Microsoft Dynamics NAV: come semplificare la gestione dei distributori di prodotti petroliferi.

Data di pubblicazione: 2012

Le esigenzeTop

Il particolare tipo di business in cui opera SI Società Internazionale ha fatto sì che, in poco tempo, nascesse l’esigenza di passare da un’amministrazione “manuale”, con dati inseriti e aggiornati attraverso differenti e numerosi fogli di calcolo, ad un sistema gestionale integrato in grado di monitorare ogni tipo di movimentazione, anche la più complessa, in maniera immediata, automatica e flessibile. Inoltre le esigenze gestionali dovevano tener conto della complessità commerciale dei punti vendita che non si occupano esclusivamente della rivendita di carburante, ma comprendono anche la rivendita di prodotti di vario genere attraverso la distribuzione in shop, bar e carwash. A sua volta la sede centrale deve gestire ogni punto vendita: oltre alla tracciabilità dei prodotti, dall’acquisto all’erogazione, si deve occupare quotidianamente dell’amministrazione della documentazione relativa al rapporto con il gestore della stazione di servizio e delle pratiche burocratiche del punto vendita, tra cui contratti di locazione attiva e passiva, comodati, affitti di rami d’azienda, licenze, autorizzazioni e relativi rinnovi, tenendone costantemente copia digitale necessariamente disponibile in gestione documentale, con possibilità di inviare avvisi in prossimità delle scadenze e tenendo memoria delle stesse. Ulteriore peculiarità di SI è l’attività cosiddetta “extra rete”, che prevede la rivendita diretta di prodotti petroliferi e la gestione del tessuto commerciale nonché dei clienti, con la conseguente necessità di amministrare i contratti e tutta la parte documentale correlata oltre che di gestire puntualmente il margine di trading e dei costi accessori. L’esigenza, in ultima analisi, si dimostrava quella di implementare un software che coprisse completamente, e con un livello di dettaglio di informazioni molto complesso, tutte le aree di attività della sede centrale e sviluppasse un opportuno e puntuale controllo di gestione, fondamentale in questo tipo di business.

La soluzioneTop

Dopo un’accurata software selection, SI Società Internazionale ha deciso di adottare Microsoft Dynamics NAV, con il supporto del Microsoft Gold Certified Partner NTT. Innanzitutto si è proceduto ad eseguire un’attenta analisi dell’intero processo, utilizzando come base di partenza per la costruzione della struttura informativa il punto vendita. In questa maniera è stato possibile raccogliere tutte le informazioni e tutti gli elementi necessari per ricreare l’ambiente in Microsoft Dynamics NAV senza, per questo, modificare una struttura già consolidata. L’implementazione del gestionale di Microsoft, grazie alla sua flessibilità e alle molteplici caratteristiche, ha permesso di ricreare le attività del punto vendita, tenendo conto di moltissime informazioni che arrivano direttamente a sistema, e di gestirle in maniera più semplice e rapida, attraverso una classificazione dettagliata e ben definita. Il punto vendita non è semplicemente un distributore di carburante ma una piccola azienda indipendente, che in alcuni casi comprende shop, bar, autolavaggi, officine etc. Questo comporta, a livello contabile e a livello documentale, una gestione molto complessa, poiché vi sono differenti figure coinvolte che necessitano di una differente amministrazione. Un esempio di applicazione dell’ERP, in questo ambito, è la gestione dei contratti: in Microsoft Dynamics NAV è stato possibile inserire e gestire in maniera separata i differenti tipi di contratto indicando la data d’inizio e termine, la fatturazione automatica in caso di locazione, e predisporre l’invio di reminder per gestire scadenze e pagamenti, insieme con i relativi documenti, consentendo una visione del materiale direttamente da sistema. Sempre in ambito documentale, sono stati inseriti i contratti con le compagnie petrolifere, in modo da monitorare le differenti convenzioni e gestire i listini, che potrebbero subire delle variazioni repentine in base all’andamento del mercato petrolifero. Questo comporta un aggiornamento istantaneo di tutte le parti del sistema coinvolte, senza intervenire in alcun modo manualmente. La caratteristica della tracciabilità, presente in Microsoft Dynamics NAV, è stata sfruttata per monitorare, ad esempio, il prodotto ritirato presso la raffineria: il livello di dettaglio così elevato permette di monitorare sia il totale ritirato dalla raffineria che quello consegnato al singolo punto vendita, permettendo poi un’ulteriore verifica delle movimentazioni di prodotto e contabili a fine periodo, ed eventualmente la gestione di conguagli. Il sistema è stato creato sul modello di business già esistente per rendere più semplice la sua adozione e implementazione, automatizzando i processi in modo da snellire ogni tipo di procedura, in particolar modo quelle di tipo burocratico, come ad esempio l’autorizzazione degli ordini di vendita, che viene attivata direttamente a sistema, evitando l’uso del cartaceo, attraverso l’invio tramite e-mail di una notifica al responsabile. Il sistema è stato predisposto per calcolare ed effettuare le fatturazioni di contratti complessi in modo automatizzato oltre che tracciare e calcolare difese mercato, sconti su opt e raffronti di erogato a rete ferma ed in movimento, implementando statistiche di vendita facilmente filtrabili ed esportabili nei comuni formati di rielaborazione.

I beneficiTop

L’implementazione di Microsoft Dynamics NAV ha permesso a SI Società Internazionale di monitorare, sia a livello di centrale, sia a livello di singolo punto vendita, ogni tipo di movimentazione, anche la più complessa, in maniera più flessibile e automatica. Il passaggio da una gestione dati e documentale “manuale”, attraverso numerosi fogli di calcolo, ad un sistema gestionale più complesso e completo come quello di Microsoft non ha creato particolari difficoltà a livello di adozione né all’interno della sede, in quanto la grafica riprende le logiche dei fogli di calcolo utilizzati in precedenza. Un’analisi molto dettagliata della situazione e un’attenzione particolare alle richieste di SI, hanno portato il Partner scelto per affrontare questo importante progetto, NTT GROUP, a sfruttare a pieno le potenzialità di Microsoft Dynamics NAV, così da raccogliere tutte le informazioni e tutti gli elementi necessari per ricreare i flussi e le logiche già esistenti all’interno del sistema, senza modificare in alcun modo i processi aziendali già consolidati. L’obiettivo primario, ovvero quello di automatizzare e rendere più snella la gestione del business implementando un appropriato controllo di gestione, è stato raggiunto. I dati in questo modo sono sempre aggiornati in tempo reale e, andando a toccare tutte le aree di attività previste dal sistema, permettono di disporre di un’adeguata panoramica dell’andamento del business, con report sempre allineati, dettagliati e puntuali: con il nuovo gestionale, SI è ora in grado di monitorare costantemente l’andamento delle proprie attività, attraverso strumenti di analisi quali il conto economico del punto vendita, l’analisi delle vendite e la marginalità dei prodotti in extra rete. A livello di gestione contabile, la possibilità di attivare i reminder per le pratiche ed i contratti in scadenza ha permesso di limitare il tempo destinato ad ulteriori e periodici controlli della contrattualistica in essere, così come la tracciabilità ha permesso, ad esempio, di monitorare tutte le movimentazioni di prodotto (nello specifico i prodotti ricevuti dalle raffinerie) con un livello di dettaglio tale da verificare in qualsiasi momento il percorso del carburante dal prelievo presso la raffineria fino al punto vendita e all’utente finale con i relativi conguagli densità, particolarità tipica dei prodotti volatili come i carburanti: il sistema, grazie all’immissione dei semplici dati di temperature nel periodo, esegue un calcolo degli addebiti e accrediti verso i clienti\fornitori in funzione dell’effettivo volume di carburante movimentato.


Il cliente

"Microsoft Dynamics NAV ha permesso di rendere più ordinata e semplice la gestione della nostra attività, sia sulla rete dei punti vendita, molto complessa a livello di gestione dati, che sull’extra rete. Le situazioni contabili sono finalmente veloci e il monitoraggio del nostro business è decisamente immediato e puntuale"

Dario Scapinelli, Sales Director di SI Società Internazionale

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Piccola Impresa
  • Settore industriale: Commercio e Distribuzione
  • Scenari:
    • Enterprise Resource Planning
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
  • Vantaggi: Microsoft Dynamics NAV permette di gestire le informazioni con un livello di dettaglio molto elevato, che si traduce in una concreta ottimizzazione del tempo.
  • Risparmio: Grazie all’implementazione di Microsoft Dynamics NAV, SI Società Internazionale può oggi vantare una gestione uniforme e puntuale dei dati.
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia