Gucci Group: fashion style, collaboration mood

Data di pubblicazione: 2008

Le esigenzeTop

Collaboration & innovation, cuore di un’azienda multi-brand, con la vocazione del lusso
Mille anime con un solo obiettivo: attraverso i brand Gucci, Yves Saint Laurent, Bottega Veneta, Alexander McQueen, Balenciaga, Bédat & Co., Boucheron, Roger & Gallet, Sergio Rossi, Stella McCartney e YSL Beauté, Gucci Group, di proprietà di PPR, disegna, produce e distribuisce beni di lusso di alta qualità, che vanno dalle borsette alle valigie, dalle scarpe ai gioielli, dai profumi agli accessori. Il Gruppo è capillarmente presente in numerosissimi Paesi, sia con negozi monomarca, sia presso boutique, negozi in franchising, duty-free.
Un Gruppo come Gucci, esteso, ramificato, con marchi indipendenti, ma riuniti sotto un’unica identità, ha un obiettivo prioritario di integrazione di informazioni, procedure, contenuti e persone.
Queste esigenze sono state razionalizzate e analizzate dal team MIS (i Sistemi Informativi di Gucci Group) nella sua divisione Worldwide. Gli stessi manager avevano necessità di comunicare in maniera agevole e rapida con i propri colleghi distribuiti in tutto il mondo. Alessio Rossi è WW MIS Community Integration and Coordination Manager di Gucci Group. “Parliamo di ben 250 persone appartenenti alla divisione IT, ciascuna impegnata nella propria realtà, da mantenere concentrata sugli obiettivi di maggior focalizzazione del Gruppo”, spiega Rossi. “Una vera comunità, impegnata su progetti che necessitano di un coordinamento centrale, ma che possono essere svolti in autonomia a seconda dei brand”. Per mantenere un’unità di intenti e di obiettivi, e trasmettere le informazioni alla community, Gucci Group ha scelto di affidarsi a Microsoft Office SharePoint Server, per le caratteristiche di integrazione nativa con gli altri strumenti Microsoft già presenti in azienda e soprattutto per la possibilità di eseguire il deployment molto rapidamente.

La soluzioneTop

Microsoft Office SharePoint Server: per puntare sulla condivisione delle informazioni
Microsoft Office SharePoint Server: per puntare sulla condivisione delle informazioni
Nasce così il Worldwide MIS Portal, ossia il sito attraverso cui i membri dei Sistemi Informativi del Gruppo Gucci gestiscono i diversi processi di loro competenza, per esempio contratti, licensing, processi globali.
I risultati di questa prima esperienza sono stati presentati a Robert Polet, Chief Executive Officer e Presidente di Gucci Group, il quale, nell’ottica di integrare sempre più in azienda persone, informazioni, strategie, propose l’allargamento della soluzione anche alla comunità business del Gruppo. “La soluzione Microsoft adottata è in grado di unificare esperienze e persone, aiutando a superare gli ostacoli geografici”, prosegue Rossi. “È esattamente ciò che Gucci Group andava cercando, ossia un sistema di condivisione delle informazioni e di ricerca dei dati all’interno del sistema informativo aziendale”.
Come lavora Microsoft Office SharePoint Server in casa Gucci Group? “Il sistema è stato progettato in modo tale da prevedere una struttura federata di piattaforme Web che è oggi in fase di realizzazione”, prosegue Rossi. “Due i principali elementi che, attraverso SharePoint, l’azienda vuole veicolare: prima di tutto far passare l’importanza della collaborazione tra gruppi, nel rispetto dell’autonomia dei singoli brand. Perché se è vero che ogni brand ha la propria identità e la propria ragion d’essere, questa si esplica nell’alveo del Gruppo, la cui importanza può essere ribadita attraverso una piattaforma di collaborazione. Inoltre, ogni utente, indipendentemente dalla provenienza, potrà navigare tra brand e brand. Il sistema permetterà un accesso alle informazioni stabilito da regole ai diversi utenti. Allo stesso tempo, permetterà massima libertà ai singoli brand, che sono già coinvolti nel processo di sviluppo delle loro soluzioni all’interno della struttura federata”.
All’interno del progetto è stata introdotta anche la soluzione di Real Time Collaboration, basata fino a oggi su Microsoft Office Live Communications Server 2005, in migrazione a Office Communications Server 2007, grazie alle funzionalità di rilevamento della presenza on line e alla possibilità di conversare, comunicare tramite video, scambiarsi messaggi di testo e condividere file, fa della comunicazione uno scambio di informazioni efficace. Per dotare Gucci Group di un plus essenziale: un nuovo modo di lavorare, all’insegna della collaborazione e dell’integrazione.

Interconnettere le persone? È compito della Real Time Communication
Robert Polet è molto attento alla tecnologia e al suo impatto sulla modalità di scambiare informazioni. Nel corso del 2006 suggerisce alla struttura MIS, nell’ambito di un più ampio programma di innovazione affidatogli, di implementare una soluzione in grado di replicare la comunicazione che i dipendenti tipicamente adottano da casa, che si tratti di videocall o di instant messaging, e che rende fluide e immediate le relazioni tra le persone. Essendo ormai la vita dei dipendenti – pubblica e privata – fortemente interconnessa, Polet considera positiva la possibilità di comunicare in tempo reale quando si è sul posto di lavoro. Specie se i contenuti da veicolare sono quelli aziendali.
Le soluzioni Microsoft di Real Time Collaboration rappresentano la risposta a queste esigenze espresse da Polet. Grazie alle funzionalità di rilevamento della presenza on line e alla possibilità di conversare, comunicare tramite video, scambiarsi messaggi di testo e condividere file, Microsoft Office Live Communications Server 2005 è in grado di trasformare la comunicazione in uno scambio di informazioni efficace e integrato. Per dotare Gucci Group di un plus essenziale: un nuovo modo di lavorare, all’insegna della collaborazione e dell’integrazione.
“Ecco così che il team MIS, considerando il rapporto positivo già esistente con Microsoft, decide di organizzare un progetto pilota basato proprio su Microsoft Office Live Communications Server 2005. La demo, effettuata direttamente a beneficio di Robert Polet, ha esito positivo, ed è lo stesso CEO a richiedere la soluzione per i top executive del Gruppo e per le comunicazioni tra i dipartimenti MIS”, racconta Gianluca Boccacci, WW MIS Integration Architecture and Innovation Manager.
A oggi la soluzione viene utilizzata da 100 persone, 40 appartengono ai sistemi informativi e 60 alle unità di business. Si tratta in particolare di dipendenti dei brand Balenciaga, Alexander McQueen, Stella McCartney, che hanno una forte necessità di comunicazione, essendo i professionisti dislocati in diversi Paesi del mondo. Nel corso dei prossimi mesi verrà adottata la nuova versione Microsoft Office Communication Server 2007, per sfruttare, tra le altre, le nuove funzionalità di audio e video conferenza multi-punto.

I beneficiTop

Un’azienda multi-brand porta sul Web le sue mille espressioni
L’utilizzo di Microsoft Office SharePoint Server amplifica l’obiettivo perseguito da Gucci Group: ogni entità aziendale, pur garantendo la propria autonomia di brand, ha gli strumenti per mantenere il proprio assetto coerente rispetto all’immagine e alla comunicazione di Gruppo. Il tutto in un ambiente standard e condiviso. A ciò si aggiungono le funzionalità di ricerca, vissuta quale strumento per la gestione dell’informazione come asset aziendale.
Le funzionalità di Enterprise Search messe a disposizione da Microsoft si stanno dimostrando fondamentali per la trasmissione e la veicolazione della conoscenza”, commenta Alessio Rossi. “Ciò significa, per esempio, che nel momento in cui si incontra un problema, è possibile fare riferimento a una knowledge base comune e scoprire che un collega all’altro capo del mondo ha vissuto prima di noi la stessa difficoltà e l’ha superata, documentando sul portale il modo in cui l’ha affrontata. Abbiamo iniziato questo percorso lavorando direttamente sulla comunità MIS e contiamo di proseguire sulle altre nei prossimi mesi”.
La soluzione Microsoft offre la possibilità di ricercare e individuare semplicemente le persone e le informazioni che gli utenti producono per il Gruppo, indipendentemente dalla loro posizione geografica, dal fuso orario, dal ruolo aziendale. “Gli strumenti di ricerca, messi a disposizione da Microsoft Office Share Point Server, sono fondamentali per innestare le sinergie e trasferire la conoscenza tra i gruppi”, spiega Rossi.
Uno dei progetti su cui l’azienda si sta maggiormente concentrando è quello del Corporate Portal, che ha il compito di supportare i processi di comunicazione interna e di collegare sempre di più i brand. Per questo motivo verranno offerti degli spazi ai vari team, che potranno collaborare e comunicare, utilizzando la intranet come elemento di collegamento diminuendo realmente la distanza tra le persone. Anche nei rapporti con i punti vendita sarà possibile migliorare i processi di comunicazione e l’integrazione con il resto delle funzioni aziendali, attraverso l’uso di portali dedicati alle comunità Retail.
Il processo che ha tradotto in modo nuovo il concetto di collaboration presso Gucci Group è frutto di una forte sinergia che ha visto l’azienda lavorare a stretto contatto con Microsoft. “Siamo stati affiancati da un partner, Microsoft, che ha sicuramente dovuto risolvere, al suo interno, problemi simili ai nostri, data la sua dimensione extranazionale”, commenta a questo proposito Alessio Rossi. “La leva strategica sulla quale si è lavorato è stata quella dell’integrazione, nell’ottica di capitalizzare gli investimenti in soluzioni Microsoft effettuate in precedenza, qui ottimizzati grazie ai nuovi prodotti. Senza considerare l’impatto positivo che le nuove modalità di lavoro hanno avuto sugli utenti. Infine, non va nemmeno trascurata l’attenzione con la quale sono state prese in considerazione le problematiche emerse dal comparto IT”.

Verso le comunicazioni unificate
Per il mese di ottobre 2007 è prevista la migrazione alla nuova versione Office Communications Server 2007 e l’estensione dei nuovi servizi a 500 utenti, nonché l’integrazione di tre sale di videoconferenza, situate nelle sedi di Firenze, Milano e Cadempino (Svizzera).
“Office Communications Server consentirà di assumere decisioni strategiche più rapidamente, migliorando in misura consistente l'efficienza aziendale di Gucci Group, ed è particolarmente adatto per aziende che hanno sedi distribuite geograficamente. Ciò è maggiormente vero in Europa, dove si trovano tutti gli headquarters del Gruppo; per questo motivo il primo roll-out del progetto avverrà in questa regione”, spiega Gianluca Boccacci. “Ampie sono le nostre aspettative nei confronti della soluzione: innanzitutto, seguendo le indicazioni di Robert Polet, desideriamo portare avanti l’integrazione con i sistemi di messaggistica esterni, la condivisione di file e applicazioni, servizi di audio-videoconferenze multi-punto, fino alla possibilità di utilizzare l’instant messaging su dispositivi mobili”.
L’utilizzo di Microsoft Office Communications Server 2007 verrà esteso capillarmente, anche per soddisfare le richieste degli utenti, molto incuriositi dalle nuove funzionalità. In futuro, dunque “Prevediamo che OCS diventerà parte integrante di ogni desktop, una vera e propria commodity”, conclude Boccacci.
Obiettivo finale: arrivare alla comunicazione one to one, riuscendo a veicolare voce, informazioni, e anche contenuti, attraverso la condivisione delle applicazioni, e senza dover prenotare una sala riunioni.


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