CNA Modena e la sfida della comunicazione

Data di pubblicazione: 2009

Le esigenzeTop

Centralizzare la creazione delle informazioni, migliorare la loro veicolazione
CNA Modena fornisce servizi (elaborazione delle buste paga, compilazione delle dichiarazioni dei redditi, assistenza al credito, consulenza legale, adempimenti delle pratiche amministrative) e tutela ad Artigianato, Piccola e Media Industria, Commercio e Turismo, lavoratori autonomi e liberi professionisti. L’Associazione comprende 25.000 imprenditori, conta 90 strutture sul territorio e oltre 800 addetti.
Come spiega Massimo Bocca, Responsabile Settore Informatico & Tecnologico di CNA Modena: “Sino a due anni fa la comunicazione relativa alle attività svolte per gli associati tra le diverse sedi sul territorio e la sede consisteva in documenti creati con Microsoft Office e poi veicolati tramite posta elettronica. Una soluzione applicativa indicizzava poi i documenti, in funzione delle loro caratteristiche, preparandoli così alla ricerca da parte degli utenti”.
Data al crescita della struttura di CNA Modena, lo staff IT ha deciso di centralizzare e migliorare la gestione delle informazioni: “Abbiamo abbandonato una struttura comunicativa basata su e-mail e circolari replicate su file server, su allineamenti in forma manuale, senza automatismi di controllo, con una ricerca indicizzata carente”.

La soluzioneTop

Con Microsoft Office SharePoint Server lo scambio delle informazioni si fa rapido e preciso, per un migliore servizio ai clienti
CNA Modena ha adottato la soluzione Microsoft Office SharePoint Server 2007. È stato studiato, insieme al Microsoft Gold Certified Partner Gruppo Sistema, un progetto che non si è solo occupato di gestire in modo nuovo la documentazione rilasciata dalla sede provinciale di CNA, ma ha anche preso in carico lo scambio della documentazione tra la sede e le filiali (e tra le filiali stesse), modificando in questo modo l’attività lavorativa, a tutto vantaggio degli associati.
Nasce così il Portale Intranet CNA Modena, al quale accedono (in lettura) circa 500 utenti al giorno.
Ogni parte organizzativa dell’Associazione, che ha necessità di comunicare, condividere e gestire informazioni, ha un proprio sito, nel quale inserisce le informazioni di pertinenza del proprio ambito, a seconda del contenuto (per esempio le paghe). In autonomia gli uffici gestiscono Attività, Calendari, Annunci, Rubriche, Sondaggi, Discussioni, in sincronia con Exchange/Outlook.
In merito alla tempistica, la scelta della soluzione Microsoft è avvenuta a fine 2006, l’implementazione di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è avvenuta a fine 2007 (formazione degli utenti compresa): “Ottimi tempi, se si pensa che in realtà il progetto iniziale è stato ampliato e ha riguardato l’intera struttura di comunicazione di CNA Modena”, precisa Bocca.

I beneficiTop

Migliora la comunicazione tra le sedi, l’indicizzazione è efficace
Diverse aree di CNA Modena hanno beneficiato dell’introduzione del Portale Intranet: tra queste, spiccano i Servizi, l’Economato, il Personale, il Marketing, i Progetti Strategici, nonché le diverse sedi territoriali. Spiega il Responsabile Settore Informatico & Tecnologico: “È come se l’intero ‘mondo CNA’ si fosse di colpo ‘aperto’, lasciando condividere e integrare, tra tutti, le attività ordinarie”.
È necessaria una puntualizzazione sui tempi, non solo di attuazione, ma di nuova gestione delle informazioni: “Mentre prima, da quando un documento, circolare o manuale, veniva creato, a quando poteva essere condiviso con gli altri occorreva circa una giornata – e spesso non era sufficiente – oggi in pochi attimi è possibile consultare l’informazione sul Portale. Inoltre, se prima era presente solo un’indicizzazione formale, relativa alle circolari, oggi a essere indicizzati sono tutti i documenti”.
Il progetto realizzato da CNA Modena possiede le caratteristiche per fare da apripista all’evoluzione di tutto il sistema informativo del mondo CNA Modena, interno ed esterno.
Altre CNA di territori limitrofi (Forlì, Ferrara, Reggio Emilia, Bologna), hanno mostrato interesse. “Il sistema Microsoft garantisce elevati standard di sicurezza e performance, un governo centralizzato della struttura, l’integrazione della soluzione con il pacchetto Office: elementi molto graditi sia dalle CNA provinciali, sia dalla sede centrale”.


Il cliente

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