I contratti Microsoft e Software Assurance: aspetti di rilievo per la direzione Amministrazione e Finanza

Gli investimenti IT hanno un valore strategico per le aziende, per i vantaggi gestionali, organizzativi e di produttività che sono in grado di apportare.

Il software, in particolare, da semplice strumento di supporto è diventato una vera e propria risorsa strategica. Le organizzazioni confidano nella qualità e nelle prestazioni del software per massimizzare la produttività dei propri processi operativi, controllare i costi e generare valore aggiunto.

Per contro, in questi anni la crescita dei budget IT ha subito un brusco rallentamento, con una costante riduzione degli importi destinati allo sviluppo di nuovi progetti e un’accurata analisi sul ritorno dell’investimento. Il costo dei contratti delle licenze software è una voce di budget attentamente controllata: per questo i contratti di licenza devono offrire un valore specifico e quantificabile, e devono rispondere anche alle esigenze di una gestione finanziaria delle spese flessibile e moderna.

Microsoft conosce queste problematiche e da anni investe per dare sempre maggior valore alle licenze software da un lato, e offrire forme contrattuali sempre più vicine alle esigenze dei clienti dall’altro. Sono molte le tipologie di contratto che Microsoft mette a disposizione per l’acquisizione delle licenze software, a seconda delle dimensioni aziendali, della tipologia di pagamento preferita o dei servizi complementari desiderati. Un contratto come Open License è molto semplice da siglare, per esempio, ed è adatto alle aziende che desiderano pagare tutto il software al momento dell’acquisto. Anche Select, per le aziende più grandi, prevede pagamenti completi all’acquisto.

E’ possibile però anche scegliere contratti con pagamenti dilazionati, quali Open Value o, per le aziende oltre 250 PC, Enterprise Agreement. Questa tipologia di pagamento (3 pagamenti annuali per i 3 anni di durata del contratto) garantisce flussi di cassa costanti e predicibili, consentendo di pianificare in modo più semplice le spese per l’acquisto o il noleggio del software. Allo stesso tempo, se un’azienda si trova ad avere una più alta disponibilità di cassa in un certo anno, con Open Value può addirittura cambiare la tipologia di pagamento nel corso del contratto e saldare le rate rimanenti in una volta sola, garantendo così ampia flessibilità nella gestione delle risorse economiche.

Le licenze Microsoft possono essere acquistate o noleggiate: questa scelta impatta non solo sull’entità e la ripetitività del costo (per esempio nel caso del noleggio il costo d’ingresso per l’utilizzo del software viene sensibilmente abbattuto), ma anche sul trattamento contabile del software, che in caso di acquisto viene registrato nello stato patrimoniale, mentre nel caso del noleggio viene contabilizzato nei costi correnti.

Nella scelta tra acquisto e noleggio subentra anche la valutazione sull’opportunità di poter ridurre i costi fissi: infatti i contratti di noleggio sono l’unica categoria di contratti Microsoft (Open Value Subscription ed Enterprise Agreement Subscription) che offrono la possibilità di ridurre il numero delle licenze nel corso del contratto; opzione interessante qualora l’azienda prevedesse di esternalizzare alcuni servizi, cedere dei rami d’attività o ridurre il personale, riducendo di conseguenza il numero dei PC.

Un beneficio offerto da alcuni contratti (quelli che comprendono Software Assurance) è la flessibilità dei pagamenti in caso di aggiunta di nuove licenze in corso di contratto: è infatti consentito il pagamento dopo l’installazione del software, entro il mese o entro l’anno in corso, consentendo l’uso tempestivo nel momento del bisogno ed evitando contemporaneamente i rischi legali per l’uso di software non ancora licenziato. Il regolamento dei pagamenti relativi alle nuove licenze installate può infatti essere posticipato a fine mese o addirittura avvenire comodamente attraverso un unico ordine cumulativo annuale, riducendo anche il carico amministrativo legato agli ordini e ai pagamenti.

Un altro aspetto importante nella scelta dei contratti Microsoft riguarda l’inclusione di Software Assurance, l’opzione di manutenzione del software che include anche tutta una serie di servizi e benefici aggiuntivi. La caratteristica principale di Software Assurance consiste nel dare accesso alle nuove versioni del software incluse nel prezzo: per le aziende che valutano il valore strategico e di business dell’innovazione e che prevedono di beneficiare di tali nuove versioni, è più conveniente scegliere contratti con Software Assurance (come Open Value ed Enterprise Agreement) o aggiungerla dove essa è disponibile come opzione, anziché ricomprare le licenze ex novo al momento del bisogno: grazie a Software Assurance infatti l’azienda risparmia nell’acquisizione delle nuove versioni del software, e inoltre riduce i picchi di spesa, poiché il costo viene distribuito nell’arco della durata del contratto.

Il diritto alle nuove versioni del software si traduce ovviamente in un beneficio anche per il reparto IT e le divisioni di business, che possono usufruire del nuovo software non appena ne hanno bisogno, senza dover richiedere l’approvazione di una nuova spesa o subire ritardi nel processo di allocazione dei fondi. Software Assurance inoltre presenta dei punti di forza per l’ufficio acquisti e l’ufficio legale. Innanzitutto per quanto riguarda il rispetto della legge sulla proprietà intellettuale del software, Software Assurance protegge l’azienda da alcuni scenari di utilizzo scorretto: per esempio semplificando il processo di inventario e controllo delle licenze a copertura del software installato, evitando il rischio di under- (o over-) licensing. Ciò avviene in particolare grazie alla semplificazione nel metodo di conteggio delle licenze offerte dai contratti companywide, cioè quelli con copertura di tutti i PC aziendali, e da alcuni strumenti online che tracciano tutti gli acquisti effettuati dall’azienda e dov’è possibile in ogni momento andare a verificare la storia dei propri acquisti.

La stessa cosa vale per l’installazione delle nuove versioni, che comporterebbe faticosi calcoli sul numero dei PC su cui è stata effettuata, e sul numero delle licenze correnti già disponibili: la nuova versione con Software Assurance è un diritto e non richiede più l’acquisto/noleggio di licenze a parte, evitando non solo il processo di scelta di quanti e quali reparti riceveranno le nuove versioni, ma anche semplificando il conteggio delle nuove licenze necessarie.

Sempre in tema di compliance alla legge sulla tutela della proprietà intellettuale, Software Assurance protegge l’azienda in alcune altre situazioni, come in caso di utilizzo a casa di copie irregolari del software aziendale da parte dei dipendenti, atto di cui l’azienda stessa è responsabile verso Microsoft: Software Assurance infatti, grazie all’Home Use Right, regolarizza questa situazione concedendo ai dipendenti il diritto d’uso di Office a casa; consente inoltre gratuitamente l’installazione del software su server di back-up “a freddo”, che spesso non vengono coperti da regolare licenza; consente l’installazione di tutto il software Microsoft a scopo di test nei laboratori e, entro certe quantità, nelle aule training aziendali.

Un’altra preoccupazione della direzione Amministrazione e Finanza sono i costi imprevisti. Anche in questo caso i contratti Microsoft che includono Software Assurance minimizzano il rischio di costi IT aggiuntivi: ci sono una serie di benefici di Software Assurance che per esempio mettono al riparo da costi palesi o nascosti (quali cali di produttività e performance), come ad esempio servizi di supporto tecnico online e telefonico 24 x 7, che permettono di ricevere un tempestivo supporto di qualità a problematiche IT sui prodotti Microsoft senza doverne sostenere i costi; oppure Technet Plus, che è un abbonamento a tutta la knowledge base tecnica Microsoft, con le risposte a tutti i problemi tecnici sui prodotti Microsoft, tutte le patch, tutte le beta, e l’accesso a tutto il software Microsoft a scopo di test, e un servizio di ricerca assistita alle risposte tecniche via chat con esperti Microsoft: ciò consente di accedere velocemente alle risposte ad eventuali problematiche tecniche e a tutte le informazioni che possono risolvere problemi di gestione e amministrazione di sistema e ridurre sensibilmente il time-to-market di progetti informatici.

Forrester Research ha calcolato che in un’azienda grande il solo servizio di supporto tecnico può migliorare del 50% i tempi di risoluzione dei problemi, portare a una riduzione del 5% del personale di supporto per i prodotti Microsoft, ridurre del 5% il tempo di rilascio per i progetti Microsoft, ridurre le escalation interne al supporto tecnico, migliorare del 10% le prestazioni dei server.

Molti sono infine i benefici di Software Assurance che contribuiscono ad aumentare la produttività, a ridurre costi diretti e a ridurre costi indiretti (per esempio ridurre perdite di produttività). Solo per citarne alcuni:

Nell’ambito del deployment:

Nell’ambito dell’utilizzo:

Esistono infine altri benefici che coprono l’area della manutenzione (fra cui il già citato supporto tecnico) del software e la transizione a nuovi sistemi.

In sostanza Software Assurance integra con i propri servizi e strumenti il software in tutte le fasi del suo ciclo di vita: dalla pianificazione e budget, all’installazione, l’utilizzo e la manutenzione, fino alla fase di transizione a nuovi sistemi, accentuando il valore del software stesso e velocizzando il ritorno dell’investimento.
In questo modo Software Assurance diventa, insieme alla scelta del tipo di contratto, un importante elemento di valutazione non solo per il reparto IT delle azienda ma anche per la direzione amministrazione e finanza.

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