Gestione delle informazioni XML in Office Professional Edition 2003
Molte aziende, e persino interi settori, sono passate con profitto al formato XML (Extensible Markup Language) per l'organizzazione e la gestione delle informazioni basate su testo. XML è uno standard ampiamente diffuso, che prevede l'utilizzo di tag per la definizione della struttura e del contenuto dei dati. Fino a oggi, tuttavia, il formato XML veniva utilizzato principalmente per lo scambio di dati tra server aziendali e molto meno per lo scambio di informazioni tra i singoli dipendenti.
In Office System 2007, sono stati introdotti nuovi formati Office XML, diversi dal formato di file binario utilizzato nelle versioni precedenti di Microsoft Office e in Office 2003.
Di seguito, potrai approfondire le caratteristiche dei file basati su XML di Office Professional 2003.
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Che cos'è XML?
XML è un linguaggio standard per la descrizione dei dati, utilizzato in tutto il mondo per condividere informazioni aziendali sul Web indipendentemente da eventuali problemi di compatibilità tra programmi, reti di computer, strutture di dati e sistemi operativi. Il formato XML semplifica notevolmente la condivisione delle informazioni, poiché la struttura e il contenuto dei file sono definiti da tag standard. L'impiego degli stessi tag XML in tutti i file semplifica inoltre l'indicizzazione, la ricerca, l'unione e il riutilizzo delle informazioni testuali. Poiché il formato XML è basato su testo, non è legato ad alcun linguaggio proprietario e consente di scambiare informazioni anche tra sistemi normalmente incompatibili.
Con Office Professional Edition 2003 la tecnologia XML è disponibile nelle applicazioni desktop
Molte società hanno implementato XML come standard per le transazioni che coinvolgono grandi sistemi aziendali e hanno investito in reti e servizi Internet in grado di supportarlo. Tuttavia, in assenza di strumenti desktop di facile utilizzo, i dipendenti utilizzano solo raramente tag XML per definire il contenuto e la struttura dei propri documenti, perdendo l'opportunità di riutilizzare anche in seguito le informazioni contenute in tali documenti, a meno che l'azienda non decida di eseguire la migrazione dei dati in un sistema aziendale, con un notevole dispendio di tempo.
Con Office Professional Edition 2003, il formato XML è supportato da alcuni degli strumenti di produttività più noti, come Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 e Microsoft Office Access 2003, oltre che da Microsoft Office InfoPath 2003, anch'esso incluso in Office Professional Edition 2003. Utilizzando il formato XML è possibile:
| • | Salvare e organizzare i nuovi dati in formato XML, in modo che possano essere utilizzati anche dai colleghi. |
| • | Le aziende possono incorporare in documenti, database, presentazioni e fogli di calcolo dati XML provenienti da un'ampia gamma di origini diverse. |
| • | Gli sviluppatori possono creare "programmi intelligenti" (che restituiscono cioè informazioni utili sulla base dei dati immessi dall'utente) che permettano agli utenti di recuperare le informazioni contenute nei file. |
Grazie al supporto XML offerto da Office Professional Edition 2003, è possibile creare, organizzare e condividere le più importanti informazioni aziendali in modo efficace e conveniente.
Nota In tutte le edizioni di Office 2003, i documenti di Word 2003 e i fogli di calcolo di Excel 2003 possono essere salvati in un formato di file XML nativo, che può essere utilizzato in qualsiasi programma dotato del supporto per lo standard XML per effettuare ricerche o modifiche. Office Professional Edition 2003 consente inoltre l'utilizzo di formati XML personalizzati (o schemi), che permettono alle aziende di semplificare e migliorare la creazione, il recupero, lo scambio e il riutilizzo delle informazioni.
Utilizzo dei dati XML con Office Professional Edition 2003
Sfruttando le funzionalità XML di Office Professional Edition 2003 è possibile creare documenti, connettersi a origini dati aziendali, nonché recuperare e riutilizzare informazioni in modi completamente nuovi. Ecco alcuni esempi dei vantaggi derivanti dall'uso del formato XML:
| • | Un ingegnere può utilizzare un computer portatile dotato di InfoPath 2003, un programma di immissione dati basato su moduli, per raccogliere sul posto le informazioni relative allo stato delle attrezzature, come pompe o generatori. In seguito le informazioni immesse verranno utilizzate per generare ordini di manutenzione preventiva e aggiunte ai file contenenti la cronologia delle singole attrezzature. |
| • | Dopo aver creato un report del fatturato dei diversi reparti di un'azienda, un dirigente finanziario può esportare in un foglio di lavoro di Excel 2003 i totali delle entrate di ciascun reparto. Grazie all'utilizzo coerente dei tag XML, il consolidamento dei dati è garantito indipendentemente dalla posizione in cui i responsabili dei vari reparti memorizzano i dati. |
| • | Un analista può utilizzare Word 2003 per creare report personalizzati riguardanti i più recenti prodotti di telefonia cellulare, per conto di un cliente. L'analista può raccogliere in un unico file i dati in formato XML provenienti da varie origini, interne ed esterne. Una volta creato, il documento prodotto dall'analista potrà essere aggiornato in qualsiasi momento, semplicemente aggiornando il corrispondente file di dati e rigenerando il report. |
In sostanza, l'adozione del formato XML consente di prendere decisioni basate su informazioni più accurate e, di conseguenza, di intervenire più rapidamente.
La potenza dei programmi intelligenti
Se in un'azienda viene creato uno schema XML (uno standard o un modello per la struttura dei dati), gli sviluppatori potranno utilizzarlo per creare programmi intelligenti con supporto XML, in grado di recuperare informazioni come testo, dati di supporto e collegamenti a informazioni correlate. Ad esempio, è possibile fare in modo che nei singoli campi di un modulo o di un documento possano essere inseriti solo determinati tipi di dati, evitando eventuali errori di immissione dei dati.
Non occorre possedere competenze di XML né conoscere lo schema sottostante. Poiché nel formato XML il contenuto è indipendente dalla presentazione, le stesse informazioni possono essere visualizzate in tantissimi modi diversi, secondo le esigenze, l'attività o lo specifico processo di business a cui sono destinate.
Accesso ai dati aziendali direttamente dalle applicazioni desktop
Il formato XML facilita la selezione e l'utilizzo dei dati aziendali. L'utilizzo di standard aperti basati su Internet, come XML e gli XML Web service, consente la comunicazione tra sistemi diversi, anche se utilizzano origini dati diverse, sono scritti in linguaggi diversi o risiedono in computer diversi.
Grazie al supporto XML integrato in Office Professional Edition 2003, è possibile creare applicazioni desktop in grado di immettere o prelevare dati dai database aziendali. Gli sviluppatori possono infatti creare fogli di calcolo, documenti o programmi line-of-business in grado di selezionare e prelevare automaticamente i dati necessari.
Poiché i documenti XML sono strutturati, indipendenti dalla piattaforma e basati su testo, possono essere aperti e modificati nei programmi di Office Professional Edition 2003 oppure integrati in processi di business automatizzati. È inoltre possibile utilizzare gli strumenti di Office 2003, come le funzionalità per la creazione di grafici di Excel 2003, per analizzare e visualizzare le informazioni. Questo metodo consente di risparmiare tempo, garantisce la disponibilità di informazioni più accurate e aggiornate e permette di scegliere come utilizzarle.
Possibilità di riutilizzo dei dati acquisiti
Quando si crea uno schema XML, è possibile decidere quali informazioni raccogliere. Rispetto a quanto avviene per i file non strutturati, tali informazioni risultano molto più facili da individuare e possono essere utilizzate per arricchire il patrimonio informativo dell'azienda.
Le informazioni create o acquisite in un file XML possono essere riutilizzate indefinitamente. I file e le informazioni contenute potranno essere raccolti, organizzati e riutilizzati, come avviene per i dati numerici contenuti in un database. La creazione di un documento di questo tipo non richiede una maggiore quantità di tempo, ma in compenso consente di ottenere un valore nettamente superiore. L'adozione del formato XML semplifica quindi l'accesso alle informazioni, con un conseguente risparmio di tempo, consente di ridurre la probabilità di errore e contribuisce a incrementare il patrimonio informativo aziendale.
Per ulteriori informazioni
Per ulteriori informazioni sul formato XML e sul supporto disponibile in Office Professional Edition 2003, visitate:
| • | XML su World Wide Web Consortium (W3C) |
| • | XML su MSDN |