Centri di supporto operativo

Dalle fasi di progettazione e produzione a quelle di controllo qualità e assistenza clienti, il ruolo del settore operativo è quello di aumentare il profitto offrendo nei tempi previsti un prodotto di qualità e un servizio clienti eccellente.

Il settore operativo comprende più reparti: ricerca e sviluppo, progettazione, materiali, produzione, gestione stabilimenti, acquisto, trasporto e ricezione. Per facilitare la collaborazione tra reparti, il team operativo necessita di una soluzione di gestione aziendale capace di offrire un'unica fonte di dati e una piattaforma per i processi condivisi.

Quando diversi reparti collaborano nello stesso sistema, è fondamentale accertarsi che tutti gli ordini siano completi e compilati in modo preciso e tempestivo; inoltre, un sistema integrato consente di gestire al meglio le eccezioni. E poiché i responsabili hanno accesso alla stessa fonte informativa, tutto il personale è aggiornato sull'andamento delle richieste, le spedizioni di materiale e i programmi di produzione.

Vincenzo: una giornata nella vita di un responsabile operativo

"Il mio lavoro consiste nel dirigere i collaboratori e verificare che siano allineati con la strategia aziendale. Devo sincerarmi che i reparti da me controllati possano accedere ai dati di cui necessitano al momento opportuno. Il mio motto è "Nessun momento è migliore del presente per risolvere i problemi." Ogni giorno incontro i responsabili di magazzino, acquisti, materiali, trasporti e ricezione per esaminare i report sugli ordini di vendita e risolvere eventuali problemi. Sta a me individuare potenziali problemi derivanti da eccezioni e ordini molto grossi e coordinare una reazione compatta tramite discussione, assegnazione delle priorità e pianificazione. Mi occupo inoltre di controllare gli operatori macchine e il responsabile dell'officina.

I collaboratori devono possedere tutte le informazioni necessarie per svolgere il loro lavoro. Questo è ciò che più apprezzo nella soluzione di gestione aziendale Microsoft Dynamics; funziona come gli altri software Microsoft che conosco e facilita l'indagine sulle informazioni di contesto e l'azione immediata."

Susan: una giornata nella vita di un'addetta all'elaborazione ordini

"Faccio molte cose, ma la mia priorità è elaborare gli ordini. Faccio in modo che i collaboratori dispongano di tempo sufficiente per preparare ed evadere gli ordini. Aiuto a velocizzare gli ordini più urgenti e a risolvere eventuali problemi.

Inoltre, assisto gli altri reparti con gli ordini di acquisto e la fatturazione. Sono in continuo contatto con il responsabile acquisti. Verifico ogni giorno i livelli dell'inventario per vedere cosa è necessario ordinare. Lavoro con la contabilità per garantire che gli ordini non siano automaticamente inviati ai clienti rimasti indietro con i pagamenti.

Confermo poi le preferenze di spedizione dei singoli clienti. Tutta l'attività viene registrata in base al numero di acquisto e al numero identificativo del cliente, cosa che richiede un po' di tempo extra, ma migliora l'efficienza e la soddisfazione del cliente."

Samuele: una giornata nella vita di un responsabile delle spedizioni

"La mia responsabilità sta nel mantenere alti i profitti aziendali garantendo la spedizione tempestiva degli ordini senza errori né intoppi. Nel corso dell'anno esamino le prestazioni raggiunte in questi aspetti. Talvolta la mancanza di scorte sufficienti è un problema, per cui mi adopero per poter rispondere alla domanda per quanto è possibile. Passo metà del tempo in ufficio e il resto in magazzino per la supervisione, dove lavoro per fare evadere gli ordini nei tempi più rapidi possibili.

Il nostro processo di ricezione è un'altra parte importante del mio ruolo. A volte una spedizione in arrivo è necessaria per completarne una in partenza. Se l'attesa di merce ritarda la partenza degli ordini, cerchiamo di agire tempestivamente onde evitare ritardi. Esamino le opportunità per rendere la spedizione efficace dal punto di vista dei costi, ad esempio disimballando due carichi in arrivo e reimballandoli in un unico ordine in uscita.

I nostri collaboratori sono molto bravi, ma completare gli ordini è un lavoro difficile e i tempi sono estremamente veloci. Non sono solo il lavoro fisico e le molte ore impiegate a complicare le cose, ma i dettagli e la documentazione necessaria a tenere traccia dell'inventario. Minimizzare i tempi di rotazione è la parte più difficile del lavoro.

Alla fine della giornata, voglio sapere quanto è stato spedito ed essere sicuro che il magazzino sia in ordine."