windows Server 2003 e SQL Server 2005.


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