PREMESSA
L’applicazione, realizzata con Microsoft Access, ha lo scopo di consentire il calcolo dei costi analitici di un’azienda industriale o commerciale, a partire da elementi di Contabilità Generale, da dati di Budget, da dati di consumi di materie, di ore lavorate, ecc. L’obiettivo finale è di realizzare un prospetto di Conto Economico per ciascun centro di responsabilità organizzativa, sia a “direct costing” sia a “full costing”.
La versione di riferimento per l’utilizzo è Access 2000; naturalmente l’applicazione può essere utilizzata, senza necessità di conversione, anche con Access 2002 ed Access 2003. Si ricorda che per il corretto utilizzo dell’applicazione è necessario decomprimere il file. PRINCIPI DI CALCOLO E’ indispensabile premettere che l’elemento di riferimento per tutti i calcoli di questo applicativo è il centro di costo. In questo contesto sono state utilizzate due differenti tipologie di centro: | • | centro principale che partecipa direttamente all’attività produttiva (ad esempio Produzione, Finitura, Attrezzaggio, ecc.) e che rappresenta, in definitiva, l’unità di calcolo finale; | | • | centro ausiliario che svolge un’attività di supporto e di servizio per i centri principali (ad esempio EDP servizio utenti, Coordinamento generale, Assistenza commerciale, ecc.). I costi relativi a questi centri devono essere, quindi, allocati ai centri principali, in funzione di un parametro che rappresenti il “consumo” del servizio fornito dai centri ausiliari. |
Il primo principio su cui si basano gli algoritmi di calcolo è di giungere, con la maggior accuratezza possibile, alla determinazione di due distinte configurazioni di costo per centro: 1. | costo diretto (direct costing). In questo caso vengono evidenziati tutti i saldi dei costi per centro, prima delle allocazioni; | 2. | costo pieno (full costing). In questo caso il costo diretto viene integrato con la quota di costi che derivano dall’allocazione dei centri ausiliari sui centri principali. Per questo, la definizione di costo pieno ha significato solo per i centri definiti come “principali”. |
Il confronto dei costi così calcolati con una grandezza che rappresenti il fattore produttivo di maggior interesse per ciascun centro (ore macchina, ore uomo, metri quadrati, kwh, ecc.) può permettere di calcolare indici di efficienza o valori utilizzabili in sede di preventivazione. I dati richiesti dal sistema sono la quota di competenza a consuntivo per ciascuna voce di costo/ricavo. Possono essere, tuttavia, utilizzati dati di costi/ricavi standard, quando i valori di consuntivo contabile non rappresentano correttamente la competenza temporale e la loro determinazione richiederebbe una laboriosa rilevazione di ratei/risconti. Voci tipiche trattate in questo modo sono, ad esempio, quelle relative al personale non direttamente impegnato nella produzione (impiegati amministrativi, dirigenti, ecc.) e ai costi fissi generali il cui ammontare annuo è ragionevolmente stimabile ma la cui successione temporale è difficilmente predefinite.
I dati di competenza di consuntivo necessari per l’alimentazione del database Access possono provenire dai seguenti sottosistemi esterni: | • | Contabilità Generale; | | • | Consumi; | | • | Presenze; | | • | Lavoro per commessa; | | • | Cespiti; | | • | Budget. |
Nella figura 1 viene riportato un possibile schema di riferimento: FIGURA 1: Schema di riferimento Le tipologie di registrazioni in contabilità analitica, che pervengono dai sottosistemi, alimentano i seguenti campi: | • | Data (anno e mese); | | • | Conto; | | • | Centro; | | • | Commessa, |
con diversi gradi di dettaglio, secondo quanto riportato in figura 2.
La “Data” ed il “Conto di contabilità analitica” devono essere sempre indicati, affinché la registrazione abbia un senso compiuto; il “Centro” e la “Commessa” possono, per contro, non essere presenti, quando il sottosistema alimentante non è in grado di esprimerli. A tal fine è importante sottolineare che una commessa deve essere univocamente associata ad un centro, in quanto si suppone che al responsabile del centro sia affidato il controllo sull’avanzamento della commessa stessa. Questo legame permette di risalire facilmente al centro di competenza, quando nella registrazione è presente solo la commessa. FIGURA 2: Tipologie di registrazione dai sottosistemi Negli altri casi di mancanza del valore del centro è invece necessario individuare gli opportuni criteri per la sua attribuzione.
In senso più generale, la determinazione delle scritture di contabilità analitica segue un percorso logico che prevede i seguenti passi: | • | Calcolo dei valori dei parametri: | | • | vengono calcolati i parametri che devono essere utilizzati in sede di attribuzione dei conti ai centri e di allocazione dei centri ad altri centri. Questi possono essere di due tipi:
1 - Parametri percentuali utilizzati in sede di attribuzione dei conti ai centri e, in alcuni casi, dei centri ai centri. In questo caso l’imputazione avviene in funzione di quote fisse;
2 - Fattori di consumo standard utilizzati in sede di allocazione dei centri ausiliari sui centri principali. L’imputazione dei centri su centri può avvenire, infatti, in funzione del consumo di questi fattori, calcolato per ogni centro che riceve i costi allocati. A tal fine devono essere specificate rispettivamente le quantità di fattore consumato ed il valore unitario standard del fattore stesso. | | • | Attribuzione dei centri sulla base della commessa (3° tipologia di registrazione della figura 2): viene direttamente attribuito il costo della commessa al centro ad essa associato; | | • | Allocazione dei conti su centri (1° tipologia di registrazione della figura 2): vengono attribuiti ai centri, sulla base di quote fisse (parametri percentuali), tutti quei conti per i quali non è inizialmente previsto alcun centro o alcuna commessa nei sottosistemi, secondo lo schema riportato in figura 3; | | • | |
FIGURA 3: Attribuzione dei conti sui centri | • | Totalizzazioni di centro:
sono totalizzati i costi dei centri ausiliari che devono essere allocati ai centri principali; | | • | Allocazione dei centri ausiliari ai centri principali:
come detto, l’allocazione può avvenire sia in funzione del consumo (fattori di consumo standard) sia in funzione di quote fisse (parametri percentuali). Nel primo caso, i centri ausiliari possono non essere completamente allocati ed evidenziare un saldo diverso da zero, che può essere sinonimo di:
1 - inefficienza del centro nel caso di saldo positivo;
2 - non corretta determinazione degli standard di consumo nel caso di saldo negativo; |
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