Panoramica su Outlook 2003, l'applicazione di Microsoft Office per la comunicazione e la gestione di informazioni personali

Gestione di tutti i messaggi di posta elettronica da un'unica posizione: è possibile accedere, inviare e ricevere messaggi di posta elettronica da più account, inclusi account di posta elettronica professionali, personali o Web, come Windows Live Hotmail e tutto questo in una singola visualizzazione.

Riduzione della necessità di stampa a vantaggio della lettura: Outlook 2003 semplifica e agevola la lettura di messaggi in linea, inclusi quelli di grandi dimensioni. Il Riquadro di lettura è stato spostato sul lato destro dello schermo, per poter visualizzare il doppio del contenuto e ridurre la necessità di scorrere la pagina per leggere i messaggi.

Risparmio di tempo e individuazione rapida dei messaggi: il raggruppamento dei messaggi per data, dimensione, conversazione, oggetto, importanza e altri criteri, ne consente una più semplice individuazione.

Organizzazione della Posta in arrivo: non è più necessario conservare tutti i messaggi di posta elettronica nella Posta in arrivo per ricordarsi di operazioni da eseguire. È possibile, invece, utilizzare Contrassegni rapidi per contrassegnare i messaggi in base alla priorità o alle scadenze e poterli facilmente individuare in qualsiasi cartella essi risiedano.

Organizzazione dei messaggi e ricezione di promemoria in modo automatico: la Creazione guidata Regole consente di organizzare i messaggi di posta elettronica in base alle proprie preferenze e di attivare automaticamente avvisi, per ricordare all'utente, ad esempio, che devono essere eseguite determinate attività o che sta per iniziare una riunione.

Individuazione semplificata dei messaggi: è possibile salvare i risultati delle ricerche più frequenti sotto forma di cartelle ricerche, invece di dover rieseguire le ricerche in questione ogni volta che se ne ha bisogno. Le cartelle ricerche rappresentano un modo automatizzato di tenere insieme i messaggi di posta elettronica importanti, senza doverli spostare in altre cartelle.

Accesso rapido a contatti, calendari e attività: è possibile utilizzare il riquadro di spostamento (o fare clic su Vai sulla barra dei menu), per accedere a Contatti, Calendario, Attività, Cartelle, Collegamenti e Diario e individuare le informazioni necessarie per completare messaggi di posta elettronica, pianificare appuntamenti e portare a termine progetti.

Blocco della posta indesiderata: il filtro per la posta indesiderata consente di evitare che i messaggi di posta elettronica indesiderati occupino troppo spazio nella Posta in arrivo. Ulteriori informazioni su come bloccare i messaggi di posta elettronica indesiderati con Outlook 2003.

Blocco degli allegati indesiderati: per evitare che allegati indesiderati e file ingombranti occupino troppo spazio di archiviazione, Outlook 2003 consente di bloccare i messaggi di posta elettronica e i file provenienti da persone non presenti nell'elenco dei mittenti attendibili. Dopo aver esaminato e approvato il messaggio, Outlook consentirà di scaricarlo.

Possibilità di leggere i messaggi di posta elettronica indipendentemente dalla connessione: la modalità cache consente di scaricare messaggi e altri dati di Outlook nel computer, in modo da poter essere produttivi anche durante i tempi di inattività della rete. La modalità cache richiede una connessione a Microsoft Exchange Server.

Rilevamento dello stato della connessione: è possibile indicare se si dispone di una connessione veloce o lenta o fare in modo che Outlook rilevi lo stato della connessione automaticamente. Outlook adatterà le sue prestazioni, visualizzando un'anteprima del messaggio o il messaggio completo a seconda della velocità della rete.

Individuazione rapida di informazioni: il riquadro Ricerche consente di consultare dizionari elettronici, dizionari dei sinonimi e siti di ricerca in linea direttamente in Outlook, senza dover uscire dall'applicazione, rendendo così l'individuazione e l'inclusione di informazioni nei messaggi di posta elettronica molto più rapide. Alcune delle funzionalità del riquadro Ricerche richiedono una connessione a Internet.

Comunicazione immediata con altri utenti: non è necessario uscire da Outlook per rilevare la presenza in linea di un contatto di Messaggistica immediata (IM, Instant Messaging). È possibile iniziare conversazioni IM in modo rapido, direttamente da messaggi di posta elettronica, contatti, calendari e altre aree di Outlook.

Controllo della distribuzione dei dati strategici: grazie all'utilizzo della funzionalità IRM (Information Rights Management), è possibile proteggere le risorse dell'azienda impedendo ai destinatari di inoltrare, copiare o stampare messaggi di posta elettronica importanti. È inoltra possibile specificare una data di scadenza del messaggio, dopo la quale non sarà più possibile visualizzarlo né eseguire altre operazioni su di esso. La funzionalità IRM richiede Microsoft Windows Server 2003 in cui sia in esecuzione Microsoft Windows Rights Management Services.
Nota: con Microsoft Office Professional Edition 2003 è possibile utilizzare Outlook per creare messaggi di posta elettronica protetti con IRM e concedere ad altri utenti l'autorizzazione ad accedere e modificare i propri messaggi. È inoltre possibile applicare modelli di criteri ai messaggi di posta elettronica protetti con IRM creati. Microsoft Office Standard Edition 2003 consente di leggere i messaggi di posta elettronica protetti con IRM. Se poi si dispone dell'autorizzazione appropriata, tali messaggi potranno essere anche modificati.

Collaborazione più efficace: è possibile salvare gli allegati ai messaggi di posta elettronica in aree di lavoro condivise, in cui gli altri membri del team potranno trovare le versioni più aggiornate dei dati, archiviare o estrarre file o anche salvare elenchi di attività, file correlati, collegamenti ed elenchi di membri. Sarà inoltre possibile indicare se altri membri del team sono in linea e utilizzare Messaggistica immediata per inviare loro un messaggio. Le aree di lavoro condivise richiedono Windows Server 2003 in cui sia in esecuzione Microsoft Windows SharePoint Services.

Riduzione del tempo dedicato al coordinamento delle pianificazioni: è possibile accedere a calendari del team condivisi direttamente da Outlook e visualizzare più calendari affiancati, per rendere la pianificazione di riunioni più rapida ed efficace. È possibile visualizzare calendari personalizzati, ad esempio professionali e personali, calendari di Windows SharePoint Services o calendari di altri utenti che hanno concesso l'autorizzazione a visualizzare i propri calendari. La condivisione di calendari del team richiede Windows Server 2003 in cui sia in esecuzione Windows SharePoint Services.

Possibilità di operare lontano dalla scrivania: se si dispone di un Tablet PC, è possibile utilizzare la funzione di annotazione a penna per inserire note nei messaggi di posta elettronica con la propria grafia mediante una periferica di input penna. È possibile scrivere note per uso personale o per messaggi di posta elettronica da inviare ad altri.