Semplificazione delle funzionalità di posta elettronica e collaborazione

Look & feel semplice da utilizzare. I messaggi vengono disposti in colonne, con un layout simile a quello dei quotidiani, in modo da visualizzare sullo schermo una maggiore quantità di informazioni e da consentire ai dipendenti di trovare e leggere i messaggi di posta elettronica utilizzando le barre di scorrimento in misura decisamente inferiore.

Facilità di lettura ed esplorazione. I riquadri di lettura e spostamento offrono una visualizzazione dei messaggi di posta elettronica ampia e meglio organizzata, consentendo un utilizzo più efficace dell'interfaccia utente. Il riquadro di lettura facilita la lettura dei messaggi, riducendo l'affaticamento della vista e consentendo di rappresentare sullo schermo una maggiore quantità di informazioni contemporaneamente. Il riquadro di spostamento raccoglie in un'unica posizione tutti i controlli di spostamento.

Organizzazione rapida ed efficiente. Le funzionalità di Outlook 2003 semplificano le attività di ordinamento e organizzazione dei messaggi di posta elettronica. I contrassegni rapidi consentono di organizzare rapidamente i messaggi in categorie, mediante contrassegni colorati che permettono di tenere traccia dei messaggi che richiedono particolare attenzione. Le cartelle ricerche consentono di raggruppare i messaggi di posta elettronica senza spostarli o copiarli. In queste cartelle vengono infatti visualizzati i risultati di comuni query di ricerca, sotto forma di collegamenti ai messaggi effettivi. È possibile cercare ed esaminare i messaggi per oggetto, persona, attività o secondo altri criteri.

Filtri per il blocco dei messaggi indesiderati. Se ti è capitato di aprire accidentalmente un messaggio indesiderato, avrai probabilmente notato che, in seguito, il numero dei messaggi indesiderati ricevuti è ulteriormente aumentato. Infatti, all'apertura di un messaggio indesiderato, l'indirizzo di posta elettronica del destinatario viene convalidato da un apposito server Web. Outlook 2003 può evitare questo problema grazie alla funzione di blocco dei contenuti esterni, che impedisce le connessioni non autorizzate ai server Web fino a quando l'utente non decide di visualizzare il messaggio. Bloccando le connessioni senza preavviso a server Web arbitrari, Outlook 2003 è in grado di limitare l'involontaria trasmissione di informazioni sull'utente ai mittenti dei messaggi indesiderati.

Protezione della privacy della posta in arrivo. Outlook 2003 offre controllo sui messaggi ricevuti. L'efficiente filtro per la posta indesiderata sviluppato da Microsoft Research controlla ogni singolo messaggio e stabilisce se deve essere considerato indesiderato o meno, in base alle parole o alle frasi contenute. Gli indirizzi di posta elettronica e i nomi di dominio inclusi nell'elenco Mittenti attendibili o Destinatari attendibili vengono tuttavia considerati sempre attendibili, indipendentemente dal contenuto dei messaggi, mentre i messaggi provenienti da persone e nomi di dominio inclusi nell'elenco Mittenti bloccati vengono sempre bloccati.

Creare forum per la gestione dei progetti in collaborazione. Creando un'area di lavoro documenti in un sito di Windows SharePoint Services, è possibile disporre di una posizione centrale per la condivisione dei file tra i membri di un team. I dipendenti possono quindi condividere documenti, assegnare attività e scadenze ed esaminare lo stato dei progetti con facilità e in tempo reale, senza risentire dei problemi tipici della condivisione dei file tramite posta elettronica, come le difficoltà relative alla gestione delle versioni e dei contributi degli altri membri del gruppo.

Migliorare la produttività delle riunioni. Creando un'area di lavoro riunioni in un sito di Windows SharePoint Services, è possibile disporre di una posizione centrale, sicura e online in cui memorizzare tutte le comunicazioni, i file e le informazioni logistiche relative alla riunione. Grazie alla possibilità di concentrare i dati in una singola area, coordinare le pianificazioni, distribuire materiale e memorizzare note e verbali risulta molto più facile.

Condividere calendari e contatti con i membri del proprio team. Outlook 2003 consente a ogni dipendente di condividere con facilità il proprio calendario con gli altri membri del team, nonché di confrontare più calendari per pianificare le riunioni. Accanto al proprio, ogni dipendente può visualizzare altri calendari, locali o disponibili nelle cartelle pubbliche, o i calendari dei colleghi, ed eventualmente applicare colori diversi ai vari calendari e scorrerli per confrontare agevolmente le rispettive pianificazioni.

Inviare istantaneamente notifiche ai membri del proprio team. Office 2003 si integra con il servizio di messaggistica immediata, per consentire agli utenti di sapere quando i membri del proprio team sono in linea e avviare una conversazione direttamente dai file di Outlook 2003 o dalle aree di lavoro condivise.

Proteggere i documenti. Microsoft Office Professional Edition 2003 supporta la protezione mediante IRM (Information Rights Management), una funzionalità supportata da Microsoft Windows Rights Management Services e Microsoft Windows Server che consente di specificare quali utenti sono autorizzati a copiare, stampare e inoltrare i messaggi di posta elettronica. Questa protezione basata sulle autorizzazioni aiuta le aziende a impedire la condivisione indiscriminata delle informazioni riservate.

Indipendenza dalle prestazioni della rete. Outlook 2003 consente di utilizzare la modalità cache di Exchange, che permette di caricare in anticipo tutti i dati necessari, per proteggere gli utenti da eventuali problemi di rete e garantire livelli di affidabilità e reattività superiori. L'utilizzo della modalità cache di Exchange richiede la connessione a Microsoft Exchange Server 2003.

Maggiore reattività. Le funzionalità di connettività intelligente di Outlook 2003 consentono una maggiore reattività dell'applicazione anche su connessioni di rete lente o inaffidabili. Insieme alla modalità cache di Exchange, queste funzionalità consentono di isolare quasi completamente gli utenti dai problemi di affidabilità della rete.

Connessioni remote. È possibile accedere a Exchange Server tramite qualsiasi connessione Internet. Ovunque sia disponibile una connessione a Internet, è possibile accedere alla propria cassetta postale di Exchange, senza rinunciare all'interfaccia e alle funzionalità di Outlook 2003.