Il Ministero della Difesa ottimizza le procedure e aumenta l’efficienza con Microsoft SharePoint

Data di pubblicazione: 2013

Le esigenze | Una nuova struttura basata sull’innovazione tecnologicaTop

Massima istituzione in ambito militare, il Ministero della Difesa è l’organo del Governo italiano preposto all’amministrazione militare e civile della difesa del Paese. Al suo interno, il Segretariato generale della Difesa ha la responsabilità dell'attuazione delle direttive impartite dal Ministro in materia di alta amministrazione, dell'area tecnico-amministrativa della Difesa, della promozione e coordinamento della ricerca tecnologica collegata ai materiali d'armamento, dell'approvvigionamento dei mezzi, materiali e sistemi d'arma per le Forze Armate e del supporto all'industria italiana per la difesa.
Al Generale Mario Marioli, Vice Segretario Generale e Direttore Nazionale degli Armamenti del Ministero della Difesa, sono attribuite la direzione, il coordinamento e il controllo del III Reparto - Politica degli armamenti, del IV Reparto - Programmi di ricerca e sviluppo, del V Reparto - Ricerca Tecnologica e del VI Reparto – Informatica.
A partire dal 2011, il Generale Marioli ha intuito quanto un progetto di innovazione tecnologica e di revisione delle procedure e dei processi amministrativi avrebbe aumentato l’efficienza del personale che opera in Segredifesa.
Prima dell’introduzione della tecnologia SharePoint all’interno del Segretariato Generale, molte procedure amministrative generavano una quantità di carta rilevante per la produzione della documentazione, che subiva un processo di revisione e validazione da parte dei differenti soggetti coinvolti.
Ogni documento risiedeva nella memoria fisica del PC di chi l’aveva creato o preso in consegna. Affinché venisse validata dalla più alta carica necessaria, una pratica doveva essere stampata e firmata da più persone. La mancanza di un workflow automatizzato aumentava le possibilità di errore e dilatava i tempi di lavorazione della documentazione.
“L’esigenza primaria è stata l’ottimizzazione dei i processi, per rendere le informazioni concernenti l’amministrazione di Segredifesa fruibili in maniera sicura, distribuita e veloce”, spiega infatti il Generale Marioli

La Soluzione | Revisione delle procedure e semplificazione delle operazioni con SharePointTop

Il Generale Marioli, insieme alla sua struttura, ha coinvolto nella fase di analisi e progettazione la società Key To Business, Microsoft Partner specializzato, fra gli altri campi, nell’area Systems Integration & Software Development. Prima di individuare la migliore tecnologia disponibile, il confronto è avvenuto sul tema della riorganizzazione dei processi. È stato analizzato il ciclo di vita di ogni tipo di documento: l’obiettivo principale del progetto era infatti lo snellimento delle procedure, con la consapevolezza che questo avrebbe portato altri vantaggi.
Contando sul contratto di Enterprise Agreement stretto tra Microsoft e il Ministero della Difesa, il Segretariato, con il supporto di Key To Business, ha individuato in SharePoint la tecnologia su cui basare il progetto all’interno di Segredifesa. Il Generale Marioli e Francesco Tartaglia Polcini, CEO di Key to Business, hanno assicurato la massimizzazione degli sforzi per ottenere il migliore dei risultati nel minor tempo possibile. “L’informatizzazione delle procedure doveva soddisfare le normative del Ministero ed essere compatibile con tutte le mansioni per cui l’Amministrazione ha delega”, dichiara il Generale. “L’aumento dell’efficacia nella gestione e l’ottimizzazione dei processi dovevano inoltre garantire standard di sicurezza elevati. Anche per questo abbiamo scelto Microsoft come partner tecnologico di questo progetto”

I benefici | Riduzione dei costi, aumento dell’efficienzaTop

Da giorni a ore. Con questa riduzione di tempo riconducibile al nuovo sistema di gestione documentale e di Knowledge Management System, si può descrivere il valore del progetto di Segredifesa. Un piano voluto dal Generare Marioli e reso possibile grazie alla collaborazione e alla partecipazione di tutti gli attori coinvolti. “Dopo un approccio in qualche modo scettico, come è naturale quando ci si trova davanti a un cambiamento significativo, è stata proprio la struttura dell’Amministrazione a dar forma alle soluzioni implementate. È stato grazie alla collaborazione con Microsoft e Key To Business e con la buona volontà dei reparti che si è creata una soluzione efficace”, spiega il Generale Marioli. “Il sistema non è stato solo suggerito, è stato condiviso e quindi ha tenuto conto delle modifiche desiderate dagli utenti, i quali oggi considerano gli applicativi basati su SharePoint il loro strumento di riferimento, che hanno reso il lavoro più semplice ed efficace”.
Dopo le fasi di deployment e tuning, gli utenti hanno iniziato a usare il nuovo sistema di Knowledge Management System con un sistema di workflow integrato che fornisce numerose garanzie a Segredifesa. I documenti non sono più conservati in locale e non è più necessario stampare le pratiche per svolgere le fasi di validazione. Ogni persona incaricata, entrando nel sistema, riceve infatti una notifica quando un documento passa sotto la sua competenza e necessita di approvazione elettronica. In questo modo, oltre allo spreco di carta, toner e tempo, Segredifesa ha anche ridotto le possibilità di errore poiché il sistema segnala agli utenti quando un documento non viene evaso entro un tasso di tempo prestabilito.
Il progetto oggi è visto da Segredifesa come un primo passo verso un cambiamento che porterà altre innovazioni. “Abbiamo introdotto un cambio generazionale, dal quale non si torna più indietro ed è ormai chiaro a tutti che la strada è segnata verso l’evoluzione. Non si è trattato di un esercizio di carattere tecnologico fine a se stesso. Le normative dettate dal Ministero ci guidano verso una strada che suggerisce successivi sviluppi al progetto, partendo dalla sua distribuzione attraverso altre Direzioni Operative e inserendo altre caratteristiche funzionali, il tutto ottimizzando sempre di più i costi e le capacità operative del personale del Ministero”, spiega il Generale Marioli.
La flessibilità della tecnologia SharePoint ha generato un ulteriore importante beneficio all’interno di Segredifesa. Mentre prima ogni fase di lavorazione doveva avvenire all’interno degli uffici di Roma, oggi gli utenti possono accedere alle risorse e validare i documenti ovunque si trovino nel mondo. “La rilevanza di questo progetto si evince anche da questo. Qualsiasi utente può accedere a SharePoint e seguire le fasi di approvazione di un documento anche mentre opera in mobilità”, conclude il Generale. “Non è necessario un PC. Basta un Tablet con connettività Internet dotato di qualsiasi sistema operativo per lavorare come se si fosse in ufficio”


Il cliente

"Abbiamo introdotto un cambio generazionale, dal quale non si torna più indietro, ed è ormai chiaro a tutti che la strada è segnata verso l’innovazione. Con questo progetto stiamo ottimizzando sempre di più i costi e le capacità operative del personale del Ministero"

Generale Mario Marioli, Vice Segretario Generale e Direttore Nazionale degli Armamenti del Ministero

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Pubblica Amministrazione
  • Scenari:
    • Collaboration & Social Enterprise
  • Esigenze di Business:
    • Comunicazione e collaborazione
  • Vantaggi: Rispetto delle normative; Riduzione delle possibilità di errore; Accesso alla documentazione da remoto
  • Risparmio: Efficienza; Abbattimento dei costi
  • Prodotti:
  • Regione: Lazio