I dati presenti nei sistemi gestionali hanno il limite di fornire una visione monodimensionale degli accadimenti aziendali, essendo memorizzati in tabelle operative, orientate alle transazioni (ordine, documento di trasporto, fattura, ecc.) più che all’analisi dei risultati. Nei contesti caratterizzati da una elevata competizione aziendale o in quelli dove l’evoluzione dei prodotti e dei servizi richiede una pronta capacità di reazione da parte dei soggetti coinvolti, diviene indispensabile monitorare e valutare in modo tempestivo l’andamento della propria attività, attraverso un’analisi accurata degli elementi economico-finanziari. In questo contesto l’analisi multidimensionale dei dati contenuti nei sistemi gestionali supporta la velocità di decisione. Prendiamo spunto dall’analisi dei dati di vendita, generati dal gestionale Microsoft Business Solution-Navision, per approfondire questo tema. Questa analisi va oltre il dato aziendale complessivo, cioè i ricavi realizzati durante il periodo di riferimento e desunti dalla contabilità: l’attenzione viene focalizzata sulle dimensioni gestionali che hanno determinato il risultato, al fine di capire dove intervenire. La scelta delle dimensioni di analisi è strettamente collegata alla struttura organizzativa e decisionale della società e alle particolari caratteristiche del mercato in cui opera. Nel caso di Navision, la struttura contabile prevede due dimensioni principali di analisi, in cui sono solitamente specificati i riferimenti a grandezze rilevanti, quali il centro di costo, la divisione aziendale, la commessa, ecc.. A queste si aggiungono altre dimensioni fino ad un massimo di otto, per arricchire in maniera sostanziale la possibilità di analisi del dato. L’applicazione è realizzata con Microsoft Excel e consente di estrarre i dati di ordine e di vendita contenuti nel database di Navision (versione 3.70), nelle tabelle: | • | Testata ordini, | | • | Righe ordini, | | • | Testata fatture, | | • | Righe fatture. |
Per incrementare le possibilità di utilizzo, lo stesso schema può essere applicato ad altre tabelle contenute in database di tipo Microsoft Access o Microsoft SQLServer, dopo aver creato le opportune origini dati ODBC.
Lo strumento che viene utilizzato per rappresentare le informazioni in modo multidimensionale è la Tabella Pivot di Excel: è una tabella interattiva che combina e confronta rapidamente grandi quantità di dati in vari formati e configurazioni, senza necessità di scrivere codice per le interrogazioni (query) di recupero dei dati e per il loro trattamento.
I dati, che possono essere originati sia da database esterni, sia da intervalli di celle all'interno di un foglio di lavoro Excel, vengono rappresentati in una visione multidimensionale con dimensioni di analisi sulle righe, sulle colonne e sulle intestazioni di pagina. Questo strumento consente, in modo abbastanza agevole, le due principali funzionalità di navigazione nei dati: | • | slice and dice: permette di “girare” i dati come le facce del cubo di Kubrik o di selezionare, scegliendo un valore particolare per una grandezza di riga/colonna/pagina, una sola “fetta” di essi. | | • | drill-down: con un doppio click su una cella dell'area dei dati, la tabella pivot crea automaticamente un nuovo foglio di lavoro, con il dettaglio delle righe di risultato della query che compongono il valore della cella, che rappresenta un totale, una media, un conteggio, ecc. |
La tabella pivot può essere creata manualmente, selezionando dal menu “Dati” l’opzione “Rapporto tabella pivot e grafico pivot” e seguendo passo passo le istruzioni del wizard che viene lanciato.
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