La riclassificazione dei saldi contabili con Access 2007

Struttura e definizione dello schema

Struttura del file Excel da importare

I saldi contabili estratti dal sistema gestionale aziendale devono essere memorizzati in un file Excel denominato “SaldiCoge” e salvato nella stessa directory in cui è presente l’applicazione Access.

Affinché l’importazione sia realizzata correttamente, il file Excel deve essere così strutturato:

•	il foglio in cui sono memorizzati i dati deve essere nominato “Foglio1”,
•	deve essere presente una prima riga di titoli delle colonne,
•	i dati devono essere memorizzati a partire dalla riga 2 del foglio,
•	le informazioni richieste sono:
•	il codice del conto (colonna A);
•	la descrizione (colonna B);
•	il tipo conto, indicando “P” per i conti di natura patrimoniale ed “E” per i conti di natura economica (colonna C);
•	il segno da attribuire ai saldi nei prospetti riclassificati (colonna D). E’ necessario indicare -1 se si vuole invertire il segno rispetto a quello esplicitato nel file Excel, +1 se per contro si vuole mantenere lo stesso segno. Tale informazione si rende necessaria in quanto normalmente i saldi relativi ai conti di ricavo sono espressi con segno negativo, quelli relativi ai conti di costo con segno positivo, quelli relativi ai conti patrimoniali attivi con segno positivo mentre quelli relativi ai conti patrimoniali passivi con segno negativo;
•	il saldo con il segno contabile, così come normalmente fornito dai sistemi gestionali (colonna E).

Il file Excel di esempio è scaricabile con il download dell’applicazione.

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Definizione dello schema di riclassificazione

Lo schema di riclassificazione è un insieme di regole che consentono di definire il modo in cui ciascun conto di natura economica o patrimoniale deve confluire in una riga del modello da realizzare (ad esempio la IV Direttiva).

Nell’applicazione, questo schema è costituito da due livelli:

•	il primo è rappresentato dai “Mastri” (ad esempio Valore della produzione per lo schema della IV Direttiva CEE), che hanno lo scopo di raggruppare le voci simili per natura;
•	il secondo è rappresentato dalle “Righe” (ad esempio ricavi delle vendite e delle prestazioni, variazione dei lavori in corso su ordinazione, ecc.), che hanno lo scopo di raccogliere il dettaglio dei conti.

Naturalmente la definizione dello schema economico da quella dello schema patrimoniale è separata.

La suddivisione in due livelli è obbligatoria per il funzionamento dell’applicazione: nel caso in cui, come accade per lo schema IV Direttiva, fosse necessario gestire un maggior numero di livelli, si può ricorrere alla definizione di mastri “aggiuntivi”, che consentano la separazione dei dettagli.

Ad esempio, per quanto concerne il costo del personale, la IV Direttiva CEE prevede un ulteriore livello di dettaglio costituito dalle voci a) salari e stipendi, b) oneri sociali, c) trattamento di fine rapporto, d) trattamento di quiescienza e simili, e) altri costi.

La definizione dello schema economico di riclassificazione prevede:

•	l’inserimento del mastro economico “Costi del personale”,
•	l’inserimento delle cinque voci di dettaglio nelle righe CE.

I costi per servizi, per contro, non prevedono alcun ulteriore livello di dettaglio, ma rappresenta già la riga di totalizzazione; conseguentemente è necessario definire un mastro economico con descrizione vuota (questo per evitare di duplicare la stessa riga anche a livello di mastro) ed inserire come riga CE la voce “costi per servizi”.

A patto di rispettare questa regola, l’applicazione può essere utilizzata per qualunque tipo di riclassificazione: viene proposta quella relativa alla IV Direttiva a solo titolo di esempio, per migliorare la comprensione del funzionamento dell’applicazione.
Come già esplicitato, non ci sono limiti al numero di schemi di riclassificazione che possono essere creati.
Una voce del menù consente di azzerare rapidamente le tabelle dell’esempio, in modo da poter costruire nuovi schemi di riclassificazione, secondo quanto descritto in precedenza.

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