Il Comune di Mantova migliora produttività e comunicazione con Microsoft Lync

Data di pubblicazione: 2013

Le EsigenzeTop

Il Comune di Mantova possedeva un’infrastruttura di Telecomunicazione ormai datata e tecnologicamente obsoleta, basata su centrali telefoniche in standard TDM installate nel 2002. Il sistema di posta elettronica utilizzato era ritenuto superato e non più in grado di supportare le esigenze dell’Ente.
Le esigenze che hanno portato alla realizzazione del progetto sono state: razionalizzare e rendere più efficiente l’infrastruttura ICT e trasmissiva dell’Ente, ammodernare le infrastrutture di comunicazione e di posta elettronica, ormai datate, e migliorare la qualità della comunicazione all’interno dell’Ente in ottica multimediale/multicanale.
In aggiunta l’Ente aveva necessità di contenere i costi di comunicazione, in particolare quelli relativi alle chiamate interne che incidevano per il 50% circa sul costo totale della bolletta telefonica. La maggior parte delle telefonate effettuate dal Comune, infatti, è rappresentata da chiamate di servizio interne tra sedi: una media di 1.200 chiamate interne al giorno. Le 8 sedi principali generano circa l’80% del traffico telefonico totale.
La collaborazione tra addetti era basata essenzialmente su scambi di e-mail, confronto diretto o telefonico. Tutte le riunioni interne, con spostamenti localizzati prevalentemente sulla città di Mantova, venivano realizzate “fisicamente”: circa 60 riunioni interne a settimana, con una media di 5 partecipanti coinvolti, che comportavano significativi tempi e costi per gli spostamenti tra sedi.
Il progetto di rinnovamento, iniziato a luglio 2012, risulta oggi completato nella fase pilota. Quest’ultima ha coinvolto le 8 sedi principali dell’Ente, a tendere l’implementazione verrà estesa anche alle micro sedi coinvolgendo la totalità degli addetti dell’Ente

La soluzioneTop

Comune di Mantova ha scelto di dotarsi di un sistema di Unified Communications e Collaboration basato su tecnologia Microsoft. Col supporto di Telecom Italia, è stato avviato il deployment di Microsoft Lync, scelto per i diversi benefici individuati dall’Ente; prima di tutto per l’integrazione di tutte le funzionalità di Unified Communications in un unico prodotto: messaggistica istantanea e presenza, VoIP, audio video/Web conferencing. Inoltre, la soluzione Microsoft, è stata considerata estremamente semplice per gli utenti finali. Grazie all’interfaccia intuitiva Lync permette all’utente di lavorare in un ambiente familiare e “appealing”. Questo ha permesso che i cambiamenti introdotti dal nuovo sistema fossero accettati positivamente dagli utenti

I beneficiTop

Nell’ottica di creare maggiore conoscenza e consapevolezza sull’utilità di queste soluzioni, NetConsulting, società di analisi e consulenza nel settore ICT, ha realizzato uno studio di ricerca per valutare l’impatto che l’introduzione della soluzione avrebbe portato presso il Comune di Mantova.
La valutazione è stata realizzata attraverso un confronto della gestione delle modalità di comunicazioni interne all’Ente prima del progetto con quella che sarà la gestione delle comunicazioni a seguito della realizzazione del progetto. Grazie all’introduzione del sistema di Unified Communications e Collaboration, i dipendenti del Comune potranno comunicare tra le diverse sedi tramite gli apparati e terminali VoIP o utilizzare lo strumento di Instant Messaging installato sulla propria postazione PC. In tal modo, l’Ente sarà in grado di azzerare i costi del traffico per chiamate interne. La riduzione dei costi che l’Ente otterrà è quantificabile in circa 315 mila euro all’anno, risparmio generato soprattutto dalla riduzione della spesa per le trasmissioni che incide per il 65% sui risparmi complessivi.
La componente di risparmio sui costi di spostamento incide complessivamente per il 35%: il 31% circa per recupero di ore lavoro (non impiegate più per spostamenti necessari a raggiungere sedi di riunione), il 4% derivante dal risparmio sul costo di utilizzo dell’auto per gli spostamenti
Alla luce dei costi di progetto, l’investimento iniziale del Comune di Mantova viene recuperato in circa 18 mesi.

Per maggiori informazioni consultare anche lo studio di NetConsulting.


Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Pubblica Amministrazione
  • Scenari:
    • Collaboration & Social Enterprise
    • Unified Communications
  • Esigenze di Business:
    • Comunicazione e collaborazione
    • Ottimizzazione dei costi
  • Vantaggi: I dipendenti del Comune potranno comunicare tra le diverse sedi tramite gli apparati e terminali VoIP o utilizzare lo strumento di Instant Messaging installato sulla propria postazione PC
  • Risparmio: La componente di risparmio sui costi di spostamento incide complessivamente per il 35%: il 31% circa per recupero di ore lavoro, il 4% derivante dal risparmio sul costo di utilizzo dell’auto per gli spostamenti
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia