Consolidamento automatico delle vendite dei commerciali con Excel 2007

Case Study: La gestione delle vendite dei commerciali

Sider Srl è una piccola società che commercializza i prodotti A – B – C nel settore dei giocattoli e opera con una rete di vendita prevalentemente nel nord Italia

Circa un mese fa, è stato assunto il Dott. Martinelli, in qualità di Direttore Vendite, con il compito di riorganizzare la rete di vendita fino ad ora gestita direttamente dall’amministratore delegato.
Martinelli si è subito trovato nella situazione di dover fare i conti con una realtà aziendale certamente dinamica, ma con la scarsa propensione all’information technology, a causa di una vecchia visione da parte del Management, che si è sempre rifiutato di attivarsi a forti rinnovi tecnologici supportati dall’introduzione di un efficace sistema erp in grado di raccogliere, archiviare ed aggregare i dati nelle reportistiche periodiche necessarie. Martinelli sapeva che la facilità di gestione e reperimento dei dati storici delle vendite, suddivisi per categoria di prodotto, area geografica, agente di vendita, mese, trimestre, anno, rappresentava un bagaglio molto importante da cui partire per poter definire, attuare e monitorare le future strategie aziendali di vendita e di marketing. Il primo periodo di tempo fu speso per la normalizzazione dei dati prescelti, in modo da poter analizzare i vari trend storici, al fine di avere una base per implementare sistemi di forecast.
Successivamente cercò di standardizzare il sistema di reportistica degli Agenti di vendita, che fino ad allora era molto confusa e poco proceduralizzata; c’era chi inviava per posta i contratti stipulati con i clienti; chi telefonava per anticipare i dati del venduto; altri che mandavano una semplice mail riepilogativa; chi mandava un file Excel con informazioni a volte incomplete o non necessarie. Il primo mese di raccolta dati di vendita fu un momento drammatico per Martinelli: era disperato, ma convinto, che anche con semplici nuove implementazioni, non si poteva che migliorare la situazione; in fondo era stato assunto per raggiungere gli obiettivi di budget delle vendite e per migliorare i processi della pipeline commerciale.

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L’implementazione del modello di raccolta dei dati di vendita

L’attuale impossibilità di poter investire in un gestionale portò Martinelli all’idea di utilizzare Excel per iniziare a standardizzare i processi di vendita: alla riunione mensile con gli agenti di vendita presentò un modello di reportistica settimanale in Excel, che doveva essere compilato dai commerciali; il prospetto era il seguente:

Gli agenti, abituati ad operare senza regole, storsero un po’ il naso, ma si dovettero piegare alla volontà del direttore commerciale. Il passo seguente fu quello di realizzare un semplice programma Excel che, con l’ausilio di macro, fosse in grado di raccogliere automaticamente i dati di vendita settimanali ed importarli nel database generale, con lo scopo di ottenere una prima reportistica di base.

Il processo di importazione dei dati si basa su di una maschera contenente le informazioni necessarie al riempimento dei campi del database: nome dell’agente, cliente dal quale è stata commissionato l’ordine, il tipo e la quantità di prodotto richiesto ed il periodo di riferimento (in questo caso il report è mensile) delle vendite.
Bisogna prestare particolare attenzione nel riempimento delle righe della maschera (che corrispondono ad un singolo ordine) per evitare di importare nel database dati sbagliati o incompleti, con conseguente perdita di tempo e risorse.
Il riempimento della maschera dovrà essere eseguito come segue:

1	Inserimento del nome del venditore (se i venditori sono dipendenti o consulenti fidelizzati, aiuta l’inserimento e riduce la possibilità di errore avere un elenco di agenti già pre-impostato):
2	Inserimento del cliente (se i clienti sono consolidati, aiuta l’inserimento e riduce la possibilità di errore avere un elenco già pre-impostato):
3	Inserimento del prodotto:
4	Inserimento della quantità venduta;
5	Inserimento del mese di riferimento:
6	Ripetere tutte le operazioni fino all’esaurimento degli ordini.

La maschera, una volta riempita, risulta essere:

N.B. affinché il processo di importazione dati vada a buon fine è necessario compilare anche l’ultima riga del modulo, riempiendo la cella agente e la cella mese con “Fine Vendite”.

Una volta raccolti tutti i modelli opportunamente compilati da parte degli agenti, non resta che far partire la macro per la compilazione del database.

Anche qui occorre adottare alcune piccole accorgimenti per il perfetto funzionamento del processo.
Prima di tutto i file devono essere nominati in maniera univoca e secondo un criterio ben stabilito, nell’esempio qui descritto i file sono nominati “Cognome Mese”. Tale aspetto è di fondamentale importanza in quanto le operazioni svolte dalla macro vengono effettuate solo se c’è perfetta corrispondenza tra i nomi dei file. Inoltre, i file inviati dagli agenti devono essere salvati in un’unica cartella.
Infine, occorre inserire nella cella H1 il mese di riferimento e nella colonna L l’elenco degli agenti.

Una volta sistemati i file e la maschera iniziale, basterà cliccare sul tasto “Importa Dati Venditori” per dare inizio all’importazione dati.

Dopo il clic sul tasto apparirà una finestra con la richiesta “Inserire il percorso”: nello spazio bianco bisogna inserire la stringa completa della directory nella quale sono salvati i file degli agenti.
Una volta inserito il percorso va dato l’ok e il processo inizia.
In sostanza la macro svolge la funzione di aprire i differenti file degli agenti e copiare i dati all’interno del database.

Una volta conclusasi la macro il file database risulta compilato nel seguente modo:

Mancano però alcuni dati di sintesi, i quali vengono riassunti nei fogli “Riepilogo Mese” e “Riepilogo Agenti”.

Articolo di Simone Pasquadibisceglie e Luca Vanzulli (www.b2corporate.com)

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