Introduzione al Business Plan

Executive Summary

È un riassunto elaborato per persone che hanno bisogno di farsi un’idea di un documento lungo, senza dover entrare nel dettaglio. Rispetto all’Abstract, introduce il documento e ne diventa il primo capitolo. Non è necessariamente cortissimo, poiché dipende dal documento che riassume: in un documento di molte centinaia di pagine può essere anche di cinque o sei pagine anche se i sacri testi dei business writer statunitensi consigliano di scrivere un Executive Summary non più lungo del 10% del documento.

L’Executive Summary concentra e riassume il documento, ma ne conserva la sequenza e la struttura: esso deve costituire una sorta di cornice concettuale per permettere a chi legge di avere subito un’idea del contenuto, quindi procedere con facilità a una lettura trasversale e veloce o a saltare direttamente al punto che interessa.
Ma non è solo un riassunto, infatti deve fornire indicazioni concrete su come affrontare un problema, suggerire linee di intervento, spingere all’azione, convincere dell’opportunità di una strategia e per questo assume un’importante funzione persuasiva.

Uno schema di come può svilupparsi può essere il seguente:

L’Executive Summary è la prima cosa che si legge, ma l’ultima che si scrive. Inoltre è una buona opportunità per verificare coerenza e linearità dell’intero documento: se il Business Plan può essere ridotto a un decimo senza problemi, solo condensandolo, vuol dire che funziona. Il linguaggio deve essere più piano e divulgativo di quello del documento, senza gerghi e tecnicismi: esso, infatti, viene quasi sempre letto da manager che non necessariamente padroneggiano tutti i dettagli dell’idea proposta. L’amministratore delegato in un’azienda di informatica non è sempre un informatico, così come i componenti di una commissione che deve assegnare un contratto possono non comprendere l’aspetto tecnico del progetto. Però sono loro a prendere le decisioni!

È importante che il Summary sia il più chiaro possibile: anche per questo lo stile deve essere asciutto e professionale, ma non didascalico.
Anzi, è fondamentale curare i passaggi tra una frase e l’altra (quindi, inoltre, di conseguenza, infine) e il ritmo complessivo, alternando frasi lunghe e brevi. È opportuno essere sicuri che gli acronimi utilizzati siano chiari e non inondare l’Executive Summary di cifre: impiegate solo i dati chiave (per esempio fatturato, investimenti necessari, cash flow o qualche indice finanziario).

I grafici e le tabelle (Figura 5) sono senz’altro un ottimo modo per sintetizzare il piano e offrire al lettore un punto di vista obiettivo.

Figura 5 - Uno specchietto riassuntivo può spiegare molto bene le dinamiche nascoste dietro un piano lungo centinaia di pagine.

Se il documento è davvero molto lungo, i punti qualificanti e principali possono essere anche riassunti in un box alla fine di ogni capitolo, rigorosamente come elenco puntato, e sotto un titolo come, per esempio, Key Points, In breve, Project at glance ecc.

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Abstract

L’abstract è sempre corto, anche nel caso di documenti molto lunghi: 250-300 parole o 1800 battute (la grandezza che giornalisticamente viene definita cartella).

È adatto soprattutto per relazioni a convegni, ricerche, articoli scientifici e ha l’obiettivo di convincere il lettore ad approfondire il tema, a fare una ricerca bibliografica per trovare il documento originale o a pagare per scaricare l’articolo da un sito. Anche l’Abstract, quindi, non ha la pretesa di dire tutto, ma di fornire indicazioni precise sul contenuto.

Rispetto all’Executive Summary, esso viene generalmente letto da specialisti, quindi il linguaggio può essere per addetti ai lavori, pur mantenendo una certa chiarezza complessiva. Non è un elemento necessario in un Business Plan, ma se volete inserirlo dovete collocarlo nella prima pagina dopo la copertina.

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Gianclaudio Floria - Autore top seller su Excel per Edizioni FAG, collabora con Microsoft ed è il fondatore del portale www.excelling.it Articolo tratto da: Gianclaudio Floria, Business Plan con Excel 2007, Assago (Milano), FAG, 2007.

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